Kaasaegsed projektijuhtimissüsteemid. Primavera projektijuhtimissüsteem. Projektijuhtimise protseduurid vastavalt PMI metoodikale

Tänaseks on termin "projektijuhtimine" juba kindlalt sisenenud Venemaa organisatsioonide juhtide igapäevaellu. Iga aastaga tuntakse üha enam vajadust võtta kasutusele kaasaegsed projektijuhtimise meetodid. Tänapäeva ärikeskkonnas, kus projektide keerukus suureneb, kui organisatsioonide ülesandeks on saavutada oma eesmärgid lühikese aja ja minimaalsete kuludega, on võimatu käsitleda projektijuhtimise metoodikat kaasaegsetest infotehnoloogiatest lahus. Selle tulemusena tekkis vajadus luua ettevõtte projektijuhtimise süsteemid (PMS), mis tagavad projektijuhtimisel täieliku kontrolli kõigi projektide, tööde, aga ka tööjõu-, materiaalsete, tehniliste ja rahaliste ressursside üle ühe või grupi piires. ettevõtted (finants- või tööstusvaldus).

Kuid enne ettevõtte projektijuhtimissüsteemi elementide määratlemist jälgime kogu projektijuhtimise tarkvara tööriistade arendusahelat. Projektide planeerimise tarkvara on kasutusel olnud üle 30 aasta. Esiteks olid need rakendused suurarvutites, seejärel miniarvutites ja seejärel personaalarvutites. Enamasti olid need üksikud, piiratud funktsioonide ja funktsionaalsusega ühe projektiga rakendused. Neil puudus oskus töötada organisatsiooni teiste rakendustega; kõiki projekte hoiti ja hoiti üksteisest eraldi; enamik süsteeme saaks töötada ainult piiratud arvu töökohtade, ressurssidega jne.

"Tenoloogiline läbimurre" projektijuhtimistarkvara vallas toimus üheksakümnendate teisel poolel. Enamik organisatsioone seisis silmitsi kulude vähendamise ja range kulude kontrolli probleemiga, mis on võimalik ainult organisatsiooni kõigi projektide "otsast lõpuni" juhtimisega ühes süsteemis. Kaasaegses projektijuhtimise tarkvaras on muutunud kättesaadavaks sellised funktsioonid nagu personalijuhtimine, tarnehaldus, eelarvestamine. Neid funktsioone ei rakendata enam üksikutele projektidele, vaid kogu organisatsiooni projektide komplektile – nii sise- kui välisprojektidele. Ettevõtte projektijuhtimise protsesside põhikomponendid on näidatud joonisel 1.

Joonis 1: Ettevõtte projektijuhtimise protsessid

Ettevõtte projektijuhtimine on metoodika organisatsiooni kogu projektide komplekti inim- ja materiaalsete ressursside korraldamiseks, planeerimiseks, juhtimiseks, koordineerimiseks ja kontrollimiseks, mille eesmärk on tõhusalt saavutada projektide eesmärgid, rakendades selleks kaasaegsete meetodite, tehnikate ja juhtimistehnoloogiate süsteemi. projektis määratletud tulemused tööde koosseisu ja mahu, maksumuse, aja ja kvaliteedi osas.

Kaasaegse projektijuhtimistarkvara turg on esindatud laia tootevalikuga, mis erinevad selle poolest, kuivõrd need vastavad ettevõtte projektijuhtimise nõuetele. Neid esitletakse primitiivsete võrgutööd mittetoetavate töölauarakendustena, millel on võimalik hooldada väikest hulka lihtsaid projekte ja programme, aga ka kaasaegseid veebitehnoloogiatele üles ehitatud tarkvaratööriistu, mis toetavad mitme kasutaja tööd projektiandmetega ja millega on võimalik üles ehitada terviklik ettevõtte süsteem.projektijuhtimine.

Ettevõtte projektijuhtimise tarkvaral peavad olema järgmised omadused:

1. Skaleeritavus erineva suurusega organisatsiooni kõigi projektide haldamiseks;
2. Oskus integreeruda organisatsiooni teiste infosüsteemidega;
3. Organisatsiooni struktuuri tugi;
4. Riskide juhtimine;
5. Projektitöö erinevate planeerimis- ja kontrollimeetodite tugi;
6. Mitme eesmärgi toetus;
7. Projektiportfellide analüüs;
8. Mitme kasutajaga töö;
9. hajutatud töö;
10. Teabe levik

ja täitma järgmisi funktsioone:

• • Tehtud tegevuste korreleerimine organisatsiooni strateegiliste eesmärkidega, organisatsiooni prioriteetide määramine lähtuvalt strateegilistest eesmärkidest;
  • Optimaalse kombinatsiooni "eesmärgid-aeg-kulud-risk-kvaliteet" määramine;
  • Uute projektide algatamise mõju analüüs projektide portfellile tervikuna;
  • Projektide peamiste verstapostide jälgimine teadlike juhtimisotsuste tegemiseks;
• Ressursihaldus
  • Ressursikonfliktide lahendamine, "ühiste" ressursside määratlemine, mida saab kasutada organisatsiooni kõigis osakondades;
  • Ressursside jaotamine nende professionaalsete oskuste ja kvalifikatsiooni alusel projektide portfelli või organisatsiooni kui terviku vahel;
  • Olukorra- ja “mis-ja-kui”-analüüs, et teha kindlaks muudatuste mõju projektidele;
  • Tööjõu- ja mittetööjõuressursside vajaduste prognoos;
• Side
  • Nii välise kui ka sisemise suhtluse parandamine mitme projektimeeskonna, piirkonna, ressursside, töövõtjate, partnerite, tarnijate ja hajutatud meeskondade vahel;
  • Organisatsiooni infovoogude parandamine;
  • Turvalisuse tagamine ja reaalajas juurdepääsuõiguste määramine projektiinfole;
  • "Virtuaalsete" projektimeeskondade loomine kogu organisatsiooni ulatuses;
• Projekti juht
  • Projektisiseste ja organisatsiooni kõigi projektide vaheliste sõltuvuste haldamine;
  • Geograafiliselt jaotatud keerukate projektide tugi geograafiliselt hajutatud meeskondadega;
  • Projekti operatsiooniriski prognoosimine, "mis-kui-kui" analüüsi rakendamine;
  • Probleemide ja kõrvalekallete kiire tuvastamine;
  • Projektijuhtide ja meeskonnaliikmete pakkumine ainult neile vajaliku teabega;
• Protsessi juhtimine
  • Juba lõpetatud projektide säilitamine ja analüüs organisatsiooni äriprotsesside täiustamiseks;
  • Tulevaste projektide elluviimisel tekkida võivate riskide ja probleemide tuvastamine ja kategoriseerimine;
  • Projektide info integreerimine organisatsiooni väliste infosüsteemide ja rakendustega;
  • Edukalt ellu viidud projektide plaanide ja mallide mitmekordne kasutamine.

Ettevõtte projektijuhtimise kriteeriumid:

• Lihtne kasutada ja administreerida mitme kasutajaga, mitme projektiga rakendusi, skaleeritavus ja kogu organisatsiooni hõlmav kohandamine kõigile projektis osalejatele.
• Säilitage kogu organisatsioonis suuri projektiandmeid ja teavet.
• Projektijuhtimisele omaste ülesannete hajutatud täitmise võimalus: ajakava koostamine, ressursside tasandamine, aruandlus üksikute projektide, organisatsiooni kui terviku ja projektiportfellide kohta.
• Iga projektis osaleja varustamine sobiva tööriistaga, mis on piisav nende ülesannete täitmiseks – nii projektimeeskonna liikmetele, kes peavad aru andma ainult tehtud töö seisu kohta, kui ka projekti- ja osakonnajuhtidele.

Miks Primavera?

Igas kaasaegses organisatsioonis on tohutul hulgal käimasolevaid töid, mida ei dokumenteerita ega jälgita mingil viisil, nagu töö konkreetse projekti kallal. Kuid selline töö võtab sageli 70% tööajast, mistõttu tuleks seda ettevõtte süsteemis selle edasiseks analüüsiks ja võimalike võimaluste otsimiseks sellise töö optimeerimiseks arvesse võtta. Paljudel juhtudel dokumenteeritakse projektitööd tulemuste, dokumentide, teadmiste, juhiste ja protsessidena. Organisatsiooni projektide ja ressursside kogu andmemahu salvestamine ja haldamine nõuab arhitektuuri, mis ei ole suunatud mitte ainult suure hulga teabe salvestamisele, vaid ka korraldatud nii, et hõlbustada projektide ja kõigi seotud andmete navigeerimist.

Primavera Systems on välja töötanud tarkvaratoodete seeria Primavera Enterprise, mis võimaldab teil luua ettevõtte projektijuhtimissüsteemi. Primavera Enterprise vastab kõigile ülaltoodud nõuetele ettevõtte projektijuhtimise tarkvarale ja sellel on mitmeid täiendavaid erifunktsioone.

Erinevalt teistest kaasaegsetest projektihaldustööriistadest on Primavera Enterprise'i arhitektuur loodud suures koguses standardse ja täiendava projekti- ja ressurssideabe hooldamiseks ja salvestamiseks. Spetsiaalsed struktuurid – ettevõtte projektistruktuur (EPS), organisatsiooniline struktuur (OBS), tööjaotuse struktuur (WBS), projektiportfellid, kodeerimise jaotusstruktuur, ressursside jaotusstruktuur (RBS), ressursside rollid ja oskuste struktuur – pakuvad projektiteabe jaoks täiendavaid salvestusvõimalusi , täiustades protsesse projektide, tööpakettide ja ressursside kohta suurele andmemahule juurdepääsuks ja nende haldamiseks.

Ettevõttesüsteemi korraldamise põhistruktuur on ettevõtte projekti struktuur (EPS). EPS on projekti andmebaasi hierarhiline struktuur. Iga EPS-i sõlm (tase) on jaotatud programmideks ja projektideks, mis tuleb organisatsiooni sees lõpule viia. EPS-i kasutatakse projekti eelarve koostamiseks, mitme projekti haldamiseks ja teabele juurdepääsuõiguste määramiseks.

Lisaks jagatakse projektid eraldi faasideks ja etappideks – sellist hierarhiat nimetatakse tööjaotuse struktuuriks (WBS). Igal projektil on oma WBS-i hierarhia, mille tipptase on samaväärne projektiga. Iga WBS-i pakett (element) võib sisaldada üksikasjalikumaid WBS-pakette, tegevusi või mõlemat.

WBS on tööde hierarhia, mis tuleb projekti lõpuleviimiseks lõpetada. See määratleb toote või teenuse, mida konkreetse projekti raames toodetakse.

Ettevõtte tervikliku projektijuhtimissüsteemi loomine on võimatu ilma organisatsioonilise struktuuri (OBS) kirjelduseta ja selle elementide ning EPS-i ja WBS-i struktuuri elementide vahelise vastavuse määramiseta. OBS on globaalne hierarhiline struktuur, mis kirjeldab organisatsiooni projektiomanike struktuuri. Tavaliselt kaardistab OBS organisatsiooni juhtimisstruktuuri alates tippjuhtkonna tasemest kuni erinevate juhtimistasanditeni.

Vastutajaid saab EPS-ist siduda oma vastutusvaldkondadega – sõlmede või üksikprojektidega.

OBS-i kasutatakse ka konkreetsete õiguste määramiseks kasutajatele projektidele ja projektide tööpakettidele (WBS) juurdepääsul.

EPS-i, WBS-i ja OBS-i struktuuride seos ettevõtte projektijuhtimissüsteemis on näidatud joonisel 2.

Joonis 2: Ettevõtte projektijuhtimise süsteemi struktuurid

Primavera Enterprise'i pakett toetab järgmisi funktsioone:

Surgency, Inc. andmetel. Primavera Enterprise paketi kasutamine tõstab oluliselt organisatsiooni efektiivsust. Allpool on Primavera Enterprise'i kasutamise tulemusnäitajate tabel:

Mitme projekti juhtimine on ettevõtte projektijuhtimissüsteemi lahutamatu osa. Koordineeritud töö projekti kallal on võimalik ainult siis, kui kõigil selles osalejatel - nii projekti elluviimisega otseselt seotud kui ka sellega kaudselt seotud - on ühine juurdepääs kogu projektide kogumile ja vajalikule lisateabele. Kui projektidesse tehakse muudatusi, peaksid need uuendused kajastuma kohe keskandmebaasis. See tsentraliseeritud, mitut kasutajat hõlmav suhtlus annab reaalajas juurdepääsu projektiteabele, et kõik projekti sidusrühmad saaksid õigeaegselt ja teadlikke otsuseid teha.

Primavera Enterprise paketi arhitektuur on suunatud pideva suhtluse hoidmisele kõigi projektis osalejate vahel ja neile kogu vajaliku teabe edastamiseks.

Primavera Enterprise paketi arhitektuur ja koostis

Primavera Enterprise on terviklik ettevõtte projektijuhtimissüsteem.

Primavera Enterprise 3.0 paketi täielik koostis on:

• Kaks (2) andmebaasi Oracle'is või MS SQL Serveris. (Projektide andmebaas, metoodika andmebaas)
• Kolm (3) Windowsi rakendust. (projektijuht, metoodikajuht, portfellanalüütik)
• Kaks (2) rollipõhist veebirakendust, mis on välja töötatud Java 2 tehnoloogia abil (Progress Reporter, Primavision)
• Kaks (2) veebiserverit Progress Reporteri ja Primavisioni toetamiseks
• Üks (1) ODBC liides andmebaasi juurdepääsuks (Primavera Enterprise SDK)
• Üks (1) NT/2000 teenus (Task Service)

Joonis 3: Primavera Enterprise Package Architecture

Primavera Enterprise seeria tuumaks on moodul Primavera projektiplaneerija. See on klient-server rakendus, mis töötab Oracle'i andmebaasides ja MS SQL Serveris mitme projekti planeerimiseks, juhtimiseks ja haldamiseks. Seda saab kasutada nii eraldiseisvana kui ka Primavera Enterprise paketi osana.

