Предоставление отпуска на период сессии. Предоставление учебного отпуска сотруднику за счет работодателя. Как производится расчет среднего заработка за время учебного отпуска

Согласно положениям Трудового кодекса РФ, правом на такую привилегию наделены не все учащиеся работники, а только:

• получающие первое образование;
• учащиеся в заведениях с государственной аккредитацией;
• имеющие успехи в учебе.

Каждую сессию студенту полагается отпуск с сохранением заработка.

Для этого он должен предоставить следующие документы:

• студенческий билет;
• справка-вызов из института (ст. 137 ТК);
• документ, подтверждающий госаккредитацию учебного заведения;

Документы предоставляются директору фирмы. Такой отпуск, как и стандартный плановый, должен быть оплачен до его начала .

Кому не предоставят?

Оказывается, и такие случаи есть:

• если человек получает второе (также последующие) высшее образование;
• не имеющим успехов в учебе (ст. 177 ТК);
• образование проходит в коммерческом вузе без аккредитации;
• гражданин трудится по совместительству.

СПРАВКА. Отдельный вопрос — что считать успешной учебой? Только пятерки? Без троек? Ответа на этот вопрос Трудовой кодекс не предоставляет. Большинство компаний понимает этот пункт следующим образом: у студента отсутствуют задолженности по учебе.

Сколько будет длиться учебный отпуск — зависит от многих обстоятельств (ст. 173 , , 176 ТК РФ). Следует помнить, однако, что и здесь есть ограничительные рамки — так например для студентов первого и второго курса заочного отделения максимум составляет сорок дней на сессию. Итак, теперь давайте перейдём в главному вопросу: «Как оплачивается отпуск учебный?».

Кто ответственен за оплату?

Оплачивается ли учебный отпуск при заочном обучении? Да, но всё зависит от конкретного случая, о каждом из которых вы можете узнать ниже.

Как оплачивается учебный отпуск заочникам?

Все зависит от того, какое образование получает человек, где он учится.

Если это первое высшее и он предоставил работодателю соответствующие документы — оплата отпуска учебного происходит как и положено, организацией, где трудится обучающийся.

В остальных случаях работающий студент обычно договаривается с работодателем об отпуске «за свой счет» то есть или попробовать взять . И тут уж все зависит от того, какие у него сложились отношения с руководством фирмы.

Обязан ли или должен ли работодатель оплачивать учебный отпуск? Предприниматель вовсе не обязан удовлетворять просьбы об административном отпуске, причем даже самым заслуженным гражданам.

Достаточно ему весомо сказать, что в отсутствие этого работника бизнес понесет убытки — и все. Наказания для несговорчивых работодателей закон не предусматривает никакого.

В подавляющем большинстве случаев, если работник успешно справляется со своими обязанностями по работе, директорат идет ему навстречу и предоставляет неделю-другую для сдачи экзаменов. Но случается всякое, нередко сотруднику ничего не остается, кроме как увольняться.

Так именно по этой причине обучающиеся граждане еще на стадии собеседования проясняют вопрос насчет отпуска на сессию. С другими отпусками учебный совпадать не может. При этом следует помнить, что даже студент не может быть лишен права на плановый ежегодный оплачиваемый отдых.

Как рассчитывается?

Данный вопрос имеет множество формулировок и вот некоторые из них: «Как рассчитать учебный отпуск заочникам?», «Как оплачивается ученический отпуск заочникам?».

Оплачивается такой отгул по тому же принципу, что и ежегодный плановый. А именно — отталкиваясь от среднего дохода, который по общему правилу высчитывается за год .

Вспомним, как именно это делается. Для начала нужно рассчитать среднедневной доход. В формуле он будет обозначаться S:

• S = Z/(12*29,3);
• Z — средний доход;
• 12 — количество месяцев;
• 29,3 — установленное государством среднее число дней в месяце.

Теперь, когда мы знаем среднедневной доход (S), мы сможем подсчитать отпускные, которые будут выданы студенту. Они будут обозначены О:

• О= S * количество дней отпуска.

До того, как выдать отпускные, предприниматель удержит из получившейся суммы НДФЛ .

Обязанность организации оплачивать учебный отпуск

Может ли работодатель не оплачивать учебный отпуск? Нет, обязанность предприятия, если сотрудник оформлен по правилам трудового законодательства (напомним, что для трудящихся эти нормы не действуют), а также:

• получает первое образование или учится в вечерней школе;
• это его основное место работы (ст. 287 ТК);
• студент успешно справляется с учебной нагрузкой (не имеет «хвостов» . Иными словами, одно дело речь идет о сессии. Но если вдруг в середине осени кадр с повинной головой приходит к директору и просит пару дней для сдачи задолженности — иначе отчисление — речь может идти только о днях за свой счет);
• учебное заведение имеет гос.аккредитацию.

Что делать если работодатель отказывается оплачивать?

Во-первых — сначала ответить себе на вопрос, точно ли работник имеет на него право. А то может быть и отношения с фирмой скреплены вовсе не трудовым договором, а гражданско-правовым — то есть в данном случае мы имеем возмездное оказание услуг, о каком отпуске может идти речь?

Во-вторых если работник был ранее отчислен и теперь получает образование в другом вузе, это также не обязывает предпринимателя платить из своего кармана за его учебу -иначе как по решению суда.

Если же ситуация полностью прозрачная и лишена двусмысленности, следует сначала попросить аудиенции у вышестоящего лица и поговорить, с намеком на то, что права свои сотрудник знает и если что — готов к их защите .

Во-вторых, можно обратиться с жалобой в комиссию по трудовым спорам, прокуратуру или суд (если такие нарушения систематические и обращение в инспекцию по труду ничего не дало).

Но все это потом.

А что делать сначала, если даже не пускают?

Для начала перед работником стоит дилемма: подчиниться и потерять, возможно, университет или же проявить характер и быть выставленным за порог за прогулы?

Подобное вполне возможно — если просто взять и не пойти на работу. Правда, если речь идет об обычном плановом отдыхе, то невыход не будет считаться прогулом, даже если сатрап отказывает соблюдать . Но в том-то и дело, что согласно законодательству, учебные отгулы в не вносятся.

Потому можно попробовать сделать так: работник адресует боссу уведомление о грядущем невыходе на работу со ссылкой на законодательство и объяснением причин . Причем нужно удостовериться, что глава компании его принял — это особенно важно!

В дальнейшем эта бумага сыграет свою роль в судебном разбирательстве. Так можно сохранить не только рабочее место, но и зарплату и возможно даже повысить свой авторитет в глазах коллектива и самого работодателя.

СОВЕТ! Если же суд неизбежен, то ни в коем случае нельзя браться за дело в одиночку, без посредства опытного адвоката, специализирующегося на трудовом праве.

Во-первых, обыватель редко в курсе всех нюансов и возможных лазеек в законе — а на стороне предпринимателя будет выступать маститый юрист и, вероятно, не один.

Исковое заявление подается в суд общей юрисдикции по месту нахождения организации в количестве экземпляров исходя из числа участников разбора. К нему нужно будет приложит следующие бумаги:

• общегражданский паспорт;
• учебные документы;
• отказ начальства в оплате и/или предоставлении;
• переписку с боссом;
• чек госпошлины.

Ответственность работодателя за непредставление отдыха

Если же будет установлено, что права гражданина нарушены, контролирующий орган выдаст предписание удовлетворить требование в предоставлении отпуска — это во-первых. Во-вторых, если предприниматель не образумится, это грозит ему ответственностью по статье 5.27 КоАП и штрафом — до пятидесяти тысяч рублей .

