Задължен ли е служителят да идва на работа по-рано? Как да накараме хората да идват навреме на работа

„Яли ли сте някога кнедли под душа? Така че просто никога не сте закъснявали за среща!“ – казва Екатерина Королева, ръководител на проекта INOSTUDIO. Но вие можете, но служителите не. По-долу Екатерина дава 5 съвета, след които екипът определено ще се събере навреме.

Закъснявате ли често? Случвало ли ви се е да бързате за среща и да нарушите правилата за движение? Спомняте ли си чувството да се опитвате да си поемете дъх пред вратата на заседателната зала, преди да влезете? Мисля, че всеки от нас може да отговори положително на всеки от тези въпроси.

Но едно е, когато закъснявате, а съвсем друго, когато закъсняват за вас. Тази точка става особено важна, когато действате като организатор на среща. В такива моменти ставате отговорни не само за навременното си пристигане, но и за това участниците в срещата също да пристигнат навреме.

Ако първата част е лесна за разбиране (всеки може самостоятелно да определи причината за закъснението си и да коригира ситуацията), тогава въпросът „Как да научим хората да не закъсняват?“ нещата са по-сложни. Предлагам на вашето внимание няколко работни техники, които използвам на практика.

Първо, предлагам да решим какво е то среща.

Често чуваме следните твърдения: „Ако не искате да работите, направете среща“ или: „Наоколо има само митинги, кога да работим?“ - и така нататък. Служителите не обичат срещите. Различните срещи и срещи се възприемат от тях като задължително, но ненужно действие.

Но участието в такива събития помага на мнозина:

Намалете времето за разрешаване на проблеми;

Предавайте информация на няколко колеги едновременно;

Поддържайте уместността на получената информация;

Увеличете сплотеността на екипа;

Определете важността на всеки участник;

Осигурете възможност да изразите себе си.

И списъкът продължава.

Оттук и заключението: срещите са полезен инструменткоито трябва да се използват правилно.

Сега предлагам да разберем какво е това късен.

Случва се човек да е закъснял, но в същото време е направил всичко възможно, за да намали времето на закъснението си. Случва се закъснение за среща да бъде оправдано и всички отговорни лица да бъдат предупредени. Редките случаи на закъснение са съвсем нормални, все пак сме хора, а не роботи и никой не е имунизиран от форсмажорни обстоятелства.

Но редовното закъснение е сериозен проблем. Постоянното нарушаване на началото на среща може да доведе до неблагоприятно протичане както на самата среща, така и на работата на екипа като цяло. Вашият екип може да се зарази с обикновено неуважение един към друг и към ръководството и да престане да разбира важността на събитието. В атмосферата на редовно закъснение се натрупва негативизъм, който по един или друг начин ще започне да се разлива.

Редовното закъснение е симптом, което помага за идентифициране на проблеми в организацията и в екипа.

Както при всяко заболяване, е необходимо да се идентифицират симптомите навреме и да се започне лечение, тъй като болен член на екипа скоро ще започне да заразява всички колеги. Но е по-добре да вземете мерки, преди да се появят симптомите. Така да се каже, провеждайте профилактика и ваксинация.

Мисля, че всеки мениджър има тайни и правила, по които планира и провежда редовни срещи. По-долу ще ви разкажа моите трикове.

Изберете най-удобното време за всички участници в срещата. Това е най-простият и в същото време важен съвет.

Винаги има няколко неща, които трябва да имате предвид:

Часови зони на участниците в срещата;

Време за обяд;

Лични планове;

Характеристики на трудовата дейност.

Нека ви дам един прост пример.

Екипът ни се състои от 10 човека, като всички имат приблизително еднаква позиция в състава и приблизително еднакъв обем на работа. Имаме две общи срещи седмично.

Първи – 10:00 – четвъртък;

Второ – 17:30 – вторник.

За шест месеца нито един човек не е закъснял за срещи в четвъртък. Но във вторник почти всеки друг път закъсняват. Каква е причината?

10:00 е сутрешното работно време, още не сте погълнати от работния цикъл и спокойно пристигате в уречения час за среща.

17:30 – по това време има много причини за закъснение. И тези причини са основателни. Някой се обажда от чуждестранен клиент, някой се опитва да завърши работните задължения преди края на работния ден, някой има планове за вечерта и би искал да си тръгне в 18:00.

Наблюдавайки тази картина, заключих, че изборът на подходящо време за среща е един от начините за борба със закъснението.

