Как успешно пройти собеседование на должность секретаря? Собеседование с генеральным директором

Прошлой осенью мне поступило интересное предложение: помочь в поиске кандидата на должность личного помощника владельца небольшой, но очень интересной компании.

Я совсем не специалист по подбору персонала, и уже собиралась отказаться, но фраза потенциального заказчика «Я прочитал ваши статьи и понял, что это действительно профессия» подцепила меня на крючок.

А когда я поинтересовалась, почему именно я, а не одно из многочисленных агентств по подбору персонала, мой собеседник ответил, что я знаю кухню изнутри, веду семинары (то есть работаю с помощниками) и имею большой опыт работы с разными руководителями. Поэтому я смогу понять, что он хочет и что ему нужно, и смогу выбрать кандидата, который лучше всех будет соответствовать требованиям.

Отказаться от столь заманчивого предложения было невозможно. Во-первых, за работу предложили неплохие деньги. А во-вторых, очень интересно было оказаться по ту сторону баррикад и понять, чего же на самом деле хочет реальный работодатель, чем он руководствуется при выборе помощника и что, в конце концов, ему нужно.

Для начала заказчик попросил меня провести консультацию, чтобы определить со своими желаниями и задать направление поиска.

ЧТО ВАЖНОГО Я УЗНАЛА О РУКОВОДИТЕЛЕ «В ПОИСКЕ»

■ Не соотносит свои желания с реальностью. Первое и главное, что я для себя вынесла, - я не зря плачу деньги своему психологу. Более того, мне стало казаться, что я ей недоплачиваю. И если она поднимет цену на свои услуги, я приму это со всем возможным смирением.

Понять, что на самом деле нужно человеку, очень сложно. Прежде всего потому, что сам он далеко не всегда понимает, что ему нужно. Прибавьте сюда несоответствие между тем, что ему на самом деле нужно, и тем, что, как ему кажется, ему нужно.

Мы все живем в плену своих привычек, стереотипов, страхов, навязанных обществом, деловыми партнерами, родственниками…

Все это накладывает отпечаток и на выбор личного помощника. У нас принято думать, что руководитель всегда точно знает, чего хочет, что ему нужно. Именно поэтому он и руководитель. Для меня было огромной неожиданностью, когда я поняла, что это не совсем так. Вернее, совсем не так.

Передо мной сидел уверенный в себе успешный бизнесмен. Более того - счастливый человек, которому очень нравилось его дело, человек с острым умом, невероятным количеством энергии и, что встречается среди руководителей нечасто, адекватной оценкой той работы, которую он предлагает. Он знал, какие бывают помощники, понимал, какие преимущества и недостатки есть в работе с ним, признавал ее сложность и ответственность. А вот ответить на вопрос, кто же именно ему нужен (объективно) и чего хочется (субъективно), категорически не мог. Потому что не знал ответа, потому что сам себя об этом никогда не спрашивал.

■ Боится перемен и не хочет выходить из зоны комфорта. Удивительно, но и руководителей компаний, и владельцев бизнеса, даже тех, что удачно пережили многочисленные кризисы, это тоже касается. В нашем случае через два часа беседы неожиданно для всех выяснилось, что руководитель больше всего хочет, чтобы все осталось как есть. То есть хочет по-прежнему работать с нынешним помощником. Но девушка переезжала в другую страну, поэтому осуществить его желание было невозможно.

И нет, они не были идеальной командой, за годы работы у них накопилось множество обоюдных претензий. Но они привыкли работать вместе, знали особенности друг друга и были уверены в том, что выстроенная пирамида не рухнет - другой подхватит. Хотя, может быть, именно это и есть идеальная команда? Ведь не бывает так, чтобы все всегда были всем довольны. А если они оба знают, чем именно недовольна другая сторона, и принимают это во внимание, пожалуй, вполне можно понять, почему им обоим не хотелось прекращать сотрудничество.

■ Не знает, чего хочет.

- Мария, ну вы же профессионал, расскажите мне, чего я хочу!

Эту мантру я знаю. Любой из нас прекрасно понимает, что получить все и сразу крайне затруднительно, а чаще невозможно. И задача консультанта не только понять, чего на самом деле хочет работодатель, но и адаптировать его желания к действительности.

А затем убедить, что именного это, адаптированное, он и хочет на самом деле. Увы, и первое, и второе, и третье довольно сложно претворить в жизнь, и за одну консультацию этот вопрос не решить. Еще не раз придется возвращаться к нему в процессе.