Разумеется, лучше всего — жить мирно, в том числе и с теми, кто предоставляет рабочее место. Но в случае необходимости лучше всего сначала проконсультироваться с опытным юристом по трудовым спорам — он подскажет, как лучше поступить в конкретной данной ситуации — с его помощью можно решить вопрос даже без судебного разбирательства.

С приближением сессии студенты, занятые трудовой деятельностью, наверняка озадачат своего работодателя вопросом об оформлении и оплате ученического (учебного) отпуска согласно Трудовому кодексу. Поможем разобраться с этой ситуацией на основе статей 173-177 этого документа.

Кому предоставлять отпуск на время сессии

Кто может претендовать на учебный отпуск? Если гражданин уже работает, это никоим образом не препятствует тому, чтобы он получил еще одно образование. Многие одновременно работают и учатся, стремясь овладеть новыми знаниями. Но ученический отпуск просто необходим, когда приближается очередная сессия. Есть ли какие-то сложности при его предоставлении?

По правилам отпуск должна давать лишь та компания, которая для работника – основное место деятельности. А если это только подработка, то он может рассчитывать исключительно на отпуск за свой счет.

Законодательство указывает, что совершенно исключено совмещение нескольких видов отпусков. Характерный пример: если сотрудница находится в декрете и ухаживает за младенцем, чтобы получить ученический отпуск на период прохождения экзаменов, она должна приостановить отпуск по своему материнству.

Работодатель решает по своему желанию, присоединять ли учебный отпуск к основному. И если работник пользуется ученическим отпуском, то он имеет полное право и на положенный ежегодный отдых. А в случае, если у них одинаковые даты, ежегодный следует предоставить позже.

Когда сотрудник получает образование в нескольких местах, то отпуск он может брать только по одному из них. Выбор, в каком именно, – за ним.

Работник, претендующий на ученический отпуск, должен ознакомиться со справкой, которую ему предварительно выдает образовательное заведение, в котором он намерен получать знания. В ней должно быть расписано, имеет ли учебное заведение государственную аккредитацию. Если да, то гражданин имеет полное право на отпуск. В противном случае, надо сверяться с заключенным при устройстве на работу трудовым соглашением: прописано ли в нем, что начальство обязано предоставлять отпуск в связи с грядущей сессией и т. п. В большинстве случаев такая возможность есть.

Отпуск однозначно предоставляется, если подчиненный проходит обучение в одном из перечисленных заведений: техникуме, колледже, вузе, учреждении общего образования. При этом он может рассчитывать на все выплаты только в случае, если получает образование в одном из перечисленных заведений впервые.

Основания для оформления отпуска под сессию

Прежде всего, подчиненный должен принести в отдел кадров свое заявление на ученический отпуск вкупе со справкой-вызовом от учебного заведения. Причем нет четких правил, как составлять это заявление. Главное – просто внятно указать, зачем нужен отпуск. Например, для подготовки к сессии, поездок на консультации с преподавателями, а также непосредственной сдачи экзаменов.

Справу-вызов оформляет и выдает учебное заведение. Ее первую составляющую – еще перед испытаниями учащегося, вторую – после их окончания. Сотрудник сдает их в бухгалтерию компании, где работает соискатель.

Таким образом, первую часть справки сотрудник подается вкупе с заявлением, а вторую – пересылает после завершения сессии. И если вторая составляющая отсутствует, это не повод отказывать в отпуске.

Как оформлять учебный отпуск: пошаговая инструкция

Шаг 1.

Получите от работника:

• заявление о предоставлении учебного отпуска;
• справку-вызов, выданную образовательной организацией по утвержденной форме (ст. 177 ТК РФ).

Шаг 2.

Издайте приказ о предоставлении учебного отпуска (Т-6), в разделе “Б” укажите:

• вид отпуска – например, “дополнительный оплачиваемый отпуск с сохранением среднего заработка (учебный)”;
• количество оплачиваемых дней отпуска;
• общее количество дней отпуска;
• даты его начала и окончания.

Шаг 3.

В табеле учета рабочего времени (Т-12 или Т-13) дни учебного отпуска обозначьте как:

• оплачиваемый отпуск – буквенным кодом “У” или цифровым кодом “11”;
• неоплачиваемый отпуск – буквенным кодом “УД” или цифровым кодом “13”.

Шаг 4.

Сделайте отметку об учебном отпуске в разд. VIII личной карточки работника.

Когда оплачивать отпуск

В тех случаях, когда гражданин может доказать, что получает дополнительное образование, предприятие, в котором происходит его главная трудовая деятельность, должно обеспечить ему отпуск для прохождения испытаний. Это могут быть экзамены, диплом, сессия и т. п.

Во время учебного отпуска подчиненный получает точно такой же заработок, как и во время обычных отпускных дней. Но иногда работодатель имеет полное право во время подобного периода и не сохранять за ним зарплату. Это происходит, когда работник в рамках дневной формы обучения:

• проходит вступительные экзамены, заключительное тестирование на подготовительном отделении, промежуточную аттестацию, сдает госэкзамены, готовится к защите диплома и проводит ее (высшее образование);
• сдает вступительные экзамены, проходит промежуточную и итоговую государственную аттестацию (среднее профессиональное образование).

При прочих случаях сотрудник может рассчитывать на получение своей зарплаты во все дни отпуска.

Касаемо отпуска без зарплаты, подобный отдых в учебных целях также предусмотрен законодательством. Как следует из названия, зарплата в дни, когда подчиненный не будет появляться на рабочем месте, ему не положена. Между тем, рабочее место за ним гарантированно сохраняется.

Существует правило: выпускные выдаются за трое суток до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Но когда работник предоставляет справку-вызов только за сутки до намечающегося отпуска, бухгалтерия обязана устроить выплаты в кратчайшие сроки.

Вторую часть справки сотрудник приносит в бухгалтерию после завершения учебных испытаний. Имейте в виду: если организация пытается отстрочить выплаты до тех пор, пока не получена справка о сдаче экзаменов, – это прямое нарушение закона. Работодателя обяжут не только выплатить отпускные, но и оштрафуют.

Как оплачивать учебный отдых

В расчет дней ученического отпуска входят как праздничные, так и прочие дни. Оплата за них поступает, как и за рабочие будни.

По требованию работника есть возможность разбить такой отпуск на части. По Трудовому кодексу у работодателя нет права отзывать сотрудника из учебного отпуска.

Полностью выходят из рамок закона попытки работодателя заменить учебный отпуск выплатами эквивалентных либо любых других денежных средств. Дело в том, что этот период гарантирован сотруднику законом как время для получения образования.

Если сотрудник получает среднее образование, его основной работодатель раз в год обязан оплатить ему половину стоимости проезда к месту учебы и обратный билет. В случае если это высшее образование, то оплачивается 100% стоимости проезда в оба конца.

Нюансы, о которых лучше быть в курсе

Нет второй части справки

Во второй части статьи 137 Трудового кодекса указаны все варианты, когда определенная часть зарплаты можно не выплачивать. Там ничего не говорится о справке от учебного заведения. А это значит, что даже если работник не может предоставить е вторую часть (о сдаче экзамена), у начальства нет права вычитать средства за оплаченные дни такого отпуска.

Не сходятся даты отпуска

Когда из-за досрочной сдачи испытаний в учебном заведении даты окончания отпуска в первой и второй частях справки не совпадают, руководитель не может отыграть деньги за оплаченные дни.

Заболел во время студенческого отпуска

Если работник во время учебного отпуска заболел, ему следует получить в деканате образовательного заведения новую справку. В ней будут указаны новые даты. Отпуск продлевается согласно сведениям в больничном листе. Если студент продолжает болеть и после окончания отпуска, больничный уже выдается за счет его фирмы.