За закъснение участникът задължително трябва да понесе неизбежното наказание. Важно е да изберете правилната форма на глоба. Форма, която няма да дразни, а ще ви насърчава да дойдете навреме на срещата. Трябва да е нещо полезно за събралите се, но не много приятно за изпълнителя.

Например, закъснелият трябва:

Донесете вкусни сладки за чай за целия екип;

Напишете доклад за резултатите от срещата;

Изкарайте колегите пешеходци от работа;

Пристигнете рано за следващата си среща и подгответе стаята.

Бих искал обаче веднага да заменя, че само финансовите глоби според мен изобщо не работят. Съвестта ви няма да ви позволи да наложите голяма глоба, а малката сума няма да ви мотивира.

За да могат хората да се стремят да стигнат навреме за началото на срещата, самото начало трябва да бъде необичайно.

Съвсем наскоро открих този метод за справяне със закъсненията. На една от нашите седмични срещи нашият екип трябва да напише писмо с резултатите от срещата. Никой не искаше да прави това, тъй като това е допълнителна работа, която отнема много време.

Има няколко начина за решаване на този проблем. Например, можете да изберете постоянен отговорен стенограф или да се редувате да носите това бреме. И двата варианта обаче бяха единодушно счетени за скучни. Ето защо хвърляме заровете в началото на всяка среща: който има по-малката сума, може да си води бележки за срещата днес.

Тази форма на определяне на стенографа въвежда елемент на игра в началото на срещата, позволява ви честно (по волята на съдбата) да назначите „екстремния“ и да угодите на всички победители. И сега едва започнахте срещата, а участниците вече са загряти и усмихнати :)

Освен това, ако някой закъснее за среща, той автоматично става стенограф (тук прибягваме до наказанието от съвет No2). Ето защо, чакането на закъснел дава момент на весела злоба на всеки, който е пристигнал навреме.

Изненадан ли сте от въпроса? Изглежда, как би могло да бъде иначе, защото вие:

винаги идвайте на работа навреме;
подготовка за срещи за планиране, присъствие на конференции;
планиране на бизнес срещи и разговори с клиенти...

Но има едно „но“. Най-вероятно в работния ви график липсва един малък детайл. Тази подробност е времето за напускане на работа. Но е много важно, ако не искате да се превърнете в работохолик и скоро да „изгорите“ поради прекомерни натоварвания.

7 прости правила за управление на работното време

Решението е просто - преценете часа, в който искате да излезете от офиса. Но в този случай може да възникне друг проблем – рискът да не довършите важни неща. Как можете да се научите да се прибирате навреме и въпреки това да се справяте със задълженията си?

Има 7 прости правила, които ще ви позволят да управлявате времето си:

Ела на работа рано. Това е очевидно – ако искате да се приберете навреме, елате на работа малко по-рано от обикновено. По това време никой няма да ви разсейва. Ще можете спокойно да изпълнявате онези задачи, които изискват концентрация.
Затворете вратата на офиса. Затворената врата изобщо не е знак за вашата необщителност или враждебност. Вратата просто ще служи като пречка за вашите колеги. Те ще помислят два пъти дали да ви прекъснат.
Решете въпроси по телефонабез да напускате офиса си.
Намерете си заместник. Често хората губят много допълнително време, защото нямат асистент. След това, преди ваканцията си, те трябва да работят до късно и седем дни в седмицата, за да свършат всичко навреме.
Намалете времето за рутинни задачи. Често хората не осъзнават, че вече са много по-опитни и могат да вършат нормалната работа много по-бързо. Те продължават да прекарват твърде много време в рутина.
Трябва да работите на работа!Много офис служители са изключително неорганизирани. Постоянно се разсейват от други неща. И тогава просто не остава време за самата работа.
Преценете вашите възможностипреди да поеме нова работа. Решете дали можете да изпълнявате нови задачи в определеното време. Научете се да идентифицирате задънени проекти и да ги изоставяте.

Следвайте тези прости правила и скоро ще можете да изпълнявате задачите си по-бързо. След това продължете към 7 съвета как да напуснете работното си място навреме:

Отговорете незабавно на въпроси по телефона или имейл. Докато решавате да отговорите, тази информация може вече да не е от значение.
Трябва да се обадите в същия ден и след това да съсредоточите цялата си енергия върху изпълнението на друга задача.
Не отлагайте телефонния разговор. Ограничете разговора си само до пет минути или по-малко. Това ще ускори темпото на вашата работа.
Научете се да казвате не уверено. Безпроблемните работници се смятат за най-неорганизираните. Научете се да казвате „Не“.
Съкратете срещите. Ако можете да намалите телефонното обаждане или обяда, можете да направите същото със среща.
Започнете без забавяне.
90% е достатъчно. Повечето задачи се считат за изпълнени, когато са изпълнени на 90%.