■ Прекрасно понимает, сколько нужно платить помощнику, но хочет сэкономить. Собственник бизнеса стремится сократить расходы, что вполне понятно. Наемный директор также считает себя обязанным не только преумножить капитал, но и сэкономить. Ничего личного, это бизнес. Они прекрасно понимают, какая ситуация сейчас на рынке труда, и заранее узнают, какова зарплатная вилка в их регионе. Многие лично интересуются, сколько просят те или иные кандидаты. Благодаря сайтам по поиску работы сделать это совсем не сложно. И любой, кто контролирует бюджет, поступил бы так же.

Прибавьте к вашему окладу налоговые выплаты, премии, накладные расходы - и желание сэкономить становится вполне понятным, хотя и не менее обидным.

■ Не ищет личного помощника в одиночку. Привлекать профессионалов к поиску помощника (или даже непрофессионалов, как в моем случае) - это не только жесткая необходимость (найти человека быстрее и за меньшие деньги), но и желание разделить с кем-то ответственность за принятие решения.

Возможно, сам руководитель этого не осознает. Но в случае, если поиск затянется из-за несоответствия требований к соискателю и размера заработной платы или потому, что все кандидаты просто не будут подходить по неведомым никому причинам, всегда можно переложить ответственность на специалиста по подбору персонала.

Он плохо ищет, присылает не тех, не понял требований и так далее. Это своего рода вид психологической защиты от несовершенно устроенного мира, где идеальные кандидаты не выстраиваются под окнами в шеренгу по первому свистку.

- Почему все-таки не профессиональный HR-менеджер?

- Потому что они ведь ничего не знают о самой профессии. У них задача другая - как можно быстрее закрыть вакансию и заработать деньги. Все остальное их не интересует. Как они могут подобрать настоящего помощника, если о самой работе имеют весьма смутное представление?

- У меня задача точно такая же. Она у всех такая. Менеджеры по персоналу в людях хуже разбираются?

- Ай, Мария, никто так не разбирается в людях, как личный помощник.

Что ж, на это мне возразить нечего. Приступаем к работе.

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

■ Как ищем? На консультации мы в общих чертах обозначили условия и правила поиска:

Подготовили перечень обязанностей помощника;

Составили список требований к кандидату;

Определились с условиями его работы;

Договорились о том, что заказчик подробно изложит мне свои требования и направит на почту (в течение двух дней), я напишу на их основе текст вакансии, согласую с ним и размещу на сайте;

Параллельно предполагалось просматривать резюме, находящиеся в открытом доступе, обзванивать подходящих кандидатов, резюме тех, кто произвел положительное впечатление в телефонном интервью, направлять работодателю и приглашать кандидата на собеседование в случае одобрения;

Работодателю при этом не запрещалось самому просматривать резюме и направлять мне понравившиеся;

Кроме того, в поиске было решено задействовать знакомых и социальные сети («Фейсбук» в моем случае).

Договорились, что на составление списка требований у работодателя есть два дня. Естественно, через два дня список я не получила. И через три тоже. Выше я уже писала про перекладывание ответственности и подспудное нежелание заказчика соизмерять свои запросы с реальностью. Думаю, что именно это и стало причиной задержки. На языке менеджеров это называется «я предпочитаю довериться профессионалу».

Когда я это поняла, то решила взять ситуацию в свои руки: составила текст вакансии и направила его заказчику. После этого дело пошло веселее - вносить творческие правки всегда легче, чем создавать «рыбу» документа. С четвертой попытки работодатель согласовал текст, и я разместила вакансию на соответствующем сайте.

■ Кого ищем? В качестве помощника работодатель желал видеть:

Девушку и только девушку («мальчики слишком амбициозны»);

С высшим образованием;

Грамотной устной и письменной речью;

Хорошим разговорным и письменным английским;

Работящую;

С хорошим чувством юмора;

Сноровистую.

Все остальные требования вроде умения «расставлять

приоритеты и работать в стрессовой ситуации» ничем не отличались от требований тысячи других вакансий в Интернете.

Больше всего в списке меня удивило слово «сноровистая». Согласитесь, в жизни мы не так часто с ним сталкиваемся, а уж в тексте вакансии тем более.

- Что Вы имеете в виду?

- То, что мне нужен человек, который быстро всему учится. У сноровистых обычно хороший характер, и с ними легко работать.

И сразу представляется человек, который делает свою работу хорошо, быстро и без особого напряжения. И действительно, если нет постоянного внутреннего напряжения, боязни не справиться, ступоров, переживаний, то и поводов для конфликтов нет, и характеру портиться не от чего.