Нет успехов по учебе

Если прохождение испытаний в институте провалено либо учащийся отчислен, работодатель не имеет права удерживать денежные средства за отпуск – он обязан их выплатить.

Если не давать студенческий отпуск

Порой возникают ситуации, когда работодатель пытается юлить, не давая отпуск, даже если предоставлена справка-вызов и заявление. Какие возможны последствия?

Закон гарантирует возможность получить ученический отпуск каждому сотруднику. Поэтому, если документы на руках – руководство обязано дать такой отпуск. Практика показывает, что сотрудники, которые вопреки этому были вынуждены уволиться, впоследствии восстановлены. Кроме того, им возмещен заработок за время отсутствия.

Из всего сказанного можно сделать вывод, что ученический отпуск по закону положен каждому без исключения. И если все документы, а именно – заявление и справка – на руках у бухгалтерии, значит, отказ предоставить такой отпуск – это повод подать на компанию в суд.

Пример расчета отпуска на учебу

При­ве­дем при­мер на­чис­ле­ния от­пуск­ных по учеб­но­му от­пус­ку. Со­труд­ник ком­па­нии обу­ча­ет­ся на 1 курсе за­оч­ной формы обу­че­ния в выс­шем учеб­ном за­ве­де­нии, ко­то­рое имеет по дан­но­му на­прав­ле­нию под­го­тов­ки го­су­дар­ствен­ную ак­кре­ди­та­цию. Со­труд­ник предо­ста­вил в отдел кад­ров справ­ку-вы­зов на про­хож­де­ние сес­сии сро­ком 15 дней. За преды­ду­щие 12 ме­ся­цев за­ра­бот­ная плата со­труд­ни­ка со­ста­ви­ла 234756 руб. Бух­гал­те­рия про­из­ве­ла рас­че­ты сред­не­го за­ра­бот­ка в день за преды­ду­щие 12 ме­ся­цев: 234756 / (12 х 29,3) = 667,67 руб. По­лу­чен­ный по­ка­за­тель сред­ней суммы за­ра­бот­ной платы в день умно­жа­ет­ся на ко­ли­че­ство предо­став­лен­ных дней на учеб­ный от­пуск (15). В дан­ном слу­чае сумма от­пуск­ных по учеб­но­му от­пус­ку со­ста­вит: 667,67 х 15 = 10015,05 руб.

Проводки

Средний заработок, начисленный работнику за период учебного отпуска:

• в налоговом учете как при ОСН, так и при УСН учитывается в расходах на оплату труда (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
• облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Работникам, которые совмещают работу с обучением трудовым законодательством установлены дополнительные гарантии, в том числе право на учебный отпуск. Он предоставляется в календарных днях независимо от фактической продолжительности работы сотрудника у работодателя. Учебный отпуск предоставляется сотруднику по его письменному заявлению. Заявление на учебный отпуск пишется в произвольной форме на имя руководителя организации. К заявлению в обязательном порядке должна быть приложена справка-вызов из образовательного учреждения.

Работодатель обязан предоставить работнику учебный отпуск независимо от количества отработанного времени.
Учебный отпуск может быть как оплачиваемым, так и без сохранения среднего заработка. Какой именно отпуск полагается работнику, зависит от формы обучения, вида образовательных программ и ряда других условий.
Учебный отпуск предоставляется работникам, которые получают следующие виды образования:
— высшее образование по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, а также поступающим на обучение по указанным образовательным программам (ст. 173 ТК РФ);
— высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации (ст. 173.1 ТК РФ);
— среднее профессиональное образование, а также поступающим на обучение по данному виду образования (ст. 174 ТК РФ);
— основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).
Ученический отпуск предоставляется при соблюдении следующих условий:
— гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ).
Рассмотрим пример:
У сотрудника среднее профессиональное образование (например, окончил колледж). И вот он решил пройти обучение в колледже по другой специальности — в этом случае он не может повторно рассчитывать на предоставление ему гарантии в виде учебного отпуска.
Указанные гарантии и компенсации также могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме;
— если сотрудник совмещает работу с получением образования одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с получением образования в одной из этих организаций (по выбору работника). Об этом также говорится в ст. 177 ТК РФ.
Рассмотрим пример:
У сотрудника два места работы: постоянное и по совместительству. Работу он совмещает с получением высшего образования. В данном случае отпуск будет предоставлен сотруднику только по одному месту работы. Например, в той организации, в которой он работает постоянно. У сотрудника возник вопрос: можно ли проходить обучение и одновременно работать в организации, которая является вторым местом работы — совместительством? В данном случае сотруднику можно обратиться к работодателю организации, где он работает по совместительству, с просьбой о предоставлении ему отпуска за свой счет на период учебы.
Необходимо учитывать, что работодатель может отказать в просьбе сотруднику, сославшись на то, что данное условие не прописано в трудовом (коллективном договоре). В данном случае работодатель имеет на это право;
— образовательное учреждение, в котором проходит обучение сотрудник, должно иметь государственную аккредитацию.
Исключение: работодатель вправе предоставить сотруднику учебный отпуск, который проходит обучение в образовательном учреждении, не имеющем государственной аккредитации, при условии, если это будет прописано в трудовом (коллективном) договоре;
— учебный отпуск может быть предоставлен только на основании справки-вызова из образовательного учреждения;
— учебный отпуск предоставляется продолжительностью не выше указанной в гл. 26 ТК РФ. Исключение: работодатель может предоставить учебный отпуск и большей продолжительности при условии, что это прописано в трудовом (коллективном) договоре.