Primavera projektiplaneerija rakendus annab projektijuhtidele ja planeerijatele kõik vajalikud tööriistad projektide planeerimiseks ja kontrollimiseks. Kasutades Primavera Project Planneri täiustatud ressursside ja projektide modelleerimise võimalusi, saab koostada optimaalseimad projektiplaanid. Projektijuhid saavad analüüsida ressursitarbimise piiride, töö prioriteetide ja piirangute määramise mõju eesmärkide saavutamisele. Täiustatud joondiagrammi ja PERT-vaate ning aruandlusviisardi abil saavad projektijuhid kiiresti kindlaks teha muudatuste mõju projektile, projektiportfellile või organisatsioonile tervikuna.

Primavera projektiplaneerija moodul sisaldab hõlpsasti kasutatavaid analüütilisi tööriistu projekti stsenaariumide analüüsiks. Primavera Project Planneris saavad kasutajad määrata kalendreid globaalsel, projekti- ja ressursitasemel ning juhtida projekti kestust kuni minutini. Projektijuhid saavad kohandada aruannete üksikasjalikkust, vaadata projekti andmeid, sealhulgas märkmeid, tööetappe, eelarveid, ressursside määramist ja linke tööpaberitele. Joonisel 4 on Primavera projektiplaneerija moodulis projekti andmete esitamise vorm.

Joonis 4: Andmevaade projektihalduri rakenduses

Kasutades projektijuhis saadaolevaid riskianalüüsi ja -hindamise funktsioone, saavad projektimeeskonna liikmed tuvastada ja mõõta riske, planeerida tegevusi riskide mõju vähendamiseks projektile. Projektijuhis saab riske kategoriseerida ning riskikontrolli ja -juhtimise plaane dokumenteerida osana kogu projektiplaanist. Projektijuhiga on projektimeeskonnad alati ootamatusteks valmis.

Portfelli analüütik on võimas interaktiivne tööriist projektiportfellide analüüsimiseks ja aruandluseks. Organisatsiooni juhtkond, programmi- ja projektijuhid saavad vastavalt neid huvitavatele parameetritele moodustada projektiportfelle ja analüüsida neid erinevates vertikaalsetes ja horisontaalsetes lõikudes. Näiteks saab Portfolio Analysti konfigureerida kuvama ainult projekte, mille eelarve on ületatud. Primavera Portfolio Analystiga saab negatiivseid suundumusi tuvastada projekti kõige varasemates etappides. Portfolio Analystis tehtud analüüsi tulemuste põhjal teeb juhtkond otsused konkreetse projekti või programmi kui terviku jaoks vajalike parandusmeetmete kohta. Kasutades mitmeid erifunktsioone, saavad Portfolio Analysti kasutajad analüüsida suurel hulgal projekti- ja portfelliteavet erinevatel detailsustasemetel. Joonisel 5 on Primavera Portfolio Analyst moodulis projekti andmete esitamise vorm.

Joonis 5: Portfellianalüütiku andmete esitamise valik

Metoodikajuht on Primavera Enterprise seeria eraldiseisev moodul, mis töötab oma andmebaasiga. Methodology Manager on näidisprojektimallide, enda arenduste ja tööstusstandardite, mida nimetatakse metoodikateks, hoidla. Nende kasutamine hõlbustab oluliselt planeerimisprotsessi, kuna projektijuhid ja planeerimismeeskond ei alusta projekte algatades nullist. Uue projekti loomine on võimalik ühe või mitme metoodika alusel, mida kasutaja saab kohandada sõltuvalt konkreetse projekti spetsiifikast. Metoodikahalduri mooduliga töötamist hõlbustab oluliselt projektiarhitekti viisard, mis juhendab kasutajat kõigis etappides, mis on vajalikud olemasolevate metoodikate põhjal projektiplaani koostamiseks.

Primavision on Primavera Enterprise seeria väline veebirakendus. Seda saab käivitada tavalises veebibrauseris mis tahes sisevõrku või Internetti ühendatud tööjaamast. Primavisionil on funktsionaalsus, mida nõuavad kõik projektis osalejad. Igal Primavisioni kasutajal on olenevalt rollist, mida nad projektis täidavad, juurdepääs ainult vajalikule teabele.

Primavisionis on võimalik moodustada optimaalseimad projektimeeskonnad ja koostada üksikasjalikud aruanded igale tööle määratud osalejate kohta. Kasutades ressursside ülekulu näitajaid, suunavad osakonnajuhatajad oma tähelepanu just nendele projekti valdkondadele, kus seda antud ajahetkel kõige rohkem vaja on.

Primavisioni eritabelid ja histogrammid kirjeldavad vajadusi teatud rollides, näidates, milliseid spetsialiste konkreetses töövaldkonnas vajatakse, aitavad ennustada ja kõrvaldada ettenägematuid ressursside konflikte.

Primavisioni abil saab organisatsiooni juhtkond analüüsida ressursivajadusi ja määrata meeskondi taotluste ja organisatsiooni prioriteetide alusel.

Primavisioniga saab määrata iga projektitegevuse mõju organisatsiooni üldisele ressursikasutusele. Lihtsa veebiliidese abil saavad projektimeeskonnad või osakondade juhid kiiresti süsteemi sisestada uued tööd ja määrata selle täitmiseks vajalikud ressursid.

Projektide jaotises kuvatakse ajakohane statistika, mis aitab juhtidel teha teadlikke otsuseid. Kasutades jooksvat teavet projekti seisu kohta teatud ajahetkel, strateegiliselt oluliste verstapostide nimekirja ja kriitilise tähtsusega graafikust mahajäänud tööd, saate keskenduda kõige pakilisematele probleemidele, mis võivad projekti tulemusi negatiivselt mõjutada.

Tuleb märkida, et enamikul veebitehnoloogiatele üles ehitatud projektijuhtimise tarkvaratoodetel puuduvad meetodid kriitilise tee analüüsimiseks, samas kui Primavisionis on need saadaval täies mahus.

Primavisionis saavad kasutajad ajastada, määrata tööpiiranguid, määrata töö sõltuvuse viivitusi, määrata kalendreid ja töötüüpe. Joonisel 6 on Primavera Primavisioni moodulis andmete esitamise vorm.

Joonis 6: Andmete esitamise näide Primavisioni rakenduses

edureporter on standardse brauseri kaudu juurdepääsetav veebileht, mis on loodud töö oleku kohta aruannete koostamiseks. Seda kasutades saavad meeskonnaliikmed vastu võtta ülesandeid, anda aru töö seisu kohta ja sisestada kesksesse andmebaasi eeldatavad valmimiskuupäevad. Teostajate määramisel saab projektijuht tööle lisada märkmeid, mis on kättesaadavad Progress Reporteri kaudu ning täitjad saavad omakorda saata projektijuhile koondaruanded lähetuse kohta. Pärast ajalehtede kinnitamist projektijuhi poolt uuendatakse keskandmebaasi töö tegelike andmetega.

Joonis 7: Andmete esitamise näide rakenduses Progress Reporter

OSIRIS- Rakenduse OSIRIS eesmärk on säilitada kiire ja tõhus suhtlus projektijuhtimise ja teostajate vahel. OSIRISe rakenduse moodustavate moodulite abil saavad projektis osalejad teostada tööobjektidel detailplaneeringut, sisestada tegelikke andmeid ja uuendada teavet oma töö seisu kohta, samuti esitada projekti elluviimise käigus oma ettepanekuid ja kommentaare. OSIRISega töötamiseks ei pea kasutajad ostma lisatarkvara ega läbima koolitust – projekti andmete vahetamine toimub e-posti teel intuitiivsel kujul iga projektis osaleja jaoks. Rakendus OSIRIS on ühendatud Primavera Enterprise projektide keskse korporatiivse andmebaasiga, kust saadetakse ülesanded projekti teostajatele detailseks tööde planeerimiseks (moodul OSIRIS) ja oleku "põllul" info uuendamiseks (OSIRIS Status moodul). Järgmisena saadetakse uuendatud teave tagasi OSIRISe administraatori põhimoodulisse, kus projektijuhtimise meeskond selle kinnitab. Kui juhtkond on tulemustega rahul, uuendavad nad teavet ettevõtte andmebaasis, vastasel juhul saadetakse saadud andmed ülevaatamiseks.

Joonis 8: OSIRISe rakenduse skeem

Seega saavad projekti teostajad tööülesanded õigeaegselt ning nende vahel toimub pidev andmevahetus.Samuti tuleb tähele panna, et OSIRISe rakendus vastab täielikult kõikidele kaasaegsetele tarkvaranõuetele – on mugava graafilise liidesega ning ühildub Microsoft Outlooki ja Lotusega postisüsteemide märkmed.

Primavera mobiilihaldur on rakendus pihuseadmetele nagu Palm. Primavera mobiilihalduriga saavad ettevõtted nautida kõiki tänapäeva mobiilsete pihuseadmete eeliseid. Primavera Mobile Manageri kasutajatel on võimalus projektiteabele kiiresti juurde pääseda ja seda värskendada. Pihuseadmeid kasutades saavad projektijuhid ja administraatorid vaadata ja värskendada projekti olekuteavet igal ajal ja kõikjal – töökohtadest, töökodadest või töökoosolekupaikadest. Primavera mobiilihalduriga on kasutajatel juurdepääs kõige värskemale projekti ajakava teabele.

Kui projektiteave laaditakse Primavera Mobile Manageri üles, muutub see ülevaatamiseks ja värskendamiseks kättesaadavaks otse töökohalt. Tagasi tulles piisab, kui ühendada kaasaskantav seade arvutiga, kuhu on paigaldatud P3e moodul, ning uuendada otse tööinfot projekti keskses andmebaasis.

Integratsioonilahendused

Loetletud moodulid töötavad projektide kalendri-võrgu ajakavadega, kuid hoolimata sellest, kui tihe on ajakava, olenemata sellest, kui palju parameetreid see sisaldab, ei saa ega tohiks see kajastada kogu projekti teavet - on ka teisi süsteeme, mis on loodud projektitoetuse vastavate eriülesannete lahendamisele. Selliste tarkvaratoodete pädev positsioneerimine ja nende integreerimine ettevõtte projektijuhtimissüsteemi võib oluliselt vähendada tarkvaraga töötamise tööjõukulusid, aga ka selle ostmise kulusid.

Primavera Expeditioni süsteem on loodud lepinguliste kohustuste jälgimiseks ja kogu projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamiseks. Tänapäeval pole paljudel Venemaa ettevõtetel professionaalseid dokumendihaldussüsteeme. Kuigi Primavera Expedition ei ole dokumendihaldussüsteem, on selle üheks põhifunktsiooniks elektrooniline dokumendiarvestus. Tulenevalt sissetuleva, väljamineva kirjavahetuse ja täitmiskontrolli vajavate dokumentide arvestusest süstematiseerib süsteem Expedition kõik organisatsiooni dokumendid. Dokumentide läbivaatamise ja kinnitamise viibimine kajastub projekti ajakavas, kuna mitmete tööde alustamise või lõpetamise tingimuseks on kinnitatud litsentsid, load, spetsifikatsioonid jne.

Lisaks dokumentide arvestusele aitab Expedition süsteem oluliselt kontrollida koosolekute protokollide, korralduste, instruktsioonide ja muude dokumentide järgi antud juhiste täitmist. Expeditioni abiga saavad vastutavad täitjad õigeaegselt teada määratud tööülesannetest ja juht - tellimuste täitmise seisu. Samal ajal muutub tulemuslikkuse teave juhile kättesaadavaks enne koosoleku algust. See võimaldab koosolekul mitte raisata aega lõpetatud juhtumite arutamiseks, vaid keskenduda sellele, mis pole lõpetatud. Ekspeditsiooni süsteem tellimuste täitmise jälgimise osas võimaldab teil iga sündmuse kohta arvestust pidada. Samal ajal ilmuvad järgmisel koosolekul automaatselt eelmise koosoleku lahendamata ülesanded, mis võimaldab teil arvesse võtta kõiki tegemata töid. See ekspeditsiooni tellimuste täitmise mooduli funktsioon vähendab koosolekute aega ja muudab need tõhusamaks.

Tarkvaratoodete sari Primavera Expedition ühildub Primavera Enterprise sarjaga ning võimaldab laiendada ettevõtte projektijuhtimissüsteemi võimalusi nii lepinguliste kohustuste täitmise jälgimise, projekteerimiskalkulatsioonide väljastamise ja kinnitamise jälgimise kui ka projektiläbirääkimiste toetamise osas. Lisaks on toetatud töö Oracle DBMS-iga, mis hõlbustab integreerimisülesannete lahendamist.

Joonis 9: Andmete esitamise näide rakenduses Primavera Expedition

Primavera toodetel põhinev EMS on paindlik infosüsteem. Ühes andmebaasis ja ühtse juurdepääsuõiguste süsteemiga töötavate erinevate rakenduste kombinatsioon võimaldab optimaalselt jaotada funktsioone kõigi projektimeeskonna liikmete vahel. Kuid ettevõtte projektijuhtimissüsteemi tõhusaks toimimiseks ei piisa ühest tarkvara ostmisest: optimaalse süsteemiarhitektuuri loomiseks on soovitav läbida täielik arendustsükkel (viia läbi organisatsiooni uuring, määrata iga liikme funktsioonid). süsteemi, konfigureerida liidest ja aruandeid, arendada kompetentselt kodeerimisstruktuure ja koolitada spetsialiste tarkvaraturbega töötamiseks). Ainult sel juhul ehitatakse üles süsteem, mis parandab organisatsiooni efektiivsust.