В своих поисках я взяла это слово за ключевое. Из общего ряда оно так выбивалось, что сразу становилось понятно, что это - главное качество будущего кандидата. Никакими дипломами и сертификатами его не заменить. Вот почему очень важно проговаривать свои желания и составлять списки, подытоживая сказанное. Кроме того, важно сравнить и перепроверить эти списки - вдруг упущено что-то важное.

Мы нашли отправную точку. Можно двигаться дальше.

■ Что предлагаем? Действительно очень интересную работу: с заграничными командировками, активным использованием языка, участием в переговорах, переводами письменными и устными.

Конечно, набор стандартных обязанностей секретаря тоже присутствовал, но занимал около 30 % общего объема работы.

А все остальное - помощь в организации мероприятий, участие в выставках, ведение деловой переписки, оформление различных документов - требовало от кандидата динамичности, креативности и смелости.

Прочие условия были среднестатистическими: хороший офис, официальное оформление, зарплатная вилка на общегородском уровне.

РЕЗЮМЕ БЫВАЮТ РАЗНЫЕ…

После согласования текста я разместила вакансию на сайте.

Что тут началось…

Резюме было действительно много, я честно просматривала все, но уже на втором десятке заметила странную закономерность: многие из кандидатов не владеют английским, не готовы к командировкам, ищут работу на неполный рабочий день.

Сначала я ужасно расстроилась: зачем тратить свое и мое время, если сразу понятно, что вакансия и кандидат друг другу не подходят? Ведь я прописала все ключевые требования.

■ Знание иностранного. Как правило, многие работодатели требуют «perfect english» просто потому, что «это красиво звучит». Естественно, кандидаты уже давно на это требование не обращают внимания, поскольку знают, что в большинстве случаев оно чисто формальное. Но это был не наш случай. И тут я обрадовалась: стало понятно, что можно просматривать только ключевые моменты в резюме, не читая полностью текст, и уже на этой стадии отсеивать тех, кто точно не подходит.

■ Фотография. Вторым ключевым моментом стала фотография. Нет, если текст под ней был хороший, складный и кандидатура нашим требованиям соответствовала, то даже если фотография вызывала сомнения, я звонила по указанному в резюме номеру и проводила небольшое телефонное интервью.

И порой даже выяснялось, что кандидат просто отличный, нужно приглашать на собеседование. А вот дальше начиналось самое интересное. Работодатель отказывался тратить свое время на соискателей со «странными» фотографиями. Один раз мне удалось-таки его убедить. Но в десяти других случаях - не удалось, и потом я просто перестала тратить время на эти споры.

Непозволительная роскошь в условиях, когда срочно нужен помощник.

■ «Странные» фотографии это:

Фото из ночных клубов или с пляжей,

Селфи, снятые с модного теперь в «Инстраграме» угла (в зеркале);

Фотографии, на которых ничего не видно.

Мой заказчик был уверен, что выбор фотографии многое говорит об адекватности соискателя, его видении себя в этом мире и о готовности работать на работе, а не просто «красивой по офису ходить». После долгих размышлений я все-таки вынуждена была с ним согласиться.

■ Уровень владения русским языком вполне можно оценить по резюме и сопроводительному письму. Я всегда думала, что за этими документами сложно разглядеть реального человека. И с удивлением обнаружила, что это совсем не так.

Таким же открытием для меня стала важность сопроводительного письма. Ведь если человек не просто потрудился написать несколько строчек, но и сумел рассказать в них что-то важное о себе или о том, почему он откликается на вакансию, это говорит не только о том, что соискатель хорошо владеет родной речью, но и что он способен логически мыслить и добросовестно подходит к поиску работы.

Часто кандидаты присылают резюме «для галочки». Они уже где-то работают и не собираются всерьез искать новое место. Просто хотят узнать свою «стоимость» на рынке.

Что ж, и это можно понять. Моей задачей было после энного интервью научиться распознавать таких кандидатов и не звать их на собеседования.

С оставшимися кандидатами пришлось проводить полноценные телефонные собеседования. Не могу сказать точно, какое количество резюме я просмотрела за время поиска помощника мечты. Решив подвести итоги, я принялась их считать уже после того, как искомый кандидат был найден. На цифре 189 я бросила это занятие. Полагаю, их было около двухсот.

ТЕЛЕФОННОЕ ИНТЕРВЬЮ

На этом этапе меня ждало еще одно открытие. Дело в том, что я работаю полный день. Соответственно, провести собеседование я могла только вечером. Когда я согласилась поучаствовать в подборе помощника, мне казалось, что это будет удобно для всех. Ведь когда я сама искала работу, назначить собеседование на 19:00 было невероятной удачей.