Автоматизирайте управлението на времето си

Днес стана много по-лесно и удобно да държите времето под контрол. Причината е развитието на технологиите в областта на автоматизацията на бизнес процесите. Като пример, услугата Yaware.TimeTracker ще ви позволи да:

контрол на работното време;
контролирайте „прахосниците на време“;
определи за днес, седмица, месец.

Увеличете личната си ефективност и производителността на вашата компания днес. За да направите това, просто инсталирайте Yaware.TimeTracker на работните компютри на вашата компания. Тествайте услугата за първите 2 седмици безплатно.

Обичайна ситуация? Задъхани, тичаме до вратата и мислено пишем обяснение защо се появихме отново - не бяхме прашни 5 (или дори 35!) минути по-късно. Но това, което трябва да направим, е да спрем да закъсняваме веднъж завинаги. Как да пристигна по време на да работиш, днешната статия.

Статията е написана въз основа на интервю с бизнес коуч и специалист по управление на времето.

Да закъсняваш за работа не е нито хубаво, нито хубаво. В бизнеса хората, които пренебрегват точността, се считат за ненадеждни. Освен това дори леко забавяне от 5 минути може да промени хода на преговорите не във ваша полза. В края на краищата, този, който чакаше, може подсъзнателно да изпита негативни емоции. Или съвсем съзнателно да ви манипулират. Например, накарахте ме да чакам - моля, подпишете необходимите документи.

И още повече, че не е добре да идвате в офиса по-късно от определеното време. Да, други творчески екипи си затварят очите за това. Но в повечето компании подобни „закъснения“ са основание за уволнение. Как да спрем да закъсняваме? За целта трябва да разберем какво ни пречи да идваме навреме на работа.

Грешка при броенето. Първата причина е проста - често не можем да изчислим времето. Например, за да стигнем до офиса, ни трябват 40 минути, а излизаме от къщата 35 минути преди началото на „бизнес старта“...

Как да пристигнапо време нада работиш? Струва си да се проследи: колко харчим за пътуването от вкъщи до спирката, колко време пътува нашият микробус и метро. Да, добавете още малко време за възможни задръствания! И напуснете къщата с малко повече. Нямате достатъчно минути, за да се подготвите? Може би трябва да се събудите не половин час по-рано, а час по-рано. И тогава никой няма да ви се оплаква от „закъснения“.

Как да станем точни? Спомнете си, когато определено не можехме да си позволим да закъснеем. Това е пътуване с влак, полет със самолет. Или среща с човек, когото никога повече няма да видим, ако си липсваме. Представете си, че няма да работите, „което няма да избяга в гората“, но искате да хванете последния влак. И тогава със сигурност се научете да идвате навреме.

Саботаж. Но има и друго обяснение. Ние подсъзнателно отлагаме, защото не искаме да отидем на тази бизнес среща или работа. Например, изпитваме хронична умора и се страхуваме: ако отворим вратата на офиса, върху нас отново ще се натрупат куп неща. Или в екипа са възникнали конфликти с шефа или колегите. Или – вече не виждаме перспектива за себе си на това място. Но забавянето на момента не е решението. Вашите бизнес проблеми няма да бъдат решени по заповед на щука и конфронтациите във вашия екип няма да изчезнат. Нещо повече: можете да си навлечете съвсем основателно недоволство по отношение на неточността.

Голямо его. Хората с високо самочувствие често закъсняват. Те не искат да признаят, че са неточност като лоша черта. И изискват от другите да бъдат приемани такива, каквито са.

Най-често това са фаворити на семейството, които са се разминали с почти всякакви трикове в детството. Трудно им е да разберат и приемат, че животът не ги глези. И шефката не е мила баба. Той определено няма да ви погали по главата за закъснение и може да ви уволни. Тези хора трябва да се доближат до реалността и да осъзнаят: не винаги и не навсякъде сме приети „с всичките ни недостатъци“. Правилото (включително пристигането навреме) е правило, което трябва да се вземе предвид.

Снимка от интернет по лиценз на CCO Public Domain.