Selle protsessi kiirendamise aluseks võivad olla PMSOFT-i poolt välja töötatud standardlahendused erinevatele vertikaalturgudele (ehitus, tuumaenergia, nafta- ja gaasitööstus, masinaehitus jne). Sellise standardlahenduse raames on vaja vaid konkreetsele organisatsioonile ja vertikaalsele turule, kus see tegutseb, omaseid rolle täpsustada süsteemi madalamate tasandite loomise etapis.

PMSOFT-i sertifitseeritud töötajad viivad ellu seda Primavera toodete baasil ehitatud EMS-i loomise tsüklit, kohandavad need konkreetsetele nõuetele, viivad läbi töötajate koolitusi ja pakuvad loodud süsteemile peale juurutamist tuge. Samas saab süsteemiga tööd alustada juba juurutamise esimestel nädalatel.

Projektijuhtimissüsteem on organisatsiooniliste ja tehnoloogiliste meetodite ja vahendite kogum, mis toetab projektide juhtimist organisatsioonis ja aitab parandada nende elluviimise efektiivsust. Sageli tõlgendatakse terminit projektijuhtimissüsteem kitsamalt automatiseeritud ehk infoprojektide juhtimissüsteemina, s.o. programm. Samal ajal on organisatsioonilised ja metoodilised komponendid investeeritud terminisse ettevõtte projektijuhtimise süsteem. Järgnevalt jäämegi selliste terminite tõlgenduste juurde.

Projektijuhtimissüsteemi eesmärgid

• Ettevõtte töötajate efektiivsuse tõstmine projektidega töötamisel.
• Projektijuhtide poolt projektijuhtimise kvaliteedi tõstmine.
• Parandage ettevõtte kogu projektiportfelli haldamise efektiivsust – rohkem projekte õigeaegselt ja eelarves väiksemate kuludega.

Projektijuhtimissüsteemi ülesanded

Nende eesmärkide saavutamiseks on vaja sobivaid tööriistu. Kui te ei kirjelda üksikasjalikult kõiki funktsioone, on projektijuhtimissüsteemid mõeldud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

1. Pakkuda projektijuhile vahendid projekti planeerimiseks ja selle elluviimise edenemise jälgimiseks.
2. Pakkuda projektis osalejale selge tööriist projektiülesannete täitmiseks ja juurdepääsuks kogu nende täitmiseks vajalikule teabele.
3. Anda osakonnajuhatajale tööriist projekt- ja projektiväliste ülesannete täitmisel töötajate töökoormuse kontrollimiseks, anda infot töötajate uutesse projektidesse määramise otsuse tegemiseks ning koormuse nende vahel ümberjaotamiseks.
4. Pakkuda projektibüroo direktorile mugav tööriist, mis automatiseerib rutiinseid toiminguid ja loob täieliku läbipaistva kontrolli kogu projektiportfelli seisu ja konkreetsete projektijuhtide töö kvaliteedi üle.
5. Ettevõtte juht peaks kõigi ettevõtte projektide jaoks tagama ühtse monitooringupaneeli, millel on võimalus kiiresti analüüsida kõrvalekaldeid ja teha juhtimisotsuseid.
6. Ettevõtte aktsionäridele on oluline näha käimasolevate projektide portfelli vastavust ettevõtte strateegilistele eesmärkidele.

Nõuded projektijuhtimise infosüsteemide funktsionaalsusele tulenevad iga konkreetse organisatsiooni projektijuhtimise protsesside iseärasustest.

Projektijuhtimissüsteemide rakendusvaldkonnad

Sõltuvalt tööstusest ja spetsiifikast on nende rakendusalasid erinevad.

Nendele tööstusharudele on olemas nii spetsiaalsed süsteemid kui ka integreeritud projektijuhtimissüsteemid, mis on loodud erinevat tüüpi projektide haldamiseks. Kohanemine valdkonna spetsiifikaga toimub läbi projektipassi, valdkonnakataloogide ja juhtimismeetodite paindlike seadistuste. Selliseks tooteks on eelkõige veebipõhine infosüsteem Advanta.

Projektijuhtimissüsteemi (ROI) kasutamise eelised

Projektijuhtimissüsteem saab ja peaks end ära tasuma, suurendades projektitegevuste efektiivsust – tegevusi, mis toimivad finantside, ressursside ja tähtaegadega (mis omakorda väljenduvad hästi rahanduses). Võimaliku ROI (Return On Investment) arvutamiseks on vaja võtta ettevõtte projektide rahalised ja ajalised karakteristikud ning rakendada neile süsteemi juurutamisel oodatavat ärilist kasu.

Võimalikud ärilised eelised projektijuhtimise infosüsteemist vastavalt Forrester Researchile:

• Projektide arvu vähendamine, mis ei vasta ettevõtte strateegiale

Keeldudes projektidest, mida pole vaja või mis strateegiaga ei sobi, saate kogu projektiportfelli kulusid vähendada.

• Ressursitõhususe parandamine

Parendades ressursside jaotust projektide vahel, täpsem kontroll töötajate töökoormuse üle.

• Eelarve ületamise vähendamine

Seda on võimalik saavutada parema planeerimise ja kulutuste suurema kontrolli kaudu.

• Ebaõnnestunud projektide protsendi vähendamine

Tänu tõhusatele projektide monitooringu vahenditele, metoodika juurutamisel infosüsteemi kaudu, saab projektibüroo oluliselt vähendada nende projektide osakaalu, mis ei suuda oma eesmärke saavutada, tähtaegadest ja eelarvest kinni pidada.

• Projektibüroode ja projektijuhtide ajakulu vähendamine

Andmete kogumiseks ja projekti oleku kohta käsitsi aruannete genereerimiseks kuluva aja lühendamine vabastab ajaressursse kõrgema prioriteediga ülesannete jaoks.

Kuidas põhjendada projektijuhtimissüsteemi vajalikkust juhtimisele?

See küsimus on rohkem psühholoogia kui majanduse valdkonnast. On üsna selge, et kui organisatsiooni juht (või vähemalt üks tema asetäitjatest) ei ole huvitatud projektijuhtimise süsteemi rakendamisest, siis selline projekt peaaegu kindlasti ebaõnnestub.

Juhiga tuleb kindlasti rääkida majandusest, aga ka projektijuhtimise tõhustamisest. Selleks sobivad artiklid projektibüroo loomise investeeringutasuvuse kohta, projektijuhtimise infosüsteemid, valdkonna kolleegide näited täiustuste kohta ja lihtne selgitus eeliste kohta teie enda mitte eriti edukate projektide puhul. Kuid ilma muudatuste tulemuste eest (vähemalt piiratud) vastutust võtmata ei tööta miski. Nii et jätka samas vaimus!

Projektijuhtimissüsteemi arendamine

Kas seda on vaja arendada?

Tänapäeval on turul suur hulk kaasaegseid projektijuhtimissüsteeme, mida on võimalik ettevõtte vajadustele kohandada ilma programmeerimata. Sellise süsteemi näide on Advanta. Omapoolse projektijuhtimissüsteemi arendamise poole tasub pöörduda vaid siis, kui projektijuhtimise organisatsiooni valdkonna eripära ja ülesanded on väga unikaalsed. Projektijuhtimise osakonna probleemide lahendamiseks saate kohandada valmis tööriistu.

Kas olete valmis investeerima arendusse ja tuge?

Tuleb meeles pidada, et ettevõttesisene arendus on lisaks märkimisväärsetele aja- ja rahalistele kuludele täis mitmeid süsteemi edasise arendamise ja toetamisega seotud riske. Samuti peaksite hoolikalt läbi mõtlema riskid, mis on seotud selliste karbis olevate projektihaldustööriistade valimisega, mille kohandamis- ja programmeerimisvõimalused on piiratud (näiteks 1C, Microsoft Project Server + SharePoint). Sellised projektid muutuvad sageli pideva täiustamise ja programmeerimise vorminguks, projekti ajaskaala pikeneb vastavalt mitu korda, projekti eelarve mitu korda, ettevõte "haakub" üsna ainulaadsete programmeerijate külge.

Projektijuhtimise infosüsteemide tüübid

Vastavalt projektijuhtimissüsteemide tehnilistele omadustele võib need jagada järgmisteks tüüpideks:

• Kohalik/töölaud (näiteks Microsoft Project).
• Klient-server, kui tarkvara põhikomponendid on installitud serverisse ja klientrakendus on installitud kohalikku arvutisse (näiteks Microsoft Project Server, Oracle Primavera).
• Veebipõhine – selliste rakenduste kasutamiseks on vaja ainult Interneti-brauserit (näiteks Advanta).

Kaasaegseid projektijuhtimise infosüsteeme luuakse üha enam veebipõhiste internetirakendustena. Neil on 2 eristavat tunnust:

• Tarkvara asukoha järgi (pilves või ettevõtte serveris põhinevad süsteemid).
• Vastavalt hinnakujundusmudelile (süsteemid ostetakse üks kord kogu kasutusperioodiks või võetakse kasutamise eest renditasu - SAAS).

SAAS-i skeemi alusel müüdavate projektijuhtimistööriistade jaoks on turul palju tasuta või jagamisvara (odavat) tarkvara. Soodne tarkvara sobib reeglina väikestele meeskondadele ja omab peamiselt tegumihaldurite (ülesannete haldussüsteemide), klientide nimekirja pidamise jms funktsionaalsust. Sellised süsteemid on peamiselt suunatud väikeettevõtetele.

Venemaa keskmised ja suured ettevõtted eelistavad reeglina põhiandmeid hoida oma serverites või renditud andmekeskuses (mis võimaldab ka vajadusel andmeid kiiresti endale edastada). SAAS-i skeemi (nii Venemaa kui ka Lääne) tarkvarateenuste pakkujaid usaldavad endiselt peamiselt väikeettevõtted olemasolevate turvariskide, Venemaal juba korduvalt juhtunud andmelekete tõttu. Ütlematagi selge, et projektijuhtimise efektiivsus langeb sel juhul järsult.

Seetõttu on praegu kõige õigustatud otsus valida veebipõhine projektijuhtimissüsteem, mis on võimeline salvestama kogu teabe enda või renditud serveriseadmetele.

Projektijuhtimissüsteemi valimine

Kui otsustate hakata valima oma organisatsiooni projektijuhtimise süsteemi, siis võite loomulikult minna tavapärast teed ja analüüsida suurt hulka võrdlusi, hinnanguid ja arvustusi, kuid ükski analüütiline artikkel ei otsusta teie eest, millised projektijuhtimise tööriistad sobivad kõige paremini. täpselt teie ettevõte.

Projektihaldustööriistad

Projektijuhtimise osakonna loomist kavandades tuleb mõista, et sellise struktuuri olemasolu iseenesest ei lahenda probleeme tööprotsesside optimeerimisega kõigil tasanditel. Selleks, et uue divisjoni töötajad saaksid oma tööülesandeid edukalt täita, on vaja neile abiks pakkuda mugavad ja funktsionaalsed projektijuhtimise vahendid. Ei maksa arvata, et seda saab teha mitte kohe, vaid hiljem, juba uue osakonna töö käigus. Ilma õigete tööriistadeta on võimatu saada jooksvate projektide kohta analüüsi, st vähemalt kavandada meetmete komplekti projektijuhtimise efektiivsuse tõstmiseks ja nende elluviimise jälgimiseks.

Projektijuhtimise tööriistade olemasolu lahendab järjekindlalt järgmised ülesanded:

• Info kogumine ettevõtte käimasolevate ja kavandatavate projektide kohta.
• Analüütiline töö ja kõrvalekallete tuvastamine.
• Projektijuhtimise standardiseerimisele suunatud uuenduste järkjärguline juurutamine.
• Kontroll uue struktuuri töö ja selle hilisema uuendamise üle.

Sõnastage nõuded

Kõigepealt on oluline sõnastada nõuded oma tulevasele infosüsteemile. Selliste dokumentide väljatöötamiseks ei pea kartma sõnu Lähteülesanne ja veel enam kuid. Oluline on kokku koguda ettevõttes süsteemi peamiste juhtide ja kasusaajate eesmärgid, ärinõuded, need kokku võtta ja alustada hoolikat lahenduste valikut.

Töötage välja testjuhtum

Väga nutikas lähenemine on välja töötada testjuhtum, mis põhineb oma olemasoleval projektijuhtimise protsessil (kuna juhite projekte, siis on teil kindlasti mingi protsess, kuigi mitte paberil). Kirjutage see lihttekstina koos nummerdatud loendiga, kirjutage eraldi üldiste nõuete loend ja lisage nimekiri aruannetest, mida soovite saada. Seda testjuhtumit saate kasutada süsteemide vaatamiseks ja testimiseks, mille vahel valida. Ja kõige parem on saata see näide süsteemi arendajale/tarnijale ja paluda neil teile demo/prototüüp modelleerida.

Prototüübi seadistamise kiirus, lihtsus ja tarnija valmisolek seda teie ettevõtte heaks teha on suurepärane lakmuspaber. See näitab teile süsteemi järgneva juurutamise lihtsust/keerukust, tarnija spetsialistide pädevust ja tulevase partneri valmisolekut teiega teie tulemuste nimel koostööd teha.