Большинство кандидатов работают, думала я, и они будут рады возможности сходить на собеседование, не отпрашиваясь с работы. А тем, кто не работает, по большому счету все равно. Но и их должно радовать, что собеседование назначено не на раннее утро.

Но оказалось, что очень многие кандидаты совершенно не хотят тратить на собеседования свое свободное время. Они предпочитали начало или конец рабочего дня, но 19:00 их не устраивало так же, как и 08:00. Ну что же. На работу могут не взять, и тогда свободный вечер будет потрачен напрасно. Видимо, логика в этом случае такая.

Казалось бы, список небольшой. Но если прибавить к этому резюме, то становится понятно, стоит ли звать человека на интервью. Например, если в резюме что-то не нравится, не сходятся факты, то возникают вопросы. По тому, как человек отвечает, можно сделать выводы как минимум о том, готовился ли он к интервью, насколько он сообразителен, соответствует ли действительности его самопрезентация.

Или резюме и сопроводительное письмо прекрасные, но в разговоре собеседник теряется. И здесь тоже легко определить, сам ли он писал свое резюме и почему теряется - просто нервничает или не помнит, что ему там написала подруга из кадрового агентства.

Все это позволило отсеять часть претенденток. А после первых двух десятков звонков дело пошло совсем легко. Потому что резюме тех кандидатов, которые были нам нужны, отличались от большинства. По ним было понятно, что кандидат писал их сам и описывал реальные обязанности, а не составлял из фраз-шаблонов, как конструктор.

Сейчас не сложно составить хорошее резюме. Даже если опыт работы не соответствует требуемому, можно почитать описания вакансий, куда желаешь устроиться, найти перечень обязанностей и вписать их в свое резюме. А расшифровку тех или иных обязанностей подскажет Google.

И это совсем неплохо. Наоборот, такой подход говорит о структурном мышлении, о том, что человек нацелен на результат и умеет находить способы получить желаемое. Это все нужные и важные качества для личного помощника, поэтому подход этот правильный и действенный.

Но дело в том, что, подбирая личного помощника, работодатель ищет не столько умения и навыки, сколько личность. Ему ведь нужно непосредственно работать с руководителем, порой чуть ли не сутки напролет. Поэтому для работодателя зачастую важнее именно те странные вещи, которые ему иногда даже сложно сформулировать, чем умение написать деловое письмо. В конце концов, можно научиться писать письма, и книги хорошие в помощь есть. И получается, что чувство юмора, находчивость или внутренний покой, который излучает кандидат, перевешивают все профессиональные компетенции. Хотя бы потому, что их, в отличие от умений и навыков, нельзя наработать.

СОБЕСЕДОВАНИЕ

■ «Хорошие» кандидаты. Я сейчас скажу ужасную вещь.

«Хороших» кандидатов видно сразу. И дело не в том, что они предупреждают об опоздании на пять минут или звонят накануне, чтобы подтвердить встречу. Эти рекомендации сейчас можно легко найти в Интернете.

Дело в другом. В том, что кандидат собран и вежлив, хотя по нему видно, что он волнуется (волноваться на собеседовании - естественно).

Еще мы с заказчиком обнаружили, что те, кто волнуется, нравятся нам больше . Впрочем, это объяснимо, если вспомнить, что под стрессоустойчивостью понимается не спокойствие удава в любой ситуации, а адекватная реакция на происходящее.

■ «Хорошие», но не подходят. Иногда бывает, что кандидат отличный, но не подходит. И не всегда удается понять, почему. В нашем случае причины были следующие:

. «Учеба». Замечательная девушка, учится в аспирантуре. Нам пришлось потратить час, чтобы разобраться, что ищет она такую работу, где можно будет заниматься своими делами (писать диссертацию). Нет сомнения, что найдет. Но мы искали другого кандидата.

. «Не умеет работать в команде». А среди личных помощников это распространенное явление. Многие из них не являются частью команды в традиционном смысле, они привыкли работать с одним человеком - руководителем - и защищать его интересы. Сложно в такой ситуации быть в ладах со всем коллективом.

. «Злая». Да, действительно злая. Умная, красивая, деловитая, профессионал. Но злющая, ужас. И она найдет своего руководителя и свою должность, потому что во многих компаниях это качество будет самым необходимым.

. «Не хочет работать». На самом деле не хочет. Хочет «ходить красивой по офису», быть в центре внимания, а работать не хочет. И я уверена, что найдется компания, которая с удовольствием возьмет эту девушку на работу. Как говорил прежний работодатель моей подруги: «Мне нужно, чтобы моих гостей в приемной встречало солнышко. А больше мне ничего не нужно».