Оформление и оплата учебного отпуска

Учебный отпуск предоставляется на основании заявления сотрудника и справки-вызова. После чего издается приказ.
С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании. По мнению специалистов, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письма Роструда от 9 января 2013 г. N 2-ТЗ, от 23 января 2013 г. N ПГ/10659-6-1, от 14 февраля 2013 г. N ПГ/1487-6-1).
Требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих, поскольку в разработанной форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу. Поэтому в настоящее время в части составления документов по учету труда и его оплаты организациям все же целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Применение данных унифицированных форм в соответствии с п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.
При использовании унифицированных форм приказ на предоставление учебного отпуска оформляется по форме N Т-6. В разделе Б этой формы необходимо отразить вид отпуска в соответствии с гл. 26 ТК РФ (дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка или без сохранения заработной платы). В скобках можно привести общераспространенное название «учебный». Графа «Период работы» не заполняется, так как ТК РФ не связывает предоставление данного отпуска с периодом работы.
В разделе В указываются общее количество календарных дней и период отпуска (отпусков) с приведением конкретных дат его (их) начала и окончания.
Подписанный приказ регистрируется в журнале учета приказов о предоставлении отпуска.
Если оформляется отпуск с сохранением среднего заработка, приказ с подписью работника передается в бухгалтерию для начисления отпускных. При этом оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60): кадровой службой заполняется раздел Б в части дополнительного отпуска, бухгалтерией же приводятся данные по расчету отпускных.
Учебный отпуск оплачивают исходя из средней заработной платы сотрудника. Расчет оплаты за учебный отпуск производится так же, как и для ежегодного оплачиваемого отпуска.
Отметим, что средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней) (ч. 4 ст. 139 ТК РФ).
Но в большинстве случаев работники-учащиеся полностью расчетный период не отрабатывают. В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время, когда (за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ, и (или)) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам, — а также в иных случаях, приведенных в п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922), средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на совокупность среднемесячного числа календарных дней, умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 упомянутого Положения).
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Не исключена вероятность, что на дни учебного отпуска придется нерабочий праздничный день. Законодательством не предусмотрено продление учебных отпусков на количество нерабочих праздничных дней, приходящихся на время такого отпуска, поскольку норма о продлении отпуска на нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, распространяется только на ежегодные основные или ежегодные дополнительные отпуска (ст. 120 ТК РФ). Поэтому при определении размера отпускных по дополнительному учебному отпуску оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные дни), приходящиеся на период таких отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения.
На время учебного отпуска приходится нерабочий праздничный день 12 июня. И он вошел в число оплачиваемых 25 календарных дней, указанных в справке-вызове.
Норма о непродлении учебного отпуска распространяется и на период нетрудоспособности. Если период временной нетрудоспособности полностью или частично совпадает с периодом учебного отпуска, соответствующее пособие не выплачивается (пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», пп. «а» п. 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. N 375).
Если по окончании учебного отпуска работник продолжает болеть, то начиная со дня, когда он должен был выйти на работу, ему надлежит начислить пособие по временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 183 ТК РФ, п. 2 ст. 5, п. 1 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).
Оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Данная норма относится и к учебным оплачиваемым отпускам. Если организация с оплатой опоздает, сотрудник может потребовать проценты за каждый день просрочки с невыплаченной суммы отпускных (ст. 236 ТК РФ). Кроме того, за нарушение срока выплаты отпускных возможен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. На практике работодатели не столь уж редко пренебрегают этой нормой, ущемляя тем самым права сотрудников. Выплата вознаграждения по учебному отпуску после предоставления работником второй части справки-вызова является нарушением законодательства РФ о труде.
Запись о предоставлении учебного отпуска вносится также в разд. VIII «Отпуска» личной карточки (форма N Т-2) работника.
В табеле учета рабочего времени (форма N Т-13) или табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1) при предоставлении учебного отпуска:
— с сохранением заработной платы проставляется буквенный код «У» или цифровой код «11»;
— без сохранения заработка — буквенный «УД» или цифровой «13».
Справку-вызов, на основании которой предоставляется учебный отпуск, необходимо хранить в организации не менее пяти лет (п. 417 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558).
Если работник оформлен на условиях внутреннего совместительства, ему предоставляется оплачиваемый учебный отпуск только по основному месту работы, если иное не предусмотрено в коллективном договоре университета. По совместительству он должен оформить отпуск без сохранения содержания на время учебного отпуска. С учетом этого осуществляется и расчет сохраняемого среднего заработка.
Как видим, предоставление учебного отпуска на основании справки-вызова не зависит от усмотрения работодателя. Дополнительный отпуск лицам, совмещающим работу с получением образования, — один из видов гарантий, предусмотренных действующим законодательством РФ (упомянутые ст. ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ). Следовательно, работник вправе воспользоваться таким отпуском даже в случае его несогласия. Работодателям следует помнить, что их действия:
— по непредоставлению работнику учебного отпуска, который полагается ему в соответствии с законодательством или коллективным договором, трудовым договором, соглашением, локальным нормативным актом организации;
— по предоставлению отпуска меньше положенного;
— по замене учебного отпуска ежегодным оплачиваемым отпуском;
— по оформлению отпуска без сохранения заработной платы в случае, когда он должен оплачиваться, — а также непредоставление иных гарантий и компенсаций, связанных с учебным отпуском, могут быть обжалованы сотрудником в судебном порядке (ст. 391 ТК РФ).
За такие деяния работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:
— на должностных лиц и предпринимателей-работодателей — в размере от 1000 до 5000 руб.;
— на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб.

Гарантии и продолжительность учебного отпуска

Гарантии и компенсации работникам, получающим высшее образование, предоставляются согласно положениям ст. 173 ТК РФ.
В образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию, сотрудникам, обучающимся в высших учебных заведениях по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, компания должна предоставлять дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка:

Форма и вид обучения Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска (отпуска) Основание
Заочная форма обучения по программам:
подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре);
ординатуры;
ассистентуры-стажировки 30 календарных дней ежегодно во время обучения;
дополнительно время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно Статья 173.1 ТК РФ
Работники, осваивающие программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), а также лица, являющиеся соискателями ученой степени кандидата наук Три месяца — для завершения диссертации на соискание ученой степени кандидата наук Статья 173.1 ТК РФ
Заочная и очно-заочная (вечерняя) формы обучения по имеющим государственную аккредитацию программам: бакалавриата, специалитета и магистратуры 40 календарных дней — для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах;
50 календарных дней — для прохождения промежуточной аттестации на каждом из последующих курсов (при освоении образовательных программ в сокращенные сроки — на втором курсе);
до четырех месяцев — для прохождения государственной итоговой аттестации Статья 173 ТК РФ
Заочная и очно-заочная (вечерняя) формы обучения по имеющим государственную аккредитацию программам среднего профессионального образования 30 календарных дней — для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах;
40 календарных дней — для прохождения промежуточной аттестации на каждом из последующих курсов;
до двух месяцев — для прохождения государственной итоговой аттестации Статья 174 ТК РФ
Очно-заочная форма обучения по имеющим государственную аккредитацию образовательным программам основного общего или среднего общего образования Для прохождения государственной итоговой аттестации:
9 календарных дней — по образовательной программе основного общего образования;
22 календарных дня — по образовательной программе среднего общего образования Статья 176 ТК РФ

Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется сотруднику, если одновременно соблюдаются следующие условия (ст. ст. 173, 174, 176, 177 ТК РФ):
— государственная аккредитация образовательных программ;
— образование данного уровня сотрудник получает впервые;
— успешное обучение сотрудника.
В трудовом законодательстве понятия «успешное обучение» нет. Логично предположить, что если обучающийся работник представил справку-вызов из учебного заведения, а ранее после окончания учебных отпусков приносил справку-подтверждение (с конца февраля таковой является отрывная часть (вторая) справки-вызова), обучение можно считать успешным.
Если сотрудник обучается сразу в двух образовательных заведениях, то учебные отпуска предоставляются только в связи с обучением в одном из этих заведений по выбору работника (ч. 4 ст. 177 ТК РФ). При этом упомянутой нормой право выбора не ограничивается одним вузом.
Отпуска, связанные с обучением в образовательном учреждении высшего или среднего профессионального образования, предоставляются на то количество дней, которое указано в справке-вызове, но не более количества, определенного ст. ст. 173 и 174 ТК РФ.
Обычно для предоставления учебного отпуска работник, обучающийся в высшем или среднем учебном заведении, подает заявление, к которому прилагает справку-вызов из образовательного учреждения. Форма справки-вызова, дающая право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования, утверждена Приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. N 1368. Используется она с 25 февраля текущего года. И она едина для всех программ обучения. До этого же применялись разные формы справок для обучающихся в средних и высших учебных заведениях (утв. Приказами Минобразования России от 17 декабря 2002 г. N 4426 и от 13 мая 2003 г. N 2057 соответственно). В Приложениях к упомянутым Приказам приводились две формы справок: одна из них использовалась, если сотруднику полагался учебный отпуск с сохранением среднего заработка, другая — если полагался неоплачиваемый отпуск.
При указании фамилии, имени и отчества претендента на учебный отпуск в справке-вызове приводится и его статус: обучающийся, слушатель подготовительного отделения — или допуск к вступительным экзаменам.
Перечислены в справке-вызове теперь все возможные причины предоставления учебного отпуска:
— прохождение вступительных экзаменов;
— промежуточная аттестация;
— государственная итоговая аттестация;
— итоговая аттестация;
— подготовка и защита выпускной квалификационной работы;
— сдача итоговых государственных экзаменов;
— завершение диссертации на соискание ученой степени кандидата наук, — одна из которых и должна быть указана.
Приводится в справке также и уровень образования (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее), осуществляемого учебным заведением по образовательным программам, которые осваивают обучающиеся работники.
В справке при этом указываются:
— форма обучения (очная, очно-заочная, заочная);
— курс обучения (у обучающихся);
— наименование аккредитационного органа, выдавшего свидетельство о государственной аккредитации образовательному учреждению;
— реквизиты свидетельства о государственной аккредитации;
— даты начала и окончания учебного отпуска и его продолжительность в календарных днях;
— код и наименование профессии.
Данная информация позволяет работодателю проверить выполнение требуемых условий при предоставлении учебного отпуска.
К новой форме справки-вызова теперь обращаются все образовательные учреждения, осуществляющие программы обучения, освоение которых работником-учащимся позволяет ему претендовать на гарантии и компенсации, предусмотренные упомянутыми ст. ст. 173, 173.1, 174 и 176 ТК РФ.
Учебный отпуск полагается предоставлять строго в те сроки, которые указаны в справке-вызове. Случается, что учащийся работник указывает в заявлении на предоставление учебного отпуска меньший срок, нежели приведенный в справке-вызове. Понятно желание работника как можно меньше иметь потерь в деньгах, ведь оплата дня учебного отпуска ниже оплаты рабочего дня сотрудника. Поэтому он и старается документально оформить меньший срок своего отпуска, чтобы увеличить количество рабочих дней. Тем более что использование такого отпуска является правом, а не обязанностью работника, а в законодательстве РФ о труде отсутствует норма, запрещающая частичное использование учебного отпуска.
Справка-вызов состоит из двух частей. Первая ее часть заполняется учебным заведением и передается работодателю. На основании этой части справки им и предоставляется учебный отпуск работнику. Первоначально незаполненная вторая часть справки оформляется учебным заведением после окончания соответствующего обучения. Данная часть является подтверждающим документом нахождения работника на учебе, а это в свою очередь подтверждает целевое использование им учебного отпуска.
Отметим, что в ТК РФ о гарантиях работнику, в случае если он в порядке экстерна будет сдавать экзамены на аттестаты основного общего или среднего полного общего образования, ничего не говорится. В Законе же N 273-ФЗ есть лишь упоминание о возможности лиц, не имеющих основного общего или среднего общего образования, пройти экстерном промежуточную и государственную итоговую аттестацию в организации, осуществляющей образовательную деятельность по соответствующей имеющей государственную аккредитацию основной общеобразовательной программе (п. 3 ст. 34 Закона N 273-ФЗ). В свое время гарантии для такого случая были прописаны в Положении о льготах для рабочих и служащих, совмещающих работу с обучением в учебных заведениях (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24 декабря 1982 г. N 1116). Но этот документ согласно Постановлению Правительства РФ от 28 марта 2012 г. N 245 с 14 апреля 2012 г. признан не действующим на территории Российской Федерации (п. 10 Приложения N 1 к Постановлению N 245).
В некоторых случаях работодатель по заявлению сотрудника обязан предоставить ему учебный отпуск без сохранения заработной платы. Такие учебные отпуска исчисляются в календарных днях, а их продолжительность зависит от целей, на которые эти отпуска будут использованы.
Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
— работникам, допущенным к вступительным экзаменам, — 15 календарных дней;
— работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации — 15 календарных дней;
— работникам, обучающимся в высших учебных заведениях по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой: для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней;
— сотрудникам, обучающимся в высших учебных заведениях по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой, — 4 месяца;
— для сдачи итоговых государственных экзаменов — 1 месяц.
Работникам, успешно получающим высшее образование по заочной форме обучения, 1 раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения образовательного учреждения и обратно.
Работникам, успешно получающим высшее образование по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации;
— по их желанию устанавливается рабочая неделя, сокращенная на 7 часов.
За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы, но не ниже МРОТ.
По соглашению сторон трудового договора сокращение рабочего времени производится путем предоставления работнику одного свободного от работы дня в неделю либо сокращения продолжительности рабочего дня в течение недели.
В соответствии с положениями ст. 173.1 (данная статья введена Федеральным законом от 2 июля 2013 г. N 185-ФЗ) работники, осваивающие программы:
— подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре);
— ординатуры;
— ассистентуры-стажировки;
— по заочной форме обучения, имеют право на:
ежегодные дополнительные отпуска по месту работы продолжительностью 30 календарных дней с сохранением среднего заработка.
При этом к ежегодному дополнительному отпуску работника добавляется время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно с сохранением среднего заработка. Указанный проезд оплачивает работодатель;
один свободный от работы день в неделю с оплатой его в размере 50% получаемой заработной платы.
Работодатель вправе предоставлять работникам по их желанию на последнем году обучения дополнительно не более двух свободных от работы дней в неделю без сохранения заработной платы.
Кроме того, вышеуказанные сотрудники, а также сотрудники, являющиеся соискателями ученой степени кандидата наук, имеют право;
— на предоставление им по месту работы ежегодного дополнительного отпуска продолжительностью 3 месяца для завершения диссертации на соискание ученой степени кандидата наук с сохранением среднего заработка.

Налогообложение выплат работникам, совмещающим работу с учебой

Рассмотрим, может ли организация при расчете налога на прибыль учесть расходы, произведенные ею в связи с предоставлением и оплатой работникам учебных отпусков и других установленных льгот, и какие налоги и страховые взносы она должна начислить с данных выплат.

Налог на прибыль

Расходы на выплату среднего заработка, сохраняемого за работником согласно законодательству РФ на время учебного отпуска, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно относятся к расходам на оплату труда и, следовательно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Об этом говорится в п. 13 ст. 255 НК РФ.
Отметим, что в названном пункте речь идет только о тех оплачиваемых учебных отпусках, предоставление которых предусмотрено действующим законодательством — Трудовым кодексом или Законом N 273-ФЗ. Но работодатели имеют право предоставлять учебные отпуска и в других случаях (например, при получении сотрудником второго высшего образования или при обучении в вузе, не имеющем государственной аккредитации). В таких ситуациях учебные отпуска предоставляются на основании трудового или коллективного договора. Расходы на их оплату нельзя учесть при расчете налога на прибыль, ведь в п. 24 ст. 270 НК РФ указано, что в целях налогообложения не учитываются расходы на оплату отпусков, предоставляемых по коллективному договору дополнительно сверх предусмотренных действующим законодательством.
Допустим, работник получает образование в среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, но расположенном в другом городе. В соответствии с ч. 3 ст. 174 ТК РФ работодатель один в раз в учебном году обязан оплатить 50% стоимости проезда до места обучения и обратно. Однако в трудовом договоре, заключенном с работником, может быть установлено, что организация полностью компенсирует все расходы на проезд до места учебы и обратно, причем не один раз в учебном году, а каждую сессию. При расчете налога на прибыль компания вправе включить в расходы лишь 50% стоимости проезда (один в раз в учебном году). Остальные суммы возмещения, выплачиваемые работнику, она не сможет учесть в расходах в целях налогообложения прибыли (п. 24 ст. 270 НК РФ).
Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации, устанавливаются коллективным или трудовым договором
Как уже говорилось, согласно Трудовому кодексу обязанность работодателя предоставить учебный отпуск и другие льготы не ставится в зависимость от того, связана ли получаемая работником специальность с его должностными обязанностями.
Не содержится такого ограничения и в Налоговом кодексе. То есть организация вправе включить в расходы суммы отпускных, начисленных сотруднику за время учебного отпуска, даже если он обучается по специальности, не соответствующей его трудовым функциям. Кроме того, один раз в учебном году компания может учесть в расходах сумму компенсации работнику стоимости проезда к месту учебы и обратно, выплаченную в соответствии со ст. 173 или ст. 174 ТК РФ.