Valige rakenduspartner

Muide, tarkvara- ja teenusepakkuja ettevõtte esindajate teiega suhtlemise kvaliteet teie ülesande arutamise, prototüübi ettevalmistamise, süsteemi testimise etapis on määrav, kui valite usaldusväärse partneri selliseks oluliseks projektiks nagu projekti elluviimine. projektijuhtimissüsteem. Täiendav funktsionaalsus, madal hind ega teiste süsteemide ja tarnijate tuntud kaubamärk ei suuda teile kompenseerida ebaõnnestunud rakendusprojektist tulenevat võimalikku majanduslikku ja mainekahju. Loomulikult vähendate oma esialgset vastutust, pakkudes juhtkonnale valikut tuntuimate kaubamärkide hulgast ja lubades seda valikut teha juhil, jäädes ise varju. Kuid kas see annab teile ja teie ettevõttele sisuka tulemuse?

Ainult süsteemi valiku ja rakendamise algataja aktiivne või pigem proaktiivne positsioon, tema ükskõiksus projekti tulemuste suhtes võimaldavad projektil saada edukaks, sõltumata teie teel ette tulevatest lõksudest. Teete ju teadliku valiku ja teiega on kaasas usaldusväärne partner.

Projektijuhtimissüsteemi juurutamine

Projektijuhtimise süsteemi juurutamine praktikas on suur iseseisev organisatsiooniline projekt, mida on vaja juhtida kõigi ettevõtte projektijuhtimise ja muudatuste juhtimise reeglite järgi.

Käivitage projekt õigesti

Kõigepealt peate ettevõttes projekti asjatundlikult algatama. Vajalik on määrata projektijuht, moodustada töörühm ja töötada välja oma siseplaan projektijuhtimissüsteemi juurutamiseks. Detailplaneeringut pole vaja teha, oluline on selgelt määratleda projekti organisatsiooniline (millistes osakondades) ja funktsionaalne (milline funktsionaalsus) ulatus ning jagada kogu projekt arusaadavateks ja isemajandavateks etappideks.

Süsteemi juurutamise plaan tuleb kokku leppida oma juurutusprojekti partneriga (kui plaanite kaasata välisspetsialiste). Kogenud partner ütleb oma praktikale tuginedes, kuidas kõige paremini üles ehitada süsteemi juurutamisprojekt, et saada kiiresti tulemusi ja mitte teha tüüpilisi vigu.

Saavutage kiiresti esimesed tulemused

Väga oluline on saada projektist kiiresti esimesed positiivsed tulemused. See võimaldab ettevõtte juhtkonnal veenduda valitud kursuse õigsuses ning projektis osalejatel ja süsteemi kasutajatel saada inspiratsiooni ja varuda lisamotivatsiooni kogu projekti elluviimiseks.

Mida peaks pilootprojekti hõlmama?

Kasutajatele ja juhtkonnale on vaja anda mugav ja lihtne ühtne tööriist ettevõtte projektide haldamiseks, muutmata seejuures juhtimisprotsesse endid keeruliseks.

Pilootprojekti peamised eesmärgid:

• Luua ühtne projektide register, käivitada protseduure selle ajakohastamiseks tipptasemel.
• Looge projekti dokumentatsiooni ühtne hoidla.
• Automatiseerige projekti töövoog dokumentide väljatöötamise ja kinnitamise põhiprotsessidega.
• Pakkuda kõigile projektis osalejatele ühtne töökeskkond projektiga seotud küsimuste arutamiseks ja teabe vahetamiseks.

Tegelikult on esimeses etapis oluline hankida projektiportaal, mis võimaldaks kõigil huvilistel TOP-juhtidest projektiosalisteni katta oma põhilised infovajadused projekti elluviimise käigus ettevõttes.

Milline süsteem seda võimaldab?

Oluline on valida projektijuhtimissüsteem, mis võimaldab:

• Alustage põhifunktsionaalsuse kasutamist selle etapiviisilise arendamise võimalusega (mitte jäik süsteem, mida tuleb kohe projekteerida ja programmeerida, võttes arvesse kõiki funktsioone).
• Kiiresti (1-2 nädalaga) käivitada põhiprotsessid ettevõttes.
• Rakenduse käigus on kasutajaid lihtne koolitada (kasutaja näeb ainult seda funktsionaalsust, mida ta vajab).
• Ärge saage kasutajalt vastupanu, vaid tänulikkust töö hõlbustamise eest (sõbralik kasutajale orienteeritud liides).
• Omage laia funktsionaalsust ja paindlikke võimalusi selle kohandamiseks, et automatiseerida uusi protsesse ja kohandada juurutatud protsesse, kui ettevõtte küpsusaste tõuseb.

Saadete loetelu ei ole järjestatud, programmid on loetletud juhuslikus järjekorras.

1. Sihtprotsess
www.targetprocess.com
Programm keskendub maailmaturule. Programmi sait ja liides on eranditult inglise keeles, kuigi arendajad on valgevenelased. Kuni 5 kasutajat kliendiserveri litsentsi installimisel tasuta. Veebiteenuse kasutamisel 10 kasutajat 30 päeva jooksul tasuta. Programm on realiseeritud asp-s, töötab ainult IIS-i all.

2.Meeskonnatöö
www.twproject.com
Tasuline. Seal on venekeelne liides. Tasuta litsentse on võimalik hankida mittetulundusühingutel ja ajaveebipidajatel. Projekti juht. Agile, Scrum, Kanban tugi. Dokumendihaldus. Veajälgija. Integratsioon IT-süsteemidega. Ressursside planeerimine.

3. Kaiser projekt
www.projectkaiser.com
Tasuline. Kuni 5 kasutajat tasuta. Seal on venekeelne liides.

4. BaseCamp
www.basecamphq.com
www.37signals.com
Tasuline. Internetis. Seal on 30-päevane tasuta prooviperiood. Seal on venekeelne liides. Tuntud projektihaldustarkvara saidilt 37signals.com.

5. TeamLab
www.teamlab.com/en/
Tasuta. Internetis. Saate selle installida oma serverisse (IIS) või kasutada TeamLabi serverit. Seal on venekeelne liides. Funktsionaalsus: Projektijuhtimine; Koostöö (blogid, foorumid, Wiki); Dokumendihaldus; Kiirsõnumid (vestlused); Kalender; CRM süsteem; Postihaldus; Mobiilseadmete versioon.

6. Rada
www.trac.edgewall.org
Tasuta. Internetis. Osaliselt venestatud (esiletõstmised). Võimaldab hallata projekte, koostada ülesandeid, olemas on Wiki. avatud lähtekoodiga. Kasutame tarkvaraarenduses, soovitame.

7. Megaplaan
www.megaplan.ru
Seal on tasuta versioon. Internetis. Täiesti venestatud. See aitab kontrollida ülesannete ja tellimuste täitmist ning juhtida projekte juurutus- ja hoolduskulude puudumisel.

8.Vask
www.copperproject.com
Tasuline. 30-päevane tasuta prooviperiood. Internetis. Inglise. Copper on projektihaldustööriist, mis aitab teil ja teie meeskonnal veebis hallata projekte, ülesandeid, kliente, kontakte ja dokumente.

9. Pivotal Tracker
www.pivotaltracker.com
Tasuline. 60-päevane tasuta prooviperiood. Internetis. Inglise. Pivotal Tracker on Agile haldustööriist, mis keskendub tarkvaraarenduse meeskonna suhtlusele.

10.Töölõik
www.worksection.com
Seal on tasuta versioon. Internetis. Esialgu vene keeles. Lihtne algus. Mugav, mitte ülekoormatud disain. Ülesande prioriteedid ja sildid. Kalender (integreerub Google'iga) ja Gantti diagramm. Ajaarvestus. Saate ühendada oma FTP. Teavitused tähtaegade ja põlevate ülesannete kohta. Operatiivne tugi.

11. Kokkupanek
www.assembla.com
Tasuline. 30-päevane tasuta prooviperiood. Internetis. Inglise. Ülesannete ja probleemide juhtimine. Versiooni juhtimine. Wiki ja muud suhtlusvahendid arengu kiirendamiseks. Lihtne ülevaade tööst.

12. TrackStudio
www.trackstudio.ru
5 kasutajale tasuta. Makstakse organisatsioonide ja rohkem kui ühe kasutaja eest. Võimaldab installida oma serverisse. Seal on venekeelne liides. Ettevõtete tarkvaraarendajatele ja IT-osakondadele loodud projekti-, ülesande-, dokumentatsiooni- ja failihaldussüsteem.

13.Juhiülesanne
www.leadercommand.ru
Tasuline. Testiperiood on 45 päeva. Võimaldab juhtida personali, kontrollida tellimusi, hallata projekte, ülesandeid ja vastaspooli, pidada arvestust tööaja üle.

14. ProjectMate
www.projectmate.ru
Tasuline. Testiperiood 30 päeva. ProjectMate, süsteem professionaalsetele teenindusettevõtetele. Liides meenutab Microsoft Outlooki. Ehitatud modulaarsel alusel. Tänaseks on ProjectMate juurutanud seitse põhimoodulit: "Aja jälgimine", "Arveldamine", "Projektihaldus", "Projekti eelarvestamine", "Taotluste haldamine", "CRM", "Dokumendihaldus". Lisaks saab süsteemiga ühendada täiendavaid mooduleid, mis pakuvad ProjectMate'i teabe sünkroonimist 1C-ga: raamatupidamine, Microsoft Project, mobiilseadmed ja Microsoft Exchange.

15. Avatud aatrium
www.openatrium.com
Tasuta. Põhineb Drupalil. Osana komponentidest: ajaveebid, Wiki, kalender, ülesannete loend, vestlus ja juhtpaneel.

16. Lihtne äri
www.prostoy.ru
Seal on tasuta versioon. Komponendid hõlmavad järgmist: Organisatsiooni juhtimine. Projekti juht. Dokumendivoog. Personali juhtimine. Kliendihaldus. kogukond. Finants ja raamatupidamine. Isiklik tõhusus. Saidi haldamine. Programm on "pilv", kuid mugav on see, et on olemas klient, mis töötab võrguühenduseta ja sünkroonib Interneti-ühenduse korral.

17. PlanFix
www.planfix.ru
Tasuta. Lihtne kasutada. Projektid. Ülesanded. Tegevused. Autorid kirjutavad programmi ainulaadsest ideoloogiast.

18. Advanta
www.advanta-group.ru
Veebipõhine projektijuhtimissüsteem, mis on keskendunud kogu organisatsiooni efektiivsuse parandamisele. Projektijuhtimise funktsionaalsuse poolest on see analoog sellistele toodetele nagu MS Project, Primavera, Megaplan, kuid samal ajal on sellel mitmeid vaieldamatuid eeliseid ja see töötati algselt välja Venemaa ettevõtete jaoks.

19 Komindvara
www.comindware.com
Comindware Tracker muudab teie organisatsiooni töövoogude automatiseerimise lihtsaks, sujuvamaks ülesannete ja projektide, piletite, päringute ja muude töövooüksuste haldamise ning võimaldab tõhusamat koostööd.

20. Merlin
www.projectwizards.net
Projektihaldustarkvara Mac OS-i jaoks. Võimalik paigaldada server, mobiilseadmete jaoks on kliendid. Tasuline, on prooviversioon.

21. Papüürus
www.papirus.net
Võimalus luua, delegeerida, kontrollida ülesandeid. Ühendage ülesanded projektideks. Looge mitmetasandilised ülesande täitmise skriptid. Teek jagatud dokumentide jaoks. Sünkroonimine Active Directoryga. Kliendid mobiilseadmetele.

22. Ti-Systems
www.ti-systems.ru
Võrguühenduseta süsteem. Üks ruum projektijuhtimiseks. Projekti tööruum ja haldustööriistad. Projekti kaardid. Etapid. Ülesanded. liikmed. Arutelud. Materjalid. Kalender. Tasuta versiooni pole.

23.Rillsoft
www.rillsoft.ru
Võrguühenduseta süsteem. 30 päeva tasuta. Projekti planeerimine. Ressursside planeerimine. Eriala planeerimine. Esineja ajakava. Võimekuse planeerimine. Ressursi bilanss. Asukoha sidumine. Projekti täitmise kontroll. Likviidsuse planeerimine. Mitme projekti juhtimine. Projekti aruanded

24. @Control
www.infotech.ru
Võrguühenduseta süsteem. 30 päeva tasuta. Projekti juht. Ülesannete haldamine. Dokumendihaldus. Versiooni juhtimine.

25. Ämblikuprojekt
www.spiderproject.ru
Võrguühenduseta süsteem. Demoversioon on olemas. Kallis ja ilmselt võimas süsteem. „Projektijuhtimise tehnoloogiad ja Spider Project süsteem aitavad teha teadlikke ja tõestatud otsuseid, viia projekte kiiremini, paremini ja väiksemate kuludega lõpule ning omada alati kõige täielikumat ja mitmekülgsemat infot käimasolevate projektide kohta.

Gantti diagrammid, graafikud ja histogrammid, võrgu- ja organisatsioonidiagrammid, vooskeemid, aga ka kõikvõimalikud tabelid võimaldavad meie kasutajatel mitte ainult analüüsida projekti erinevate nurkade alt, vaid ka esitada kvalitatiivselt kogu projekti kohta käivat teavet.

26.qdpm
www.qdpm.info
PHP-süsteem teie veebiserverisse installimiseks. Tasuta. Hallake projekte, ülesandeid, kasutajaid, kontakte. Aruanded. On võimsam tasuline versioon.