. «Мне не нравится. Не могу объяснить. Мария, почему она мне не нравится? Она же хорошая!» Да не почему. Один человек нравится или не нравится другому независимо от каких-то объективных причин. Но это то, что нельзя игнорировать. Более того, это ключевой момент. Руководитель со своим помощником проводит времени больше, чем с семьей. Он доверяет ему в решении рабочих и личных вопросов, предоставляет доступ к конфиденциальной информации. Ни в коем случае помощник не должен вызывать у руководителя негативных эмоций - тогда он просто не сможет с ним работать.

СТРЕСС-ИНТЕРВЬЮ

Спустя полтора месяца, изучив полторы сотни резюме и проведя полтора десятка собеседований, я уже собиралась впасть в отчаяние. Нет, сдаваться в мои планы не входило, я понимала, что рано или поздно мы кого-нибудь подходящего найдем. Но уже не надеялась завершить операцию до конца года.

А потом мне попались сразу три хороших резюме подряд. Со всеми тремя девушками я переговорила, с двумя из них мы встретились вместе с заказчиком и дружно пришли к выводу, что посмотрим третью и примем решение. Мы не смогли организовать общую встречу с третьим кандидатом, и с руководителем в первый раз она встречалась без меня. После собеседования он позвонил мне и сказал: «Пожалуйста, посмотрите девочку как можно скорее, мне кажется, это то что нужно».

С претенденткой мы назначили встречу тем же вечером в кафе, место я выбирала рядом с тем, куда мне нужно было потом бежать на встречу с друзьями, предварительно уточнив, что соискателю это удобно. Уже через двадцать минут я позвонила заказчику с сообщением: «Берем, и думать некогда, ее уже в понедельник перехватят». И он меня услышал.

Нет, все было совсем не так просто. Мы договорились обо всем в пятницу, а в воскресенье руководитель вдруг засомневался и предложил еще одну встречу, и «если можно, то сегодня, чтобы завтра она уже могла выйти на работу». Я надеялась на выходной, о чем не стесняясь сообщила, и предложила выбрать для встречи ресторан рядом с моим домом. Поскольку живу я в центре, этот вариант всех устроил.

Но это стресс. Я не профессиональный HR-менеджер, а такой же наемный работник, и сама идея стрессовых интервью мне претит. Само по себе собеседование отнюдь не прогулка по парку, и усугублять ситуацию, на мой взгляд, просто бесчеловечно. Так что перед нашей соискательницей я себя чувствовала очень виноватой.

В ресторане мы не просто говорили. В разговоре о будущих обязанностях руководитель принялся обсуждать ближайшую поездку в Лондон, бронирование отелей и прочее.

И здесь надо отдать кандидату должное: она не растерялась, предложила свою помощь и быстро забронировала хорошую гостиницу по очень удачной цене. С чужого планшета, в ресторане, куда еще утром она не собиралась. В этот момент и до моего заказчика наконец дошло, что если он не предложит девушке работу сегодня, то завтра ее «уведут».

Прошло уже пять месяцев с того момента, как выбранная нами кандидатка приступила к работе. Шеф ей очень доволен. Его помощник тоже довольна, хотя и признается, что нагрузки очень большие и времени на отдых у нее почти не остается.

МОИ ВЫВОДЫ

Я получила бесценный опыт, который помог мне узнать кое-что новое о профессии, которой я отдала десять лет:

1. Работа менеджера по подбору персонала очень трудная, как и любая работа с людьми. С одной стороны - заказчик-работодатель, которому надо вчера, идеально и бесплатно. С другой стороны - огромное количество кандидатов, все они волнуются, многие из них подводят, не приходя на собеседование и никак об этом не предупредив.

И мне стало понятно, почему многие HR-менеджеры относятся к своей работе с некоторым цинизмом и холодностью - просто невозможно постоянно думать, удобно ли будет соискателю добираться домой после собеседования, которое назначено на восемь вечера. Я никак не могла

это «выключить», потому что сама была на месте этих кандидатов, мне всех их было страшно жаль и хотелось, чтобы стресса у них было как можно меньше. Но, увы, не всегда это зависело только от меня.

2. Работодатель врет о том, что ему нужно. О своих желаниях, об условиях работы. Многие из вас с этим сталкивались, не так ли? Так вот, он врет, потому что не знает многих нюансов работы, не понимает, что именно ему нужно и как совместить это с теми условиями и заработной платой, которые он может предложить.