• В каких случаях необходимо предоставление учебного отпуска работнику.
• Что включает в себя оформление учебного отпуска.
• Предоставление учебного отпуска работникам, находящимся на испытательном сроке.
• Какова продолжительность учебного отпуска.
• Можно ли частично использовать учебный отпуск.
• Вправе ли работодатель отказать работнику в предоставлении учебного отпуска в связи с производственной необходимостью.

Часто руководители сталкиваются с тем, что сотрудник продолжает получать образование, совмещая обучение с работой. В связи с этим возникает множество вопросов, касающихся учебного отпуска: каков порядок его оплаты, каким категориям сотрудников он предоставляется, как правильно его документально оформить.

Правила предоставления учебного отпуска работнику

Федеральный закон от 29 декабря 2012 года N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» разрешает совмещать обучение и работу, а также возлагает на работодателя обязанность оплачивать учебные отпуска сотрудникам, которые получают:

• высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры или поступают на обучение по данным программам (статья 173 Трудового кодекса РФ);
• высшее образование в сфере подготовки кадров высшей квалификации (статья 173.1 Трудового кодекса РФ);
• среднее профессиональное образование или поступают в заведения данного типа (ст. 174 Трудового кодекса РФ);
• основное общее или общее среднее образование на очно-заочной форме обучения (ст. 176 Трудового кодекса РФ).

1. Возмещения затрат и положенные сотрудникам гарантии согласно статье 177 Трудового кодекса РФ предоставляются только в том случае, если данные сотрудники получают образование в первый раз.

При этом форма обучения влияет только на порядок оплаты учебного отпуска. Так, оплачиваемый учебный отпуск предоставляется в случае заочного либо очно-заочного обучения (оплата производится в размере средней заработной платы). Если сотрудник учится на очном отделении, то оплата учебного отпуска не производится (статьи 173, 173.1, 174, 176 Трудового кодекса РФ).

Работнику, у которого уже есть одно высшее образование, не положен учебный отпуск в случае, если он повторно поступит в высшее учебное заведение на любую иную специальность.

Однако бывают случаи, когда сотрудник уже имеет образование, а позже направляется руководством на получение образования такого же уровня. В этой ситуации сотрудник может получить учебный отпуск и его оплату, если подобный порядок будет зафиксирован в трудовом либо ученическом договоре и подтвержден подписями всех заинтересованных сторон.

К получению второго высшего образования приравнивается обучение по следующим системам:

• бакалавриат или специалитет (для лиц, получивших диплом бакалавра);
• магистратура (для лиц, получивших диплом магистра);
• ординатура или ассистентура-стажировка (для лиц, получивших диплом об окончании ординатуры/ассистентуры-стажировки);
• подготовка научно-педагогических кадров (для лиц, получивших диплом об окончании аспирантуры (адъюнктуры) или диплом кандидата наук).

Если у работника имеется диплом бакалавра, то поступление в магистратуру не будет для него приравнено ко второму высшему образованию, а значит, ему будут предоставлены все предусмотренные законом права и компенсации.

2. Бывают ситуации, когда работник учится и работает одновременно в нескольких местах. В таком случае права и компенсации он может получить только как сотрудник одной из организаций (статья 177 Трудового кодекса РФ). Выбор учреждения остается за работником.

Таким образом, на одном из мест работы сотрудник должен продолжать трудиться или написать заявление на предоставление отпуска (п. п. 4, 5).

Если работник имеет постоянное место работы и дополнительное (подработка по совместительству), а также продолжает получать образование, то оформить учебный отпуск он может только в одной организации (как правило, на основном месте). Тогда на втором месте работы он должен обратиться к начальству для решения этой проблемы, а именно попросить отпуск без сохранения заработной платы на время учебы. Решение в данном случае остается за руководством, которое вправе как разрешить, так и отказать в таком отпуске (особенно, если подобные ситуации не прописаны в трудовом договоре).

3. Важным критерием для предоставления учебного отпуска является наличие у образовательного учреждения государственной лицензии. Этот факт подтверждается документально по запросу. Более того, подобная информация в полном объёме должна содержаться в вызове на учебу, который сотрудник предоставляет по месту работы.

Если у образовательного учреждения нет государственной лицензии, руководство организации, где трудится обучающийся работник, может предоставить ему учебный отпуск по собственному усмотрению. Во избежание конфликтных ситуаций лучше подобные нюансы прописывать в коллективном либо трудовом договоре.

4. Работодатель подписывает сотруднику учебный отпуск только после предоставления вызова на учебу из учебного заведения.

5. Длительность учебного отпуска не может превышать сроков, прописанных в Трудовом кодексе РФ. Однако этот вопрос может быть скорректирован в сторону увеличения, если это прописано в коллективном либо трудовом договоре.

Также Трудовой кодекс РФ оговаривает, что работник, продолжающий обучение, должен отличаться успешной учебной деятельностью, однако не конкретизирует этот тезис. По умолчанию принято считать, что учеба успешна в случае отсутствия несданных экзаменов и зачетов за предыдущий период обучения и получен допуск к следующему семестру.

Оформление учебного отпуска

Важно не допускать ошибок при оформлении учебного отпуска. Верным будет следующий алгоритм действий:

1. Работник пишет заявление на учебный отпуск на имя руководителя на основании прилагаемого вызова из образовательного учреждения.
2. Работодатель приказом, оформленным по определенной форме (№ Т-6 или № Т-6а), разрешает предоставить учебный отпуск.
3. На основании приказа бухгалтерия по форме данного сотрудника.
4. Информацию о полученном учебном отпуске вносят в личную карту сотрудника (по форме Т-2), табель учета рабочего времени (по форме № Т-12 или № Т-13), лицевой счет (форма № Т-54 или № Т-54а). Также данные об учебном отпуске фиксируются в личной карточке работника (форма № Т-2).

1. Справка-вызов. Официальным поводом для предоставления сотруднику учебного отпуска и соответствующих выплат является предоставление им справки-вызова с места учебы. Данная справка должна быть составлена по форме, утвержденной Министерством образования РФ, приказом № 1368 от 19.12.2013 г. На данный момент эта форма едина для студентов как высших, так и средне-специальных заведений, чего не было до момента введения ее в оборот в 2014 году. Позднее, 02.03.2015 г. и 26.05.2015 г., произошли обновления формы, закрепленные приказами Министерства образования и науки РФ № 134 и № 525 соответственно.

Структурно данная справка имеет две части: саму справку и отделяемый корешок, который должен быть заполнен работником и предоставлен руководству. Если здесь допущены нарушения, то руководство имеет право отказать в последующем учебном отпуске. После предъявления справки сотрудник должен обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении соответствующих гарантий.

2. Заявление работника. Единовременно со справкой-вызовом работнику необходимо предоставить завизированное своей подписью заявление, в котором содержится просьба о предоставлении учебного отпуска. Работник имеет право получить как полный, так и сокращенный учебный отпуск, однако он в любом случае не должен превышать временного отрезка, заявленного в вызове.

Важным нюансом является тот факт, что брать учебный отпуск сотрудник не обязан, – это право, реализуемое им по желанию при наличии законных оснований. Обстоятельства могут сложиться и так, что сотрудник предпочтет не пользоваться своим правом, а сочетать учебный и рабочий процессы.

3. Приказ о предоставлении учебного отпуска. После того как работник предоставит вызов с места учебы и соответствующее заявление, работодатель готовит приказ по единой форме № Т-6*. В приказе на учебный отпуск оговаривается количество предоставляемых календарных дней отпуска. Стоит принять во внимание, что время отпуска может попадать на праздничные дни. В этом случае существующее положение о том, что праздничные даты не включаются в число календарных дней отпуска, не действует.