27.Jira
www.atlassian.com
Süsteem teie WEB-serverisse installimiseks. Tasuline. Kuni 10 kasutajat, sümboolne 10 dollarit. Inglise. Venemaal asuvad partnerid müüvad venekeelset lokaliseerimist 50 dollari eest. Väga populaarne tarkvaraarenduses kasutamiseks. Hallake projekte, ülesandeid, kasutajaid, kontakte. Aruanded. Seal on integratsioon versioonikontrollisüsteemide ja paljude muude funktsioonidega.

28.Projektijuht
www.projects-manager.com
Veebisüsteem projektijuhtimiseks, ülesannete seadmiseks ja täitmise kontrollimiseks. Aruannete koostamine, tööaja fikseerimine, märguanded, individuaalsed seaded, projektidele ja ülesannetele lisadokumentide ja piltide lisamine ning palju muud.

"Kõikidest raskustest, millega NASA silmitsi seisis inimese Kuule viimisel, oli juhtimine ilmselt kõige raskem ülesanne."

— Roger Launis, NASA ajaloolane

Ajaloo jooksul on inimkond kogunud muljetavaldava nimekirja edukalt ellu viidud keerukatest projektidest. Alates Giza püramiidide ehitamisest kuni inimese Kuule saatmiseni nõudsid kõige julgemad inimlikud ettevõtmised tuhandete inimeste koordineeritud tööd. Ja see eeldab keerukat projektijuhtimissüsteemi.

Ja kuigi vaid vähesed meist seisavad silmitsi sellise ulatusega ülesannetega, kogeb enamik selle ajaveebi lugejaid ühel või teisel viisil projektijuhtimist. Hinnanguliselt on 2020. aastaks PMI-d olemas – ja paljud teised spetsialistid peavad sageli juhtima miniprojekte, vähemalt isiklikul tasandil.

Lihtsamalt öeldes tähendab projektijuhtimine kõike eesmärgi saavutamiseks vajaliku haldamist ja korraldamist – loomulikult õigeaegselt ja eelarve piires. Olgu selleks uue tarkvara arendamine, turunduskampaania läbiviimine või inimese Marsile maandumine – projektijuhtimine võimaldab edu saavutada.

Kõik projektid on erinevad. Igat tüüpi projekti jaoks pole täiuslikku projektijuhtimissüsteemi. Samuti puudub süsteem, mis sobiks igale juhile ja oleks mugav kõigile meeskonnaliikmetele. Projektijuhtimise ajal on aga loodud palju tõhusaid lähenemisviise, meetodeid ja standardeid, mida saab omaks võtta. Täna räägime neist kõige populaarsematest.

Väljatöötatud lähenemisviisid on üksteisest väga erinevad. Need erinevad ulatuse, detaili, iseseisvuse ja vormistamise poolest. Pealkirjas nimetasime neid mugavuse huvides "meetoditeks", kuid tegelikult esitatakse artiklis projektijuhtimises kasutatavad standardid, kontseptsioonid, meetodid ja raamistikud. Selle artikli eesmärk on anda kõige laiem ülevaade olemasolevatest projektijuhtimise lähenemisviisidest.

Selles artiklis vaatleme:

• Klassikaline projektijuhtimine
• Agiilne
• Scrum
• Lahja
• Kanban
• KuusSigma
• PRINTS2

Ja enne konkreetsete meetodite vaatamist vastame ilmselgele küsimusele - "Miks meil üldse projektijuhtimissüsteeme ja -meetodeid vaja on?"- vaatleme muidugi lühidalt projektijuhtimise ajalugu ja defineerime projektijuhtimise põhimõisteid.

Miks "projektijuhtimine"?

Neil Armstrongi ja Buzz Aldrini nimed jäävad igaveseks ajalukku inimkonna ühe suurima saavutuse – inimese Kuule maandumise – sümbolina. Selle sündmuse peamised panustajad olid aga 400 000 NASA töötajat ning 20 000 ettevõtet ja ülikooli, kes Apollo missioonil koos töötasid.

1961. aastal seadis John F. Kennedy ülesandeks maandada inimene Maa satelliidile ja ta tagasi saata – hoolimata sellest, et NASA saatis toona mehe kosmosesse vaid 15 minutiks. Selline ambitsioonikas eesmärk nõudis uskumatult palju ressursse, koostööd, innovatsiooni ja planeerimist.

Nagu NASA raamatus Managing the Moon Program öeldakse, ei olnud peamine probleem " mida teha?" ja selles " kuidas nii lühikese ajaga nii palju ära teha? Lyndon Johnsoni kosmosekeskuse insenerijuhi dr Max Fageti sõnul (Lyndon B. Johnsoni kosmosekeskus, JSC), siis polnud NASA-l õrna aimugi, kuidas 10 aastaga kõik vajalikud toimingud ära teha. Nii et esimene samm oli "jagada projekt juhitavateks sammudeks".

Seejärel oli oluline kiirendada iga üksiku faasi täitmist ja veenduda, et igas etapis töötavad meeskonnad ja ettevõtted suhtleksid omavahel tõhusalt ja annaksid tulemusi õigeaegselt. See ülesanne usaldati dr George E. Mullerile, kes juhtis Apollo projekti kõiki osasid alates Valgest Majast kuni väikseima osa tarnijani. Projekti juhtimise hõlbustamiseks otsustas ta jagada projekti 5 valdkonda: programmi juhtimine, süsteemitehnoloogia, testimine, töökindlus ja kvaliteet ning lennuoperatsioonid. Apollo programmi juhtimisskeem on näidatud Joonis 1.

See 5-astmeline süsteem, mida Dr. Mulleri initsiaalide järgi kutsuti GEM-etappideks, loodi Mulleri enda sõnul "keskendumaks toote testimisele ja selle arendamisele teadmisega, et seda testitakse". Programmikontroll määras ära, mida tuleb teha, haldas eelarvet ja nõudeid ning haldas programmi elementide suhet. System Engineering vastutas uute seadmete ja koostude väljatöötamise eest, testimine vastutas nende uute elementide töötamise eest, töökindlus ja kvaliteet kontrollisid väljatöötatud elementide vastavust nõuetele ja standarditele ning lennuoperatsioonid vastutas nende sõlmede töötamise eest. lennu ajal.

Paljud olid alguses Mulleri meetodi suhtes skeptilised, kuid lõpuks õnnestus tal veenda programmi liikmeid selle algoritmi järgimise vajaduses. See süsteem on näidanud oma tõhusust – projekt viidi edukalt lõpule ja võib isegi öelda, et võidukalt, enne määratud tähtaegu. See oli võimalik vaid suuremahulise projekti jagamisel juhitavateks korratavateks sammudeks, võimaldades paljudel üksikutel ettevõtetel ja spetsialistidel töötada samas tempos. Nii tõestas projektijuhtimine kosmosevõistlusel oma tõhusust.

Projektijuhtimise lühiajalugu

Projektijuhtimist ei leiutanud NASA ja dr Muller. Egiptuse püramiidid ja Hiina müür on eelajaloolise aegade projektijuhtimise tooted. Kahjuks puuduvad dokumentaalsed tõendid nende projektide elluviimise ja juhtimise kohta ning praegune projektijuhtimine on lahutatud möödunud sajandite teadmistest.

Kõige ilmsem viis projekti elluviimiseks on jagada see etappideks või üksikuteks ülesanneteks. Nagu retseptis, ostad koostisained, segad korralikult läbi, küpsetad ja serveerid. Lihtsaim projektijuhtimise tööriist on kontrollnimekiri tegevustest, mida eesmärgi saavutamiseks tuleb teha. Lihtne ja tõhus.

Kui aga oled kokk ja valmistad rohkem kui ühte rooga, aga mitut, näiteks salatit (mis koosneb 3 etapist) ja magustoitu (mis tuleb ainult serveerida), siis läheb vaja tööriista, mis võimaldab teil jälgida igale esemele kulutatud aega ja seda, millal need peaksid valmis olema. Ja siin tuleb appi üks esimesi kaasaegseid projektijuhtimise tööriistu: Gantti diagramm, mida esitletakse Joonis 2.

Leiutas iseseisvalt K O Korol Adamecki ja Henry L. Gantti rollis 20. sajandi alguses näitab Gantti diagramm projekti ajakava, mis põhineb ülesannete tähtaegadel ja tähtaegadel. Sellesse sisestatakse ülesanded, nende kestused ja seosed ning seejärel arvutatakse kriitiline tee - pikim omavahel seotud ülesannete ahel, mis määrab projekti kestuse. Seosed erinevate ülesannete alguse ja lõpu vahel on väga olulised – sa ei saa oma külalistele suppi serveerida enne, kui oled selle keetnud, eks?

Seega on tüüpiline projekt väga sarnane toiduvalmistamise ja õhtusöögi serveerimisega, ainult et sellel on palju rohkem ülesandeid, suhteid, tähtaegu ja ressursse. Tiheda tähtajaga projektide puhul aitab Gantti diagramm otsustada, millal on parem teatud ülesandeid alustada, et elluviimise aega lühendada. Ja tugevate ressursipiirangutega projektide puhul annab Gantti diagramm võimaluse koostada skeemi sündmustepõhise protsessiahela kujul ressursside planeerimiseks.

Erinevad projektid vajavad erinevat kontrolli. Näiteks kui avaldate artikliseeria aastal, ei ole lühikesed tähtajad nii olulised. Palju olulisem on selge protsess, mille käigus on võimalik iga artiklit struktureerida, visandada, saada tagasisidet, teha muudatusi, lõpetada artikkel, korrektuur ja avaldamine. Aja ja ressursside haldamise asemel juhite protsessi.

Selliste projektide jaoks sobivad paremini paindlikud projektijuhtimise meetodid ja nendega seotud lähenemisviisid, nagu Lean, Kanban jt. Samuti on olemas meetodid, mis võimaldavad hallata nii töövoogu kui ka aega ja ressursse – 6 Sigma ja Scrum.

Populaarsed projektijuhtimissüsteemid

Läbi projektijuhtimise ajaloo on loodud palju erinevaid projektijuhtimise meetodeid peaaegu igaks vajaduseks. Isegi kui te ei kavatse meest Kuule saata ja teil pole sarnasel hulgal ressursse, leiate ikkagi teile sobiva tööriista. Peaasi on mõista, mis on teie projekti jaoks kõige olulisem - tähtajad, ressursid, protsessi järgimine või mitu tegurit korraga - ja seejärel valida selle näitaja saavutamisele keskendunud projektijuhtimise meetod.

Enne kui hakkame kõige populaarsemaid meetodeid uurima, määratleme mõned võtmeterminid.

Projektijuhtimise põhitingimused

Agiilne Paindlik iteratiivne-inkrementaalne lähenemine projekti- ja tootejuhtimisele, mis on keskendunud nõuete dünaamilisele kujundamisele ja nende rakendamise tagamisele pideva interaktsiooni tulemusena iseorganiseeruvates töörühmades, mis koosnevad erinevate valdkondade spetsialistidest. Agile’i ideedel põhinevaid meetodeid on palju, populaarseimad neist on Scrum ja Kanban.

Kriitiline tee: Tegevuste ja sündmuste pidev jada algusest lõpuni, mille läbimine võtab kõige kauem aega.

Protsesside sündmuste ahel (EPC diagramm): diagramm, mis näitab projektitööde elluviimise järjekorda, lähtudes ressursside olemasolust ja töökoormusest

Ajareserv: Aeg, mille võrra saab töö algust edasi lükata, ilma et see mõjutaks projekti üldist kestust. Seega on kriitilisel teel tegevuste lõtk null.

verstapost (kontrollpunkt,verstapost): Võtmesündmus, mis tähistab näiteks etapi lõppu. Gantti diagrammis tähistatakse seda ülesandega, mille kestus on null.

Projektijuht (projektijuht,projektjuhataja,PM ): Projektijuhtimise (projekti planeerimine, elluviimine ja lõpetamine) eest vastutav projektimeeskonna juht.

Vahendid: Projekti elluviimiseks vajalikud elemendid. Ressursid on aeg, seadmed, materjalid, töötajad jne.

Sprint (Sprint): Nädalast kuuni kestev iteratsioon (töötsükkel) Scrumis, mille käigus luuakse tootest või selle elemendist tööversioon, mis on kliendile väärtuslik.

"Klassikaline" või "traditsiooniline" projektijuhtimine: Kõige laialdasemalt kasutatav projektijuhtimise meetod, mis põhineb nn "Waterfall" (Waterfall) ehk kaskaadtsüklil, kus ülesanne kantakse voogu meenutades järjestikku läbi etappide.

Klassikaline projektijuhtimine

Kõige ilmsem viis oma projekti juhitavamaks muutmiseks on jagada see järjestikusteks sammudeks. Sellel lineaarsel struktuuril põhineb traditsiooniline projektijuhtimine. Selles mõttes meenutab see arvutimängu – ilma eelnevat lõpetamata ei saa järgmisele tasemele minna. Töövoo diagramm on näidatud joonisel Joonis 3.

Selline lähenemine on keskendunud projektidele, mille ülesannete järjestusele on seatud ranged piirangud. Näiteks maja ehitamine - ilma vundamendita ei saa seinu ehitada.

Tavaliselt on klassikalises projektijuhtimises 5 etappi, kuid kui projekt seda nõuab, saab lisada ka täiendavaid etappe.

Traditsioonilise juhtimise 5 etappi:

1. etapp. Algatamine. Projektijuht ja meeskond määratlevad projektile esitatavad nõuded. Selles etapis peetakse sageli koosolekuid ja ajurünnakuid, mille käigus määratakse kindlaks, milline peaks olema projekti produkt.