3. Стрессовые собеседования не гарантируют стопроцентный результат, оставаясь при этом стопроцентным злом.

4. У нас огромное количество замечательных помощников руководителей.

5. Каждый руководитель в итоге найдет своего помощника. При сходных требованиях у каждого руководителя свое представление об идеальном помощнике. Профессиональные и личные качества кандидатов могут очень сильно отличаться, но это не говорит о том, что они не будут востребованы на рынке труда.

6. И я знаю, почему совпадения добиться так непросто. Руководители хотят видеть рядом с собой взрослую интересную личность. И настоящие помощники действительно такие - умные, сильные, самостоятельные. Всем известно, как сложно совпасть двум самодостаточным людям.

7. Если долго мучиться - что-нибудь получится. Конечно, положение работодателя куда более выгодное, чем у соискателя. Но на самом деле он тоже боится. Он боится остаться без помощника, боится найти не того, боится, что найдет того, кто нужен, но что-то не заладится, и идеальный помощник от него сбежит. Он может не признаться в том, что у него есть свои недостатки и с ним трудно работать, но в глубине души все об этом знает.

Любой начальник в первую очередь хочет, чтобы выстроенная им пирамида не рухнула, пока он пьет чай. Хочет знать, что человек, с которым он работает, как минимум понимает, что происходит, как максимум - так же радеет за процесс, как и он. Еще он хочет знать, что есть хоть какой-то, пусть совсем небольшой, участок работы, за которым не нужно пристально наблюдать - там и без него будет порядок. То есть, да, великий и могучий начальник, как и простые смертные, мечтает о стабильности и покое, о надежном тыле, который и должен обеспечить его личный помощник.

К должности «помощник руководителя» можно относится по-разному, зачастую, и сам работодатель вкладывает в эти слова разный смысл.

Для одного руководителя помощник – это девушка модельной внешности, которая встретит иностранных гостей, принесет кофе, документы на подпись….

Для другого- это почти правая рука, глаза, уши…руководитель секретариата из четырех человек, управляющий личным имуществом (домами, яхтами), переводчик, сопровождающий в деловых поездках, поверенный в делах…

Многие молодые специалисты рассматривают должность «помощник руководителя» как хороший карьерный старт. Действительно, разнообразный опыт, приобретенный при решении разноплановых задач, позволяет хорошо продвинуться по карьерной лестнице или открыть свое дело.

Что же это за должность такая?

Внимательно читайте описание вакансии. Потому что под должностью «помощник руководителя» работодатель может понимать, что угодно от кофемэйкера до администратора бизнес процессов.

Например, по такому описанию http://msk.superjob.ru/vacancy/?id=10779764

понятно, что кандидат должен справляться с типичными функциями офис-менеджера и быть готовым к личным поручениям руководителя, поэтому, если у Вас есть небольшой опыт работы секретарем или офис-менеджером можно смело отправлять резюме.

А вот на эту вакансию http://hh.ru/vacancy/3306873

явно ждут управленца с богатым опытом и хорошим набором компетенций.

Компенсация в обоих случаях соответствует обязанностям.

Поэтому, если Вы молодой специалист, не имеете опыта работы помощником руководителя, опыта руководства людьми, то на начальных порах придется довольствоваться более усеченным функционалом (чаще это нечто среднее между секретарем, офис-менеджером и личным ассистентом) и более скромной заработной платой. Не тратьте свое время впустую на отправку резюме по всем опубликованным вакансиям, ищите то, что максимально близко Вам по знаниям.

О чем могут спрашивать?

Четко уясните, какие компетенции (навыки и умения) необходимы на этой должности. Часто их описывают в требованиях:

* Организаторские способности – вспомните 2-3 примера, когда Вы что-то организовывали (вечеринку на работе, конференцию, встречу, выступление своей группы в ВУЗе (если нет опыта работы)) Продумайте все до мельчайших деталей, ответьте себе на следующие вопросы:

От кого, когда и почему Вам было поручено это задание?