4. Записка-расчет о предоставлении отпуска. Изданный приказ служит поводом для того, чтобы сотрудник отдела кадров подготовил записку-расчет по единой форме № Т-60, принятой 05.01.2004 г. Госкомстатом РФ. Данная записка является дополнительным доказательством факта предоставления сотруднику учебного отпуска и помогает рассчитать размер отпускных выплат, которые должен получить работник. Все расчеты проводятся не на лицевой, а на оборотной стороне указанной выше формы.

5. Личная карточка работника. Финальным этапом процесса оформления учебного отпуска работникам является заполнение личной карточки по единой форме № Т-2, утвержденной 05.01.2004 г. Госкомстатом РФ.

Предоставление учебного отпуска работникам, находящимся на испытательном сроке

Право взять учебный отпуск также предоставляется и временным сотрудникам. Основанием для реализации этого права является справка-вызов. Такие сотрудники не подлежат увольнению до окончания отпуска.

Особого внимания заслуживает вопрос о предоставлении учебного отпуска в течение испытательного периода.

Во время испытательного срока новые работники обладают такими же правами, как и постоянные сотрудники (ст. 70 Трудового кодекса РФ), к ним применимы все положения Трудового кодекса.

Внимания заслуживает тот факт, что в случае учебного отпуска или больничного листа испытательный срок для данного сотрудника прерывается и возобновляется после возвращения работника на рабочее место.

В конфликтной ситуации, когда работодатель отказался предоставить работнику положенные гарантии и компенсации, а возможности решить этот вопрос нет в связи с нехваткой времени, сотрудник имеет право взять учебный отпуск, не заручившись согласием руководства и не предоставив нужные документы. Все положенные операции, в том числе и выплата компенсации, в таком случае могут быть выполнены по истечении учебного отпуска (постановление Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 пункт 39).

• Как предоставить трудовой отпуск, чтобы работа компании не пострадала

Продолжительность учебного отпуска

Длительность учебных отпусков регламентирована Трудовым кодексом РФ и приложением к приказу Министерства образования и науки РФ от 19.12.2013 г. № 1368. Она зависит от ряда факторов (например, вид и уровень получаемого образования).

Закон оговаривает наибольшие временные рамки, которые могут быть предоставлены сотруднику для участия в образовательном процессе. Реализовать право на учебный отпуск могут и те, кто хочет принять участие во вступительных экзаменах. Обучающимся в магистратуре учебный отпуск оплачивается в большем размере, чем студентам средне-специальных образовательных заведений.

Самый длительный подобный отпуск положен научным сотрудникам, работающим над диссертациями, и составляет полгода. Это максимальный размер оплачиваемого учебного отпуска. Если вуз предоставляет информацию о большем количестве дней, то сроки сверх установленного лимита оплате не подлежат.

Частные образовательные учреждения, которые не имеют государственной лицензии, также выдают вызовы своим студентам, однако сотрудники, получившие подобные справки, не имеют гарантии получения оплачиваемого учебного отпуска.

Материальная компенсация находящимся в учебном отпуске выплачивается лишь тогда, когда имеются локальные нормативные акты, оформленные организацией в установленном порядке.

Сотрудник имеет право взять кроме учебного отпуска и отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет), например, на период вступительных экзаменов (для абитуриентов вузов предусмотрено 15 календарных дней).

Согласно Трудовому кодексу РФ учебные отпуска предоставляются на срок, прописанный в вызове. Стоит помнить, что сотрудник также имеет право взять учебный отпуск в сокращённом виде, частично. Если суммарная длительность учебных отпусков больше допустимой по закону, то существуют такие способы выхода из ситуации:

• работодатель может предоставить учащемуся сотруднику очередной трудовой оплачиваемый отпуск;
• работодатель может предоставить учащемуся сотруднику отпуск за свой счет на все те дни, что выходят за рамки установленного лимита.

Это окончательные критерии, которые не могут быть увеличены.

Если во время отпуска сотрудник заболел, то время отпуска не продляется на время больничного. В случае если болезнь продолжается по завершении отпуска, сотруднику предлагается открыть больничный лист до выздоровления (ч. 1 ст. 183 Трудового кодекса РФ, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).

• Неиспользованный отпуск: правила расчета и выплаты компенсации

Как оплачивать учебный отпуск

Вопрос порядка и размера отпускных выплат является одним из наиболее актуальных.

Расчет производится бухгалтером после предоставления ему завизированного всеми заинтересованными сторонами приказа о предоставлении учебного отпуска. Сам процесс начисления отпускных схож с расчетами выплат при очередном трудовом отпуске.

Единственным существенным отличием является несоблюдение правила о продлении отпуска в случае, если он приходится на праздничные даты. Учебный отпуск не может быть продлен на количество праздничных дней, на которые он приходится. Также в такой ситуации праздничные дни оплачиваются как обычные. Такой подход объясняется тем, что учебный отпуск предоставляется для реализации учебной деятельности, сроки которой заведомо известны, а потому нет необходимости увеличивать такой отпуск.

Рассмотрим пример. Голованов П. Г. обратился с заявлением о предоставлении отпуска в период с 20.02.2017 г. по 12.03.2017 г. Ниже приведем пример расчетов отпускных выплат, если:

• сотрудник собирается пойти в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск;
• сотрудник нуждается в предоставлении учебного отпуска.

На указанный временной промежуток выпадают две даты государственного значения: 23 февраля и 8 марта.

Поскольку сотрудник указал крайние даты желаемого отпуска, то при очередном трудовом отпуске оплачиваться будут 19 календарных дней (21 − 1 − 1 = 19).

Если речь идет об учебном отпуске, то праздничные даты будут учтены и выплаты покроют 21 календарный день.

Равнозначная ситуация и в случае с больничными: учебный отпуск может быть увеличен на время больничного только в том случае, если студент обратился с соответствующим заявлением в деканат и получил согласие на продление сессии по болезни. Однако в этом случае не стоит забывать о том, что справку-вызов также необходимо обновить и указать измененные сроки вызова.

Получив приказ о предоставлении учебного отпуска, бухгалтерия рассчитывает размер отпускной компенсации на основе данных о зарплате сотрудника за год. Формула расчетов такова, что зарплата за каждый из истекших 12-ти месяцев суммируется, а после делится на 12, что позволяет получить размер среднего заработка работника в месяц. Следующим этапом полученная величина делится на установленное статьей 139 Трудового кодекса РФ количество дней в месяце (29,3), и таким образом в распоряжение специалистов поступают данные о размере среднего дневного заработка конкретного сотрудника в истекшем году.

В случае если сотрудник не проработал 12 месяцев в организации, размер выплат будет меньше. Согласно пункту 5б «Положения об особенностях исчисления заработной платы», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922, в расчетах не участвуют выплаты по больничным листам.

Чтобы избежать ошибок и недоразумений с порядком осуществления выплат, нужно хорошо изучить существующее законодательство, а именно ст. 173-176 Трудового кодекса РФ. Тщательный разбор указанных положений позволит учесть множество важных нюансов, связанных в том числе и с организацией труда сотрудникам, сочетающим обучение и работу.

Постановление правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 регламентирует порядок осуществления выплат работникам в размере среднего заработка и предписывает удерживать из размера компенсации налог на доходы физических лиц. Полученную в результате величину требуется внести в базу данных, служащую для вычисления страховых взносов во внебюджетные фонды РФ. Ст. 225 Налогового кодекса позволяет эти выплаты указать в статье расходов.