Etapp 2. Planeerimine. Selles etapis otsustab meeskond, kuidas ta saavutab eelmises etapis seatud eesmärgi. Selles etapis täpsustab meeskond projekti eesmärke ja tulemusi ning selle nimel tehtava töö ulatust. Selle teabe põhjal koostab meeskond ajakava ja eelarve, hindab riske ja selgitab välja huvirühmad.

3. etapp. Areng. Seda etappi ei rakendata kõigi projektide puhul – reeglina on see osa planeerimisetapist. Tehnoloogiaprojektidele iseloomulikult tehakse arendusfaasis kindlaks tulevase projekti ja/või toote konfiguratsioon ning tehnilised viisid selle saavutamiseks. Näiteks IT-projektides valitakse selles etapis programmeerimiskeel. ( Kodumaises praktikas seda faasi tavaliselt ei eristata ja terminit "arendus" ei kasutata - u. trans.)

4. etapp. Rakendamine ja testimine. Selles etapis toimub tegelikult põhitöö projekti kallal – koodi kirjutamine, hoone püstitamine jms. Väljatöötatud plaane järgides hakatakse looma varem määratletud projekti sisu, kontroll toimub valitud mõõdikute järgi. Selle etapi teises osas testitakse toodet, kontrollitakse selle vastavust Kliendi ja huviliste nõuetele. Testimise osas tuvastatakse ja parandatakse toote puudused.

5. etapp. Projekti seire ja lõpuleviimine. Olenevalt projektist võib see faas koosneda lihtsast projekti tulemuste edastamisest Kliendile või pikast klientidega suhtlemise protsessist projekti täiustamiseks ja nende rahulolu suurendamiseks ning projekti tulemuste toetamiseks. Viimane viitab klienditeeninduse ja tarkvara valdkonna projektidele.

Eelpool kirjeldatu on aluseks, millele on üles ehitatud erinevad projektijuhtimise meetodid. Erinevad projektid vajavad erinevaid elluviimisetappe – mõned vajavad kolme, teised palju rohkem. Mõnikord kasutatakse nn "iteratiivset juga", mille iga etapp on omamoodi alamprojekt, mille käigus ülesandeid realiseeritakse fikseeritud iteratsioonidena. Kuid olemus jääb samaks - projekt on jagatud etappideks, mis viiakse läbi rangelt määratletud järjekorras.

Kuna klassikaline projektijuhtimine on rangelt seotud ülesannete täitmise ajaga, mis on reeglina planeerimisetapis ette määratud, sobivad kalendri-võrgu planeerimise tööriistad suurepäraselt selle lähenemisviisi raames projektide elluviimiseks. Kõige tavalisem ajastamistööriist on eelnevalt mainitud Gantti diagramm. Selle koostamiseks on palju tööriistu, alates lihtsatest arvutustabelitest (nt Excel ja Smartsheet) kuni professionaalsete tarkvarapakettideni (nt Microsoft Project ja Primavera).

Klassikalise projektijuhtimise tugevused

Tänapäeval öeldakse sageli, et klassikaline kosekäsitlus on ajale jalgu jäänud, kuid ta ei mõtle isegi positsiooni kaotamisele. Selle lähenemise suureks eeliseks on see, et see nõuab kliendilt ja ettevõtte juhtkonnalt juba projekti esimeses etapis kindlaks, mida nad soovivad saada. Varajane kaasamine toob projekti töösse teatud stabiilsuse ning planeerimine võimaldab projekti elluviimist sujuvamaks muuta. Lisaks hõlmab see lähenemisviis indikaatorite jälgimist ja testimist, mis on erineva suurusega reaalsete projektide jaoks hädavajalik.

Potentsiaalselt väldib klassikaline lähenemine stressi, mis on tingitud vaba aja olemasolust igas etapis, mis on ette nähtud tüsistuste ja riskide rakendamise korral. Lisaks teab projektijuht korralikult läbi viidud planeerimisetapi korral alati, millised ressursid tal on. Isegi kui see hinnang ei ole alati täpne.

Klassikalise projektijuhtimise nõrkused

Klassikalise projektijuhtimise peamine nõrkus on sallimatus muutuste suhtes. Leani ja Kanbani süsteemide loomise poolest kuulsa Toyota juhtkonda kritiseeritakse sageli klassikalise lähenemise pärast oma ettevõtte tarkvara arendamisel ja just paindlikkuse puudumise pärast.

Klassikalise lähenemise alustalaks on praegu ehitus- ja inseneriprojektid, mille puhul projekti sisu jääb kogu projekti vältel praktiliselt muutumatuks. Kuid kui ressursid ja aeg ei ole teie projekti peamised piirangud ning projekti ulatus võib muutuda, peate võib-olla vaatama teisi projektijuhtimissüsteeme.

Agiilne

Nagu varem mainitud, ei saa kõiki projekte struktureerida nii, et neid saaks ellu viia klassikalise projektikäsitluse järgi. Tulles tagasi meie koka näite juurde, sobib ühe roa valmistamine suurepäraselt kosepõhiseks lähenemiseks, kuid neljakäigulise õhtusöögi õigeaegne valmistamine ja serveerimine oleks peaaegu võimatu, kui peaksite iga kord ootama, kuni üks roog valmib, enne kui alustate teisega.

Ja siin tuleb mängu Agile – paindlike iteratiivsete-inkrementaalsete meetodite perekond projektide ja toodete haldamiseks. Selle lähenemisviisi kohaselt ei jagata projekti järjestikusteks faasideks, vaid väikesteks alamprojektideks, mis seejärel “kokku pannakse” valmistooteks. Töö skeem on näidatud Joonis 5.

Seega toimub initsiatiiv ja tippplaneerimine kogu projekti jaoks ning järgnevad etapid: arendus, testimine ja muu viiakse läbi iga miniprojekti jaoks eraldi. See võimaldab nende miniprojektide tulemusi ehk nn juurdekasvu kiiremini üle kanda ning uut alamprojekti (iteratsiooni) alustades saab selles teha muudatusi ilma suurte kuludeta ja mõjuta ülejäänud projektile. .

Hoolimata asjaolust, et Agile tuli moes suhteliselt hiljuti, pole iteratiivse arenduse idee uus. (välimuse ajaloo kohtaAgile saab lugeda - umbes per.). Agiilsete metoodikate perekond sai oma praeguse nime 2001. aastal Agile Manifesti (Agile Manifesto) avaldamisega, mis koondas agiilse tarkvaraarenduse põhiväärtused ja põhimõtted, mis põhinevad meeskonnatööl ja kohandamisel, isegi "armastusel" muuta.

Agile ise ei ole projektijuhtimise meetod. See on pigem ideede ja põhimõtete kogum, kuidas projekte tuleks ellu viia. Juba nende põhimõtete ja parimate praktikate põhjal on välja töötatud eraldi paindlikud meetodid või, nagu neid mõnikord nimetatakse, raamistikud: Scrum, Kanban, Crystal ja paljud teised. Need meetodid võivad üksteisest üsna erinevad olla, kuid järgivad samu põhimõtteid.

TugevusedAgiilne

Agile’i kõige olulisem eelis on selle paindlikkus ja kohanemisvõime. See suudab kohaneda peaaegu kõigi organisatsiooni tingimuste ja protsessidega. See määrab selle praeguse populaarsuse ja selle, kui palju süsteeme erinevate valdkondade jaoks on selle põhjal loodud.

Üks Agile'i põhimõtetest on: "Muutustele reageerimine on olulisem kui plaani järgimine." Just kiire ja suhteliselt valutu reageerimine muutustele on põhjus, miks paljud suurettevõtted püüavad oma protsesse paindlikumaks muuta. Lisaks on Agile suurepärane avatud projektide jaoks, nagu teenuse või ajaveebi loomine.

Agile’i valdkond on uute, uuenduslike toodete väljatöötamine. Selliste toodete arendamise projektides valitseb suur ebakindlus ja toote kohta käiv teave avalikustatakse projekti käigus. Sellistel tingimustel muutub projekti elluviimine "kosel" võimatuks - planeerimiseks puudub teave.

Nõrgad küljedAgiilne

Erinevalt PRINCE2-st ja PMBOK-ist ei ole Agile metoodika ega standard. Agiilne on põhimõtete ja väärtuste kogum. Nõrk külg on see, et iga meeskond peab iseseisvalt koostama oma juhtimissüsteemi, juhindudes Agile'i põhimõtetest. See on keeruline ja pikk protsess, mis nõuab muudatusi kogu organisatsioonis, alates protseduuridest kuni põhiväärtusteni. See on okkaline tee ja mitte kõik organisatsioonid ei saa sellega hakkama.

See tee nõuab muutuste juhilt mitte ainult teadmisi ja visadust, vaid ka tõsiseid haldusressursse ja kulusid. Õnneks on olemas valmis tavade komplektid, mis muudavad organisatsiooni Agile muutmise lihtsaks. Need komplektid hõlmavad Scrumi raamistikku, Kanbani meetodit ja paljusid teisi – Crystal, LeSS, SAFe, Nexus.

Scrum

1986. aastal loodud agiilset raamistikku peetakse Agile'i perekonna kõige struktureeritumaks. 1986. aastal loodud see ühendab endas klassikalise protsessi elemendid ja ideed agiilsest lähenemisest projektijuhtimisele. Tulemuseks on paindlikkuse ja struktuuri väga tasakaalustatud kombinatsioon.

Järgides Agile’i ettekirjutusi, jagab Scrum projekti osadeks, mida Klient saab kohe väärtuse saamiseks kasutada, mida nimetatakse tootemahtudeks. Ja hoolimata asjaolust, et “toote mahajäämus” on üsna täpne tõlge ja seda kasutatakse erialakirjanduses, kasutatakse vene praktikas kõige sagedamini lihtsalt “mahajäämust”. Seejärel seab need osad prioriteediks Tooteomanik – Kliendi esindaja meeskonnas. Kõige olulisemad "tükid" valitakse esimesena Sprintis täitmiseks - nn iteratsioonid Scrumis, mis kestavad 2 kuni 4 nädalat. Sprindi lõpus esitatakse Kliendile töötav tootekasv – olulisemad "tükid", mida saab juba kasutada. Näiteks sait, millel on osa funktsioonidest, või programm, mis juba töötab, kuigi osaliselt. Pärast seda jätkab projektimeeskond järgmisele sprindile. Sprindi kestus on fikseeritud, kuid meeskond valib selle projekti alguses iseseisvalt, lähtudes projektist ja enda sooritusest.

Veendumaks projekti vastavuses Tellija nõudmistele, mis kipuvad ajas muutuma, hinnatakse enne iga Sprindi algust veel lõpetamata projekti maht ja tehakse selles muudatused. Sellesse protsessi on kaasatud kõik – projektimeeskond, Scrum Master (Scrum Master, projektimeeskonna juht) ja tooteomanik. Ja selle protsessi eest vastutavad kõik.

Nagu juba mainitud, on Tooteomanik Kliendi esindaja projektis või personifitseerib kõiki tulevase projekti kliente, kui Klient ei ole kohal. Selleks peab ta põhjalikult tundma nende vajadusi ja mõtteviisi, samuti mõistma toodet ja selle valmistamise tehnoloogiat. Scrum Master on loodud selleks, et aidata projektis osalejatel paremini mõista ja aktsepteerida Scrumi praktika väärtusi, põhimõtteid ja norme. Ta on juht ja vahendaja välismaailma ja meeskonna vahel. Tema ülesanne on jälgida, et keegi ei segaks üksinda meeskonda ja saaks mugavalt ülesandeid täita. Meeskond vastutab selle eest, et sprindi lõpus oleksid kõik vajalikud ülesanded täidetud ja tarned tehtud.

Scrumi protsesside põhistruktuur koosneb 5 peamisest koosolekust: mahajäämuse järjestamine, sprindi planeerimine, igapäevased koosolekud, sprindi kokkuvõte ja sprindi tagasivaade.

Paljudele võib Scrum tunduda raskesti rakendatav – uus protsess, uued rollid, palju delegeerimist ja täiesti uus organisatsiooniline struktuur. Kuid see on paindlik, kuid struktureeritud lähenemine projekti elluviimisele, mis erinevalt Agile'i ebamäärastest ja üldistest põhimõtetest ei lase asjadel valesti minna.

TugevusedScrum

Scrum oli mõeldud projektide jaoks, mis nõuavad "kiiret võitu" kombineerituna muutuste sallivusega. Lisaks sobib see raamistik olukordadeks, kus kõigil meeskonnaliikmetel ei ole piisavalt kogemusi selles valdkonnas, kus projekti ellu viiakse – pidev meeskonnaliikmete omavaheline suhtlus võimaldab mõne töötaja kogemuse või kvalifikatsiooni puudumist kolleegide info ja abi tõttu. .

Interneti-telekanal Netflix on suurepärane näide tulemuste kiirest pakkumisest. Ressursi veebisaiti uuendatakse iga kahe nädala tagant tänu Scrumile, mis mitte ainult ei võimalda suurel kiirusel töötada, vaid kogub ka kasutajakogemust ja võimaldab tuvastada klientide jaoks kõige olulisemat.

Iga iteratsiooni ajal lisavad ja testivad arendajad saidi uusi funktsioone ning eemaldavad need, mida kliendid ei kasutanud. Netflixi meeskonna sõnul on Scrumi peamine eelis see, et see võimaldab teil "kiiresti ebaõnnestuda". Pika ja kuluka suurema väljaande asemel on Scrumi kahenädalased tarned väikesed. Neid on lihtne jälgida ja kui midagi läheb valesti, parandage see kiiresti.