Как Вы планировали это мероприятие? Что Вы сделали, чтобы все было выполнено в срок? (умение планировать, прогнозировать, укладываться в положенные сроки, проверять и контролировать ход работы)

Кто контролировал выполнение плана? (этот вопрос часто задают, чтобы понять работали ли Вы самостоятельно или под руководством другого человека, какая доля свободы была Вам дана на прошлом месте работы)

Что удалось, а что не удалось? (всегда будьте готовы привести не только положительные примеры, но и отрицательные, наличие одних положительных примеров всегда настораживает и заставляет сомневаться в честности кандидата)

Что бы Вы сделали по-другому? (этот вопрос часто задают, чтобы проверить, извлек ли кандидат урок из своего прошлого опыта, учится ли он на ошибках, даже если все было идеально, постарайтесь придумать, как можно было бы улучшить свою работу)

* Стрессоустойчивость - вспомните 2-3 примера, когда Вам пришлось работать под стрессом (выполнение большого объема работы в короткие сроки, давление со стороны руководства, конкуренция с другим человеком при выполнении задания и т.д.) Вспомните, как Вы справлялись со стрессом. Начали ли Вы по-другому организовывать информацию, расставлять приоритеты, занялись новым видом спорта, а может, Вам помогло соблюдение режима. Нет правильного ответа на этот вопрос, ведь каждый справляется со стрессом по-своему, главное, что Вы знаете, что с этим делать и как, что можете управлять собой в стрессовых ситуациях.

Часто рекрутер пытается на месте проверить Вашу срессоустойчивость: делает вид, что не понимает, о чем Вы говорите, переспрашивает, говорит «Я правильно Вас понял….» и полностью изменяет смысл только что сказанного Вами. На собеседование может быть использовано много других методов для тестирования стрессоустойчивости. Как только Вы чувствуете, что человек Вас не понимает, не слышит, не дает закончить мысль, запутывает или предпринимает нечто, что вводит Вас в состояние нервозности и раздраженности, знайте, именно сейчас проверяется Ваша стрессоустойчивость. Держитесь максимально спокойно, доброжелательно, сдержанно. Повторяйте информацию ровно столько раз, сколько будет необходимо, по возможности, преподнося ее в разном виде, чтобы рекрутеру «было легче Вас понять».

* Исполнительность как таковую проверить на собеседовании невозможно, но можно понять, насколько человек склонен обдумывать данные ему поручения, насколько он честен в выполнении поручений, все ли он делает, о чем его просят. Для анализа этой компетенции обычно задаются вопросы-проекции (вопросы о других людях, их взглядах), благодаря которым можно понять Ваше отношение к тем или иным ценностям, принципам, восприятию окружающего мира.

Пусть Вас не удивляют вопросы такого типа:

Что за человек был Ваш начальник на прошлом месте работы? (Качества, которые Вы отметите, Вы, скорее всего, цените в других людях, уделяете им внимание, имеете сами. Критика руководства говорит о том, что Вы человек конфликтный, акцентируетесь на негативе и т.д., и т.п., поэтому даже если Ваш бывший руководитель был самодуром, стоит задуматься и найти хотя бы 3-4 хороших качества в его поведении и характере.)

Какие задачи он/она Вам чаще всего ставил (а)? (Ответ на этот вопрос поможет понять Ваше отношение к задачам, которое ставит Вам руководство. Представьте как можно больше фактов и меньше эмоций, не стоит включать оценочные суждения типа «занудные дела», «интересные дела».)

* Умение работать на результат – компетенция, которая нужна почти на любой должности. Проверить ее довольно просто. Вспомните, какое-то дело, которое Вам давалось труднее всего в силу внешних обстоятельств, но Вам удалось довести его до конца. Вспомните, чем Вы гордитесь. Только это должно быть нечто, сделанное Вами, Ваша заслуга, результат Вашей работы.

Недавно, у меня проходил собеседование один молодой человек без всякого опыта работы, поэтому разговор больше был о жизни в целом, университете и хобби.

Чем Вы больше всего гордитесь?

Я учусь в одном из самых классных ВУЗов ***

А почему именно туда пошли?

Мама посоветовала, у нее там знакомые…многие мои одноклассники вообще никуда не поступили!

Не поверите, но такое бывает: не всё, чем мы гордимся, является нашей заслугойJ

*Внимание к деталям обычно проверяют заданием (заполнить какую –нибудь форму, скопировать текст), если собеседование предполагает несколько этапов, эти задания идут первым этапом вместе с тестами на сообразительность и уровень IQ. Если задания и тесты не предусмотрены, этапов собеседования всего 2, то рекрутер может поинтересоваться напрямую

Вы внимательный человек?

А почему Вы так думаете?

Собираясь на собеседование, хорошо прочитайте требования в описании вакансии и вспомните примеры для иллюстрации каждого навыка.

Ну и конечно, не забывайте о качествах, которые будут оценены в первые секунды Вашего появления: «презентабельная внешность», «деловой стиль». На собеседование надевайте только однотонный костюм с рубашкой/блузкой пастельных тонов. Никаких «елочек», «цветочков», юбка средней длины, средний каблук, опрятные волосы, ухоженная обувь, легкий дневной макияж, уверенное рукопожатие, улыбка.