• Как повысить инициативность персонала без жесткой бюрократии и бесполезной материальной мотивации

Как производится оплата учебного отпуска заочникам

Для заочников учебный отпуск оплачивается в том же порядке, что и трудовой.

Одновременно с заявлением руководителю предоставляется и одна часть вызова. Другая же часть предоставляется по истечении учебного отпуска и возвращении сотрудника на место работы и свидетельствует о том, что работник действительно добросовестно занимался учебной деятельностью. Этот документ также дает право на следующий учебный отпуск.

Как производится расчет среднего заработка за время учебного отпуска

Сотруднику, ушедшему в учебный отпуск, начисляются выплаты в размере среднего заработка. Порядок вычислений этой суммы производится согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, а также «Положению об особенностях порядка начисления средней заработной платы» от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее – Положение № 922). Происходит вычисление средней дневной заработной платы за истекший год (п. 4 Положения № 922). Для этого необходимо разделить размер фактической зарплаты за минувший год на 12 и на установленное среднее число календарных дней месяца, равное 29,3 (п. 10 Положения № 922).

Размер отпускной компенсации рассчитывается через умножение размера среднего дневного заработка на количество дней отпуска, которые подлежат оплате (п. 9 Положения № 922).

Если речь идет о компенсации последующих дополнительных отпусков, то оплачиваются все входящие в них календарные дни, в т. ч. и праздничные даты (п. 14 Положения № 922).

В процессе вычисления среднего заработка берутся в расчет все разновидности выплат, установленные системой, без привязки к их источникам (п. 2 Положения № 922). Однако в некоторых случаях из суммы выплат вычитаются время и перечисленные за это время средства. Согласно п. 5 Положения № 922 это происходит в тех случаях, если:

• за сотрудником сохранялись выплаты в размере средней заработной платы, кроме случаев, когда делался перерыв по уходу за ребенком по Трудовому кодексу РФ;
• сотруднику выплачивалось пособие по болезни, беременности и родам;
• сотрудник не выполнял своих обязанностей по вине руководства или в связи с внешними, ни от кого не зависящими обстоятельствами;
• сотрудник не мог выполнять своих трудовых обязанностей в связи со стачкой, однако сам в ней участия не принимал;
• сотруднику были назначены дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом (в т. ч. инвалидом с детства), которые соответственно оплачивались;
• имели место иные установленные законодательством РФ случаи, когда сотрудник не выполнял свои должностные обязанности, но получал денежные выплаты в полном или частичном размере, а также в случаях, когда такая оплата не производилась.

В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда учитель Петрова И. Н. ушла в учебный отпуск на 14 календарных дней, начиная с 07 сентября 2015 г. В качестве расчетного периода был взят временной отрезок с 01 сентября 2014 г. по 31 августа 2015 г. Общий размер зарплаты за истекший период равнялся 150 тысячам рублей. Исходя и указанного выше порядке проведения вычислений, размер выплат за предстоящий двухнедельный отпуск составит: 150 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дня * 14 дней = 5 972 руб. 70 коп.

Статья 136 Трудового кодекса РФ предписывает осуществление выплаты отпускных средств в трехдневный срок до наступления отпуска. Если период выплаты приходится на выходной или праздничный день, то перечисления необходимо совершить заранее согласно письму Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

В случае, если работник не предоставил руководителю вызов, то в бухгалтерскую документацию необходимо внести корректирующие записи относительно ранее выплаченных работнику средств перед отпуском.

Как учебный отпуск проводится по бухгалтерии

НДФЛ. Согласно пункту 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ в базу данных учета НДФЛ вносится информация о всех видах и формах получаемой налогоплательщиком прибыли. Сюда же причисляется приобретенная материальная выгода (статья 212 Налогового кодекса РФ).

В статье 217 Налогового кодекса РФ изложен список доходов, который не облагается налогом. Однако в этом списке компенсации учебного отпуска, равные сумме среднего заработка, не значатся, следовательно, они облагаются налогом общепринятым образом. Подтверждение этой информации находится и в письме Министерства финансов РФ от 24 июля 2007 г. № 03-04-0601/260.

Доход в виде отпускных выплат считается полученным в тот день, когда было осуществлено перечисление (п. 1 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Рассчитанный и удержанный налог на доходы физических лиц должны быть перечислены страховщиками в течение того месяца, когда производились выплаты налогоплательщику (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Страховые взносы. Выплаты работнику в размере средней зарплаты подлежат обложению страховыми взносами, перечисляемыми в различные фонды. Сумма среднего заработка, причитающегося работнику за время его нахождения в учебном отпуске, облагается страховыми взносами, уплачиваемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС. Более того, данный вид доходов вносится в соответствующую базу в полном размере с привязкой ко дню осуществления перечислений (п. 1 ст. 7, п. 1 ст. 8, п. 1 ст. 11 Федерального закона № 212‑ФЗ.

Отражение в бухгалтерском учете операций по начислению и выплате отпускных

Все издержки, связанные с выплатами компенсации по учебным отпускам, фиксируются по форме № 111 «Фонд оплаты труда организаций» и пункту № 211 «Заработная плата» согласно классификации операций сектора государственного управления («Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», утвержденные Министерством финансов РФ от 01 июля 2013 г.).

Перечисление взносов во внебюджетные фонды осуществляется по кодам 119 и 213 («Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» и «Начисления на выплаты по оплате труда» соответственно).

Инструкции за номерами 162н, 174н, 183н предписывают отражать выплаты по учебным отпускам в бухгалтерской документации таким образом:

По результатам расчета размер средней зарплаты, подлежащей выплате в качестве отпускных, равен 10 000 руб., размер налога на доход физических лиц составил 1 300 руб., размер страховых выплат равняется 3 020 руб., где 290 руб. – взнос на соц. страхование в связи с болезнью или беременностью и родами, 510 руб. – взнос на обязательное мед. страхование, 2 200 руб. – отчисления в пенсионный фонд, 20 руб. – страховка на случай получения травм.

Отпускные выплаты осуществляются на банковскую карту работника. Остальные отчисления производятся за счет субсидии, предоставляемой для реализации госзаказа. Все издержки, касающиеся перечисления отпускных и страховых взносов, причисляются к расходам, в состав которых входит номинальная стоимость предоставляемых услуг.

В документации бухгалтер отразит подобное движение средств так:

Резюмируя вышесказанное, следует сказать, что сотруднику, продолжающему получать образование, возможно предоставление учебного отпуска, длительность и оплата которого зависит от ряда факторов (например, к ним относятся уровень образования, форма обучения, конкретные виды учебной деятельности во время подобного отпуска). Размер отпускных выплат высчитывается посредством вычисления среднего дневного заработка за истекший год. В обязанности работодателя входит расчет и выплата налоговых и страховых взносов с выплаченной сотруднику суммы.

Сотрудник просит присоединить к учебному отпуску основной отпуск. Правильно ли это?

Выдвигать требования подобного рода сотрудник не имеет права. Согласно части 2 статьи 177 Трудового кодекса РФ подобная ситуация должна быть решена по соглашению совместно сотрудником и его руководителем.

Может ли работник использовать учебный отпуск частично

Действующее законодательство разрешает использовать учебный отпуск не полностью. Также Трудовой кодекс РФ определяет получение учебного отпуска сотрудником как его право, но только в сроках, очерченных в справке-вызове (ч. 4 ст. 177 Трудового кодекса РФ, формы справки-вызова, утвержденной приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 г. № 1368).

Вправе ли работодатель отказать работнику в предоставлении учебного отпуска в связи с производственной необходимостью

Такого права руководитель не имеет. Законодательство позволяет сотрудникам реализовать свое право на учебный отпуск при наличии справки-вызова даже в том случае, если руководитель не дает своего согласия.