Nõrgad küljedScrum

Scrum on projektimeeskonna suhtes väga nõudlik. See peaks olema väike (5-9 inimest) ja funktsionaalne – see tähendab, et meeskonnaliikmetel peaks olema rohkem kui üks projekti elluviimiseks vajalik kompetents. Näiteks peavad tarkvaraarendajal olema teadmised testimisest ja äriteadmistest. Seda tehakse selleks, et osa meeskonnast ei jääks projekti erinevatel etappidel "tühikäigule", samuti selleks, et töötajad saaksid üksteist aidata ja asendada.

Lisaks peavad meeskonnaliikmed olema "meeskonnamängijad", võtma aktiivselt vastutust ja suutma end organiseerida. Nii küpse meeskonna leidmine on väga raske!

Scrum ei sobi kõikidele meeskondadele ja organisatsioonidele ka seetõttu, et pakutud protsess ei pruugi sobida konkreetse toote – näiteks tööstusmasina või hoone ehitamiseks – arendamiseks.

Lahja

Agile ütleb meile, mida jagada väikesteks hallatavateks tööpakettideks, kuid see ei ütle midagi selle kohta, kuidas selle paketi arendamist juhtida. Scrum pakub meile oma protsesse ja protseduure. Lean omakorda lisab Agile'i põhimõtetele töövoo skeemi, nii et iga iteratsioon viiakse läbi sama kvaliteediga.

Leanis, nagu ka Scrumis, on töö jaotatud väikesteks tarnepakettideks, mida rakendatakse eraldi ja iseseisvalt. Kuid Leanis on iga tarnepaketi arendamiseks töövoog, mille sammud on sarnased Apollo projekti jaoks loodud sammudega. Nagu klassikalises projektijuhtimises, võivad need olla planeerimise, arendamise, tootmise, testimise ja tarnimise etapid – või mis tahes muud etapid, mis on vajalikud projektide kvalitatiivseks elluviimiseks.

Lean etapid ja nende paindlikkus võimaldavad teil olla kindel, et iga projekti osa viiakse ellu vastavalt vajadusele. Leanil pole selgeid etapipiire, nagu Scrumil Sprinti piiridega. Lisaks võimaldab Lean erinevalt klassikalisest projektijuhtimisest erinevatel etappidel paralleelselt täita mitmeid ülesandeid, mis suurendab paindlikkust ja suurendab projekti teostamise kiirust.

Nagu Agile, on ka Lean pigem kontseptsioon, mõtteviis kui midagi kivisse raiutud. Leani ideid kasutades saad iseseisvalt luua Sinu nõuetele vastava süsteemi projektijuhtimises.

TugevusedLahja

Kui teile meeldivad Agiilsed ideed, kuid projekt nõuab väga sujuvat kvaliteeti ja täpset teostust, pakub Lean nende nõuete täitmiseks tööriistakomplekti. Lean ühendab paindlikkuse ja struktuuri nagu Scrum, kuid veidi erineval viisil.

Nõrgad küljedLahja

Mitte iga projekti osa ei nõua sama üksikasjalikku ja põhjalikku uurimist ja tähelepanu. Kuid Lean eeldab täpselt sellist lähenemist igale ülesandele ja etapile. See on Leani kasutamise peamine puudus suurte ja heterogeensete projektide puhul.

Samuti ei paku Lean erinevalt Scrumist selget töövoogu projekti “tükkide” elluviimiseks, mis aitab kaasa projekti ajajoone venitamisele. Selle probleemi saab lahendada tõhusa juhtimise ja selge suhtlusega ̶ peamine, mida meeles pidada, on see.

Kanban

Lean näeb iseenesest veidi abstraktne välja, kuid koos Kanbaniga on seda palju lihtsam kasutada oma projektihaldussüsteemi loomiseks. Toyota inseneri Taiichi Ono 1953. aastal loodud Kanban on väga sarnane tööstuslikule tootmisele. Selle protsessi sissepääsu juures siseneb metallitükk ja väljapääsu juures saadakse valmis osa. Ka Kanbanis liigub toote juurdekasv etapist etappi edasi ning lõpuks saadakse kätte tarnevalmis kaup.

Lisaks sai Kanbani looja inspiratsiooni supermarketitest, nimelt nende põhimõttest – "hoia riiulitel ainult seda, mida klient vajab." Seetõttu võimaldab Kanban jätta ülesande ühte etappi lõpetamata, kui selle prioriteet on muutunud ja on muid kiireloomulisi ülesandeid. Redigeerimata ajaveebipostitus, riputamine ilma avaldamiskuupäevata või koodijupp funktsioonile, mis ei pruugi tootes sisalduda, on Kanbani töö puhul normaalne.

Kanban on palju vähem range kui Scrum - see ei piira spurtide aega, seal pole rolle, välja arvatud toote omanik. Kanban võimaldab isegi meeskonnaliikmel korraga tegeleda mitme ülesandega, mida Scrum ei luba. Samuti ei ole projekti seisu puudutavad koosolekud kuidagi reguleeritud – võid teha nii, nagu sulle meeldib, või ei või üldse.

Kanbaniga töötamiseks peate määratlema töövoo etapid. Kanbanis kuvatakse need veergudena ja ülesanded tähistavad spetsiaalseid kaarte. Kaart liigub etappide kaupa nagu tehase osa masinalt masinale ja igas etapis on valmidusprotsent suurem. Selle tulemusena saame kliendile tarnimiseks valmis tooteelemendi. Veergude ja kaartidega tahvel võib olla nii päris kui ka elektrooniline – isegi siin ei sea Kanban kasutajatele mingeid piiranguid.

Teie enda Kanbani süsteem võib olla nii paindlik, kui soovite, sest Kanban on paljuski Agile idee visualiseerimine. Kuid Kanbanil on 4 sammast, millel kogu süsteem toetub:

1. Kaardid: Iga ülesande jaoks luuakse individuaalne kaart, kuhu kantakse kogu ülesande kohta vajalik info. Seega on kogu vajalik info ülesande kohta alati käepärast.
2. Ülesannete arvu piirang etapis: Kaartide arv ühes etapis on rangelt reguleeritud. Tänu sellele saab kohe selgeks, kui töövoos tekib "ummikud", mis kiiresti kõrvaldatakse.
3. Pidev vool: Mahajäänud ülesanded langevad voogu prioriteetsuse järjekorras. Nii et töö ei peatu kunagi.
4. Pidev täiustamine (kaizen)kaizen)): Pideva täiustamise kontseptsioon tekkis Jaapanis 20. sajandi lõpus. Selle olemus on tootmisprotsessi pidev analüüs ja tootlikkuse tõstmise võimaluste otsimine.

TugevusedKanban

Sarnaselt Scrumiga sobib Kanban hästi üsna tihedalt ühendatud ja hea suhtlusega meeskondadele. Kuid erinevalt Scrumist pole Kanbanil rangeid tähtaegu, mis sobib hästi motiveeritud ja kogenud meeskondadele.

Kui Kanban on õigesti seadistatud ja hallatud, võib see projektimeeskonnale suurt väärtust pakkuda. Täpne meeskonna koormuse arvutamine, piirangute õige seadmine ja keskendumine pidevale täiustamisele – kõik see võimaldab Kanbanil tõsiselt ressursse kokku hoida ning tähtaegade ja eelarvesse mahtuda. Ja kõik see kombineerituna paindlikkusega.

Nõrgad küljedKanban

Tihti võib kuulda, et erinevalt Scrumist suudab Kanban töötada peaaegu iga meeskonnaga. Kuid see pole nii. Kanban sobib kõige paremini meeskondadele, mille liikmete oskused kattuvad. Nii saavad nad aidata üksteisel probleemide lahendamise raskustest üle saada. Ilma selleta pole Kanban nii tõhus kui võiks. Samuti, nagu juba mainitud, sobib Kanban paremini juhtudel, kui puuduvad ranged tähtajad. Kitsaste tähtaegade jaoks sobib paremini klassikaline lähenemine või Scrum.

6 sigmat (kuus sigmat)

Motorola on koos Toyotaga panustanud ka globaalse projektijuhtimise arendamisse. Selle ettevõtte insener Bill Smith lõi 6 Sigma kontseptsiooni 1986. aastal. See on Leani struktureeritum versioon kui Kanban, mis lisab rohkem planeerimist ressursside säästmiseks, kvaliteedi parandamiseks ning praagi ja probleemide vähendamiseks.

Projekti lõppeesmärk on klientide rahulolu toote kvaliteediga, mida on võimalik saavutada läbi pideva parendusprotsessi kõikides projekti aspektides, mis põhineb indikaatorite põhjalikul analüüsil. 6 sigma kontseptsioonis pööratakse erilist tähelepanu esilekerkivate probleemide kõrvaldamisele.

Selleks on välja pakutud 5-etapiline protsess, mida tuntakse DMEDI nime all:

• Definitsioon (määratleda): Esimene etapp on väga sarnane teiste projektijuhtimissüsteemide varajaste etappidega. See määrab projekti sisu, kogub infot projekti eelduste kohta, seab eesmärgid.
• Mõõtmed (mõõta): 6 Sigma on keskendunud projekti kohta kvantitatiivsete andmete kogumisele ja analüüsile. Selles etapis tehakse kindlaks, millised näitajad määravad projekti edukuse ning milliseid andmeid on vaja koguda ja analüüsida.
• Uuring (Uurige): Uurimisetapis otsustab projektijuht, kuidas meeskond suudab saavutada oma eesmärgid ja täita kõik nõuded õigeaegselt ja eelarve piires. Selles etapis on väga oluline projektijuhi ebastandardne mõtlemine tekkinud probleemide lahendamisel.
• Areng (Arendage): Praeguses etapis viiakse ellu eelmistes etappides tehtud plaane ja otsuseid. Oluline on mõista, et selles etapis on vaja detailplaneeringut, mis kirjeldab kõiki eesmärkide saavutamiseks vajalikke tegevusi. Selles etapis mõõdetakse ka projekti edenemist.
• Kontroll (Kontroll): 6 Sigma metoodika oluline verstapost. Selle peamine eesmärk on projekti elluviimise protsesside pikaajaline täiustamine. See etapp nõuab saadud õppetundide hoolikat dokumenteerimist, kogutud andmete analüüsi ja omandatud teadmiste rakendamist nii projektides kui kogu ettevõttes tervikuna.

6 Sigma on väga sarnane Kanbaniga, ainult ülesannete elluviimise kindlaksmääratud etappidega - planeerimine, eesmärkide seadmine ja kvaliteedi testimine. Suure tõenäosusega tuleb 6 Sigmaga meeskonnakohtumisi oluliselt rohkem kui Kanbaniga, kuid projekti elluviimise protsess on struktureeritum ja meeskonnal on keerulisem eksida. Ja nagu Kanban, on ka 6 Sigmat suhteliselt lihtne kohandada konkreetse ettevõtte või meeskonna vajadustega. Rangeks nõudeks on vaid projektinäitajate põhjalik mõõtmine ja kontroll teostamise etappides – ilma selleta pole projekti elluviimise protsesside pidev pikaajaline täiustamine võimatu.

6 Sigma tugevused

Six Sigma annab selge kava projekti rakendamiseks ja protsesside pidevaks täiustamiseks. Eesmärke määratledes, neid hoolikalt analüüsides ja üle vaadates saate kvantitatiivseid andmeid projekti sügavamaks mõistmiseks ja paremate otsuste tegemiseks. Kuigi andmete kogumine, analüüs ja õppimine võib võtta veidi aega, parandab ja ühtlustab see projekti elluviimise protsesse ning säästab seeläbi ressursse tulevikus.

6 sigma sobib keeruliste projektide jaoks, kus on palju uusi ja keerulisi toiminguid. Selline lähenemine võimaldab ellu viia projekti elemente, õppida vigadest ja parandada kvaliteeti tulevikus.

6 Sigma nõrkused

6 Sigma probleem seisneb selles, et kuigi peamiseks deklareeritud eesmärgiks on kulude vähendamine ja efektiivsuse tõstmine, tuleb sageli esile klientide rahulolu. Arvestades mõningaid erinevusi eesmärkides projekti eri etappides, on tavaline, et meeskonnad satuvad prioriteetide osas segadusse ja selle vältimine pole lihtne.

Lisaks on 6 Sigma peamine juhtmotiiv: "Alati saab kõike veelgi paremaks muuta." See võib demotiveerida töötajaid, kes ei tunne tehtud tööga rahulolu. Lisaks, kui projekt on ühekordne ja ettevõte ei plaani tulevikus sarnaseid projekte ellu viia, võivad kõik analüüsi- ja õppimiskulud olla asjata.

PRINTS2

NASA ei ole ainus valitsusorganisatsioon, mis on projektijuhtimise arendamisse panustanud. Briti valitsus on pikka aega hinnanud projektijuhtimise tõhusust ja 1989. aastal loodi Briti metoodika PRINCE2. Nimi pärineb akronüümist " PR objektid IN C kontrollitud E keskkonna versioon 2 ”, mis tõlkes tähendab "Projektid kontrollitud keskkonnas, versioon 2". Erinevalt agiilsetest meetoditest ei kasuta PRINCE2 projekti iteratiivset lähenemist. Võrreldes teiste toodetega võib PRINCE2 võrrelda klassikalise projektijuhtimise lähenemisviisi hübriidiga, mis keskendub kvaliteedile alates 6 sigmast.

PRINCE2 metoodika, erinevalt näiteks PMBOK teadmistepagasist, ei sisalda:

• Projektijuhtimise eriaspektid, näiteks tööstus;
• Spetsiifilised tavad ja projektijuhtimise tööriistad, nagu Gantti diagramm, WBS jne.