Чувствали ли сте се разочаровани, защото сте закъснели за работа? Изглежда, че не се е случило нищо неочаквано - и все пак сте дошли по-късно от обикновено. Не само показвате ниското си ниво на самодисциплина, но и се чувствате неприятно, когато закъснявате. Давате лош пример на колегите си, не знаете накъде да отидете от техните възгледи. Чувствате се виновни.

Разбира се, преувеличавам 🙂 - може да имате други причини да сте навреме. Ами, например, когато пристигнете навреме, работата ви е много по-лесна и имате време да свършите много повече - защото никой не ви разсейва. И най-важното се чувствате добре.

Искате ли да идвате навреме на работа, но не можете да правите това всеки ден? Или може би работите от вкъщи, но започвате работа по различно време и то не ви устройва? Ето 10 начина да стигнете навреме на работа.

1. Осъзнайте ползите

На първо място, разберете ползите, които ще получите, ако се явите на работа навреме. Това може да е да се чувствате добре или желание да вършите по-важни неща, да подобрите отношенията с шефа или подчинените си, да повишите нивото си на самодисциплина или да дадете пример на другите. По принцип няма значение какви са причините, основното е да разберете сами защо трябва да идвате на работа навреме. Това знание ще ви запали за по-нататъшни действия.

2. Започнете да проследявате времето

Физиците казват, че наблюдението на частица я стабилизира. Започнете да записвате времето, когато пристигате на работното си място на лист хартия. Правете това ежедневно в продължение на една седмица.

3. Решете време

Много е важно да се дефинира какво означава „навреме“. Това трябва да е конкретно число. Например за мен „навреме“ е 9:00. Имате право да пристигате преди 10:00 часа. Ако вече закъснявате след 10, трябва да се обадите и да уведомите шефа си, че ще закъснеете. „Навреме“ на други хора може да е 9:30, може да е 11:30. Основното е, че вие определяте това време за себе си и хората, с които работите, знаят в колко часа могат да ви очакват на работа.

4. Поставете краен срок за напускане на къщата.

Ако сте намерили работа по-рано от седмица, тогава знаете колко време отнема да стигнете до работа. Въз основа на това знание, както и на знанието какво означава за вас „да си на работа навреме“, определете максималното време, което ви е необходимо да напуснете къщата. Помислете за песимистичен сценарий - ще трябва да чакате дълго за тролейбуса, ще има задръствания пред кръговото, а светофарите ще светят червено. Например знам, че пътуването до работа с тролейбус отнема от 40 до 50 минути. 15 минути за „непредвидени“ обстоятелства (които се случват през ден :)). „Навреме“ = 9:00, така че крайният срок за напускане на къщата е 8:00. Опитвам се да се адаптирам към това време. Ако стигна до работа с кола, времето за пътуване е 20-40 минути. Крайният срок за излизане от вкъщи може да е 8:15, но аз за удобство се спрях на 8, за да не се пренареждам, а идването на работа преди всички е дори по-приятно от идването навреме :).

Крайният срок трябва да се третира не като твърдо правило, а като насока. Няма проблем, ако тръгнете с 10 минути закъснение. Няма проблем, ако тръгнете 10 минути по-рано. Това ръководство ще ви помогне:

да дойде навреме
или
ела по-рано.

Което е много по-добро от:

да дойде навреме
или
закъснявам.

5. Ставайте навреме

Знаейки крайния срок за отиване на работа, можете лесно да определите колко часа трябва да станете, за да свършите всичките си сутрешни задължения, да се измиете, да се избръснете, да правите упражнения, да приготвите закуска и да я изядете и т.н. Ако се обадите в 10:30 и кажете „Проспах“, това означава, че сте станали 3,5 часа по-късно, отколкото сте планирали. Може ли това да е? В много редки случаи. Най-вероятно сте планирали да заспите вечерта. 8,7,6,5,4 - без значение колко е, трябва да знаете този път. И ако не ви устройва, преговаряйте с другите, преместете своето „навреме“.

6. Представете си идеалната си сутрин.

Вечерта, през деня или точно сега си представете как минава сутринта ви - ставате в #:##, отивате до тоалетната, ..., закусвате, обличате се, излизате от вкъщи в #:## , ... и на #:## вече сте на работното място. Представете си това с ярки, радостни емоции, във всички детайли. Това ще ви помогне да превърнете идеалната си картина в страхотна реалност. Можете да си представяте вашата идеална сутрин или дори вашия идеален ден всеки ден преди лягане.