PRINCE2 keskendub projektijuhtimise aspektidele, mis on väljendatud 7 põhimõttes, 7 protsessis ja 7 projekti teemas.

• 7 põhimõtet määratlevad üldreeglid projektide juhtimiseks vastavalt PRINCE2-le, määratlevad metoodika alused;
• 7 protsessid määratlevad sammud projektitsüklis liikumiseks;
• 7 teemat on aspektid, mida projekti edu saavutamiseks jälgitakse.

Projekti alguses palub PRINCE2 meil määratleda projekti kolm peamist aspekti:

• Äriaspekt (kas see projekt toob kasu?)
• Tarbija aspekt (millist toodet on vaja, mida me teeme?)
• Ressursi aspekt (kas meil on eesmärgi saavutamiseks piisavalt?)

PRINCE2-l on selgemini määratletud projektimeeskonna struktuur kui enamikul projektijuhtimismeetoditel. Selle põhjuseks on asjaolu, et PRINCE2 on keskendunud suuremahulistele valitsusprojektidele ja suurtele organisatsioonidele.

PRINCE2 järgi on igal meeskonnaliikmel eriline roll kõigis 7 protsessis:

• Projekti algus (Starting ülesa projekt): Selle protsessi käigus määratakse projektijuht ja määratakse kindlaks toote üldised jõudlusnõuded. Projektijuht, kelle peamine vastutus on detailidele tähelepanu pööramine, annab aru projekti juhtkomiteele, kes vastutab projekti üldise suuna eest. Juhtkomitee hoiab projekti õigel teel ja vastutab täielikult projekti õnnestumise eest.
• Projekti algataminea projekt): Selle protsessi käigus koostab projektijuht "Projekti algatamise dokumendi", mis sisaldab projekti etapiviisilist plaani. Etapid võivad kesta erineva aja, kuid nagu klassikalises lähenemises, järgnevad need rangelt üksteise järel.
• Projektijuhtimine (Directing a projekt): See protsess võimaldab juhtkomiteel võtta projekti edukuse eest üldise vastutuse, takerdumata projektijuhi pädevusse kuuluvatesse üksikasjadesse.
• Lava juhtimine (Controlmolva a etapp): Projekti elluviimise käigus tehakse ka ideaalsetes tingimustes teatud muudatusi. Stage Control protsess rakendab üht PRINCE2 põhimõtet – eranditega juhtimise põhimõtet. Projektijuhi kohustus on jälgida etapi teostamise käigus kõrvalekaldeid projekti kavandatud parameetritest aja, mahu, eelarve jms osas. Kui need kõrvalekalded ületavad juhtkomitee poolt projektijuhile antud volitusi (s. PRINCE2 terminoloogia – tolerantsid), on projektijuht kohustatud teavitama juhtkomiteed ja pakkuma välja, kuidas olukorrast välja tulla.
• Toote loomise juhtimine (Haldamine Toode kohaletoimetamine): Toote loomise haldusprotsess on projektijuhi ja meeskonnajuhi vaheline suhtlus ühe projektitoote loomiseks. Projektijuhi kohustuste hulka selles protsessis kuulub toote loomise volituste delegeerimine meeskonnajuhile ja loodud toote aktsepteerimine.
• Lavapiiride haldamine (managing a etapp piiri): Selle protsessi käigus annab projektijuht juhtkomiteele kogu vajaliku teabe, et hinnata läbitud etapi tulemusi ja otsustada järgmisse etappi ülemineku üle.
• Projekti lõpuleviimine (sulgeminea projekt): Üks PRINCE2 erinevusi seisneb selles, et projekti lõpetamise protsessi ei eraldata eraldi etapiks või etapiks, nagu klassikalises lähenemises, vaid see viiakse läbi toote loomise viimase etapi osana. Protsessi eesmärk on kinnitada, et projektitoode on vastu võetud või et projekt ei suuda enam midagi kasulikku pakkuda.

PRINCE2 saab kohandada igas suuruses ja mis tahes teemavaldkonna projektidele. Metoodika pakub konkreetseid soovitusi projekti elutsükli, eeskuju ja nõutavate dokumentide komplekti muutmiseks vastavalt projekti vajadustele.

PRINCE2 tugevused

• Kohanemisvõime organisatsiooni omadustega;
• Rollide ja vastutuse jaotuse selge kirjelduse olemasolu;
• Rõhk projektitoodetele;
• Teatud juhtimistasandid;
• Keskenduge majanduslikule teostatavusele;
• Projektitöö järjekord;
• Rõhk kogemuste jäädvustamisel ja pideval täiustamisel.

PRINCE2 nõrkused

• Tööstustavade puudumine;
• Konkreetsete tööriistade puudumine projektis töötamiseks.

Parim projektijuhtimissüsteem ... teile!

Projektijuhtimine on teadus, kuid teadus pole kõige täpsem. Selles vallas pole vankumatuid aluseid ja universaalseid lahendusi. Kui teil õnnestub leida teie projekti jaoks ideaalne meetod, pidage end väga õnnelikuks, sest enamik vähem õnnelikke juhte peavad pingutama, et luua ja kohandada oma projektijuhtimissüsteeme. Need süsteemid võivad koosneda olemasolevate süsteemide elementidest või luua isegi täiesti nullist, nagu Apollo missiooni puhul. Peaasi, et kasutaksite midagi, mis annab teile teatud struktuuri ja võimaldab teil meeles pidada, mis on teie projekti jaoks oluline.

Projektijuhtimissüsteem on tööriistade kogum, mis tagab projektijuhtimise ja nende tõhusa rakendamise. Reeglina on need erinevad automatiseeritud programmid.

Juhtsüsteemide kasutamise eesmärgid ja eesmärgid

Mõelge juhtimissüsteemide kasutamise peamistele eesmärkidele:

• Töötajate efektiivsuse tõstmine projekti raames.
• Juhipoolse juhtimise efektiivsuse tõstmine.
• Üldise juhtimise tõhususe suurendamine: projekti õigeaegne elluviimine, kaasnevate kulude minimeerimine.

Juhtsüsteemidele seatud põhiülesanded:

• Tööriistade kujundamine ülesannete täitmise planeerimiseks ja kontrollimiseks.
• Platvormi moodustamine, mille kaudu töötajad saavad ligipääsu nii projektiga töötamiseks vajalikule infole kui ka tööriistadele jooksvate probleemide lahendamiseks.
• Võimalus kontrollida töötaja töökoormust, et teha otsus tema lisatööle kaasamise kohta.
• Koormuse tõhusa ümberjaotamise tagamine.
• Tööriista loomine rutiinsete ülesannete täitmise automatiseerimiseks.
• Kõigi praeguste projektide oleku "läbipaistvus".
• Võimalus jälgida muutusi.
• Kontroll projektide ajastamise üle.
• Kontroll teostatud projektide vastavuse üle ettevõtte eesmärkidele.

SULLE TEADMISEKS! Ilmselgelt on juhtimissüsteemid olulised nii aktuaalsete probleemide lahendamise kui ka ettevõtte strateegia seisukohalt. Need on asendamatud, kui ettevõttel on korraga käsil mitu projekti. Kui ühte projekti saab täielikult juhtida ilma automatiseerimiseta, siis paljude ülesannete puhul on see lahendamatu ülesanne.

TÄHTIS! Erinevad tööstusharud hõlmavad oma spetsiifikaga juhtimissüsteemide kasutamist. Näiteks ehituse, investeeringute, innovatsiooni, organisatsiooniliste projektide jaoks on vaja spetsiaalseid süsteeme.

Projektijuhtimissüsteemide eelised ja puudused

Nende rakendamise põhjendamiseks on vaja teadmisi kontrollisüsteemide eelistest. Kuid nende kasutamisel tuleb silmas pidada ka võimalikke "nõrkasid" külgi.

Eelised

Juhtimissüsteeme kasutatakse enamikus suurtes organisatsioonides. Seda seletatakse järgmiste eelistega:

1. Hõlbustada selliste projektide jälgimist, mis ei ühti organisatsiooni strateegiaga. See vähendab ettevõtte kulusid.
2. Ressursikasutuse efektiivsuse tõstmine. Tõhusust suurendab ressursside õige jaotamine.
3. Ülekulu ennetamine. Seda pakutakse kõigi kulude kontrolli all. Plaani omamine mõjutab soodsalt ka kulutusi.
4. Madala kvaliteediga projektide arvu vähendamine. Saavutatud tähtaegade, jooksvate ülesannete kontrolliga. Juht saab võimaluse jälgida ülesannete kvaliteeti.
5. Hoiab kokku juhi aega. Juht ei tohi tegeleda rutiinse tööga (info kogumine, aruannete koostamine) käsitsi.
6. Suhtlemine projektis osalejatega reaalajas. Kui töötajal on konkreetne probleem, võib ta kohe ühendust võtta teise töötajaga.
7. Dokumendihalduse hõlbustamine. Süsteemil on dokumendihaldusfunktsioon. See võimaldab teil teavet koheselt redigeerida, värskendada.
8. Hõlbustada riskide ja prognooside juhtimist. Süsteemid aitavad riske õigeaegselt tuvastada, koostada prognoose projekti lõpuleviimise edukuse kohta.

Juhtimissüsteeme on äärmiselt lihtne kasutada. Seda lihtsust on vaja selleks, et iga töötaja saaks hõlpsasti süsteemi toimimisest aru. Eriväljaõpe pole vajalik.

Juhtimissüsteemide puudused

Kontrollisüsteemide rakendamisel tuleks arvesse võtta järgmisi puudusi:

1. Madala efektiivsusega juhtimisprogrammide kõrge hind. Kontrollsüsteemide omandamine tähendab ettevõtte tulude kasvu. Sellest tulenev kasum ei tasu aga mõnel juhul kulusid ära. Tuleb meeles pidada, et peate kulutama raha mitte ainult programmi enda, vaid ka selle regulaarsete värskenduste ja individuaalsete täiustuste jaoks.
2. Lihtprojektide keeruliseks muutmise oht. Lihtprojektide hooldamisel ei ole juhtimissüsteemi kasutamine vajalik. Pealegi on see isegi ebasoovitav, kuna lihtne ülesanne võib muutuda keerulisemaks.
3. Kulutab palju aega plaanide tegemisele. Juht ja töötajad peavad kulutama palju aega staatuste seadmisele, prioriteetsete ülesannete muutmisele, teabe uuendamisele. Mõnikord on sellise töö taga "kadunud" tõelised teod.

Kõik need puudused on suhtelised. Süsteemi õige valiku ja kasutamise korral neutraliseeritakse kõik puudused.

Juhtimissüsteemi korrektne rakendamine

Juhtimissüsteemi juurutamine on eraldi projekt, mille jaoks on vaja plaani. Selle võib jagada järgmisteks etappideks:

1. Projekti algatamine. Selles etapis määratakse rakendamiseks projektijuht ja moodustatakse töörühm. Koostamisel on tegevuskava. See näitab, millistes osakondades süsteemi rakendatakse, millised funktsioonid selles sisalduvad.
2. Tulemuste saamine. Pärast projekti elluviimist peaksite kohe sellega töötama hakkama. Kiired positiivsed tulemused aitavad juhti veenda, et süsteemi juurutamine oli õige otsus.
3. Töö pilootprojekti kallal. Selle etapi põhiülesanded: ühtse projektide registri moodustamine, seotud dokumentatsiooni säilitamine, töövoo automatiseerimine.

Juhtimissüsteem on üsna lihtne ega vaja seetõttu täiendavate koolituste korraldamist.

Projektijuhtimissüsteem valitakse otseselt proportsionaalselt organisatsiooni spetsiifiliste vajadustega. Peaksite kindlaks määrama süsteemi funktsioonid ja tööriistad, mida kindlasti vaja läheb. Alles siis saate programmi osta. Valitud süsteem peaks pakkuma lahendust järgmistele ülesannetele:

• Põhifunktsioonide rakendamine. Võimalus seda järk-järgult parandada.
• Kõigi põhiprotsesside kiire käivitamine. Eeldatav käivitamise aeg on 1-2 nädalat.
• Kasutuslihtsus, süsteemiga töötamise õppimise lihtsus.
• Kasutajasõbralik liides.

Süsteem peaks olema piisavalt paindlik: suutma ümber seadistada, kohandada, täiustada vastavalt hetkeülesannetele.

Ülevaade populaarsematest projektijuhtimissüsteemidest

Seal on palju SUP-e. Need võivad olla põhilised või professionaalsed. Mõelge kõige populaarsematele süsteemidele:

1. Kirjutage. Funktsionaalsus: ülesannete grupeerimine projektide kaupa, kontroll täitmise üle. Peamine pluss on professionaalne funktsionaalsus, mis tagab koostöö mugavuse. Lisad: meeldetuletused, ülesande täitmise tähtaegade seadmine.
2. Megaplaan. Kasutatakse väikestes ja keskmistes organisatsioonides. Mugav kaugtööks. Funktsionaalsus: tegumihaldur, arveldamine, tehingute kontroll, kohalik post.
3. Basecamp. Erineb tõhususe ja lihtsuse poolest. Funktsionaalsus: profiilid, kalender, ülesanded. Pakub kaugjuurdepääsu. Seda saavad kasutada mitte ainult töötajad, vaid ka ettevõtte kliendid.
4. tööosa. Funktsionaalsus: aja jälgimine, sildid, failisalvestus, tegumihaldur, tarkvara.
5. asana. Mobiilne juurdepääs. Võimalus integreerida e-postiga.

Põhisüsteemide hulgas on mõttekas märkida MS Project (arendaja - Microsoft). Põhilistel EMS-idel on reeglina standardsete funktsioonide komplekt.