7. Лягайте си навреме

Всичко е просто с това - за да станете навреме, трябва да си легнете навреме. В колко часа смяташ да си лягаш днес?

8. Проследявайте напредъка си с приятел

Това ще ви мотивира да се стараете повече. Можете да си помогнете, да стигнете до решения, които не бихте се сетили сами. Ако желаете, можете да организирате състезания с награди за победителя. И като цяло да правиш нещо с приятел е по-интересно, отколкото да го правиш сам :).

9. Ако закъснеете, закъснейте веднъж

Ако се случи да закъснеете вкъщи или в града сутринта, обадете се и предупредете за това, преди да дойде времето, като същевременно кажете часа, в който ТОЧНО ще сте на работа. Тъжно е, ако закъснявате за работа няколко пъти в един ден: обадихте се, след като вече сте закъснели, казахте, че закъснявате и ще се върнете след час - и дори час по-късно не сте били на работа.

10. Измислете свои собствени 10 начина да идвате навреме на работа

Най-добрите начини са тези, които ви подхождат. Измислете ги! Измислете свои собствени уникални 10 начина и ги следвайте. И след това елате тук отново и споделете опита си. Късмет!

„Петата се счупи“, „стоя в задръстване дълго време“ - чувате всичко това като извинение за закъснение от подчинените си всяка сутрин. Но поради отсъствието на един или друг служител в точния момент, важна задача отново пропадна. Дойде време да научите подчинените си на дисциплина.

Да накарате някои хора да идват навреме на работа е изключително трудно и дори най-строгите методи може да не ви помогнат с това. Тук е редно да дадем личен пример. Започнете да идвате в офиса малко по-рано. Просто ще бъде неудобно за хората да закъсняват, когато шефът вече е в офиса.

Контролирайте пристигането си на работа

Първоначално трябва да накарате служителите си да разберат колко е важно всеки да е на мястото си в определеното време. Във всеки момент могат да възникнат обстоятелства, които изискват присъствието на един или друг служител. И липсата му може да причини значителни проблеми в работния процес. Не трябва да говорите за това с всеки човек поотделно - съберете целия екип. И ни напомнете още веднъж, че трябва да дойдете в офиса в уречения час, еднакъв за всички. Струва си да се каже, че присъствието на служителя на работното място ще бъде строго контролирано. Например, охраната на контролно-пропускателния пункт ще записва часа на пристигане на всички или вашите подчинени ще трябва да изпратят шаблон за съобщение чрез вътрешна корпоративна поща веднага щом заемат работното си място на компютъра. На входа можете да инсталирате контролер с магнитен четец. Всичко това е необходимо, за да посочи на служителя неговите нарушения. Не всеки иска да му се карат всеки ден.

Законът не предвижда събиране на глоби от служителите за закъснение. Но всеки работодател има право да въведе определени правила във вътрешния правилник на компанията, които всеки трябва да спазва. Идването на работа навреме е едно от тях. В случай на неспазване на дисциплинарните стандарти, служителят рискува да понесе материални разходи. Но това е крайна мярка и е по-добре да се избягва. Опитайте се да насърчите хората да бъдат навреме с материални облаги. Разделете заплатата на всеки подчинен на заплата и бонус. Служителят ще може да получи бонус само ако спазва правилата, приети от компанията, включително времето за идване на работа. Всеки определено се интересува от получаване на месечен или тримесечен бонус.

Подарете будилник

Ако не искате да държите подчинените си в страх, можете например да дадете будилници на тези, които закъсняват. Най-вероятно следващия път човекът ще отиде на работа един час по-рано, само за да бъде в офиса в точното време. Опитайте се да мотивирате служителите си не само с пари. Да кажем, организирайте състезание между тях - този, който дойде на работа навреме за един месец, ще бъде победител. Поставете снимката му като най-дисциплиниран служител на почетното табло. Направете му подарък – например карта за пътуване. Изберете и нарушителя. Публикувай снимката му и на човек, който винаги закъснява, но на дъската на срама.

Също така е добра идея да провеждате петминутни срещи за планиране с целия екип сутрин. Освен това, всеки път предварително, инструктирайте един от служителите да даде кратко съобщение за това, което компанията е особено загрижена днес, като научи хората на екипен дух. Отговорността, която подобни срещи са предназначени да внушат, ще принуди човек да се опита да не закъснява. Постепенно служителите ще свикнат с тази рутина и нищо няма да ги спре да идват на работа навреме.