Обсудить статью

Наверное, у каждого в жизни был этап, когда ему приходилось определяться с выбором и заниматься собственным трудоустройством. Кто-то в вуз не поступил, кто-то под сокращение попал, кому-то создали условия, при которых оставаться на прежнем месте просто невозможно. И наваливается ком проблем. И кажется, что остался наедине с миром. И мир этот отнюдь не добр. Как обрести себя? Как не опустить руки? Как искать работу, в конце концов? Особенно, если нет подходящего образования или требуемого стажа.

Теперь не кадры решают все! В условиях растущей конкуренции за лучшие умы и таланты решающее значение приобретают те кадры, которые ищут кадры! Компаниям следует обратить более пристальное внимание на результативность и качество работы HR-департамента вообще и внутренних рекрутеров, в частности. Следует проанализировать, насколько эффективны рекрутеры при заполнении ключевых постов, какова настоящая отдача от тех методов, что они используют.

Жить и работать в США мечта многих людей. Америка давно стала символом свободы, стабильности и благополучия. Но как туда попасть? Для большинства мечта так и остается неосуществимой и далекой. От неё разделяет вас не только океан, но и отсутствие конкретного плана действий и незнание того, как и что делать, и с чего начать.

В чем же ценность этих специалистов? В педагогической литературе последних лет под воспитателем понимается человек, осуществляющий педагогическое (воспитательное) взаимодействие и несущий ответственность за условия жизни и развитие личности ребенка.

Всегда приятно получить желанное приглашение прийти на собеседование, но в процессе эйфории от этой новости нельзя забывать, что это всего лишь этап по направлению к началу новой работы. Ведь потенциальный работодатель приглашает на собеседование почти всех кандидатов. Теперь самое значимое, это не совершить ошибок, которые похоронят все надежды на новую должность.

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.

Успешное прохождение собеседование на должность секретаря руководителя компании будет зависеть от вашего делового внешнего вида, профессиональных качеств, коммуникабельности и умения быстро ориентироваться даже в самых неожиданных ситуациях, сглаживая острые углы и незамедлительно отвечая на каверзные вопросы.

Занять вакантную должность секретаря в крупной компании можно только после собеседования. Единой инструкцией о том, как его блестяще пройти – нет, поскольку требования к соискателям могут быть разными. Тем не менее, общие правила поведения на собеседованиях все же существуют. Их знание позволит кандидату на вакантную должность преподнести себя с лучшей стороны, полнее раскрыть свой профессионализм, продемонстрировать свои знания и умения.

Порядок подготовки к собеседованию

Собираясь на собеседование в качестве соискателя на вакантную должность секретаря, первое, что нужно сделать, это постараться получить максимум информации как о самой компании, так и о направлениях ее деятельности. Помочь вам в этом может интернет, в котором вы найдете и сайт компании, и отзывы о ней. Это необходимо для того, чтобы вы смогли примерно понять, какие требования к секретарю в ней предъявляются, а также какими навыками и умениями он должен обладать.

Совсем не лишним будет узнать имя руководителя и прочих должностных лиц, а также точный адрес из офиса для того, чтобы заранее продумать маршрут, что исключит риск опоздания на собеседования. Теперь осталось лишь сложить все свои документы в одну папку так, чтобы их удобно было доставать, если лица, проводящие собеседования, попросят вас их предъявить.

Общие правила успешного прохождения собеседования

Секретарь – это первый помощник руководителя и лицо компании. В его должностные обязанности входит множество функций, которые он должен с блеском выполнять, равно как и владеть полной информаций о деятельности компании и о ее структуре. Он является как бы связующим звеном между первым руководителем и начальниками его структурных подразделений. Он также первый принимает гостей, которыми выступают партнеры по бизнесу, инвесторы, контролирующие органы и т.д. Поэтому к внешнему виду секретаря предъявляются повышенные требования. На собеседование нужно прийти:

• В деловом костюме;
• С легким макияжем;
• С аккуратной прической;
• Без резкого парфюма.

Опоздания в данной ситуации недопустимы. Если же вы, наоборот, пришли слишком рано, то сразу заходить в офис не нужно. Прийти следует не ранее, чем за 10 минут до назначенного времени.

Первое, что нужно продемонстрировать соискателю, это:

• Знание делового этикета;
• Хорошие манеры;
• Правильную речь;
• Внимательность;
• Доброжелательность;
• Способность быстро ориентироваться в ситуации и незамедлительно отвечать даже на самые каверзные вопросы.

Соискателю не нужно стесняться переспрашивать вопрос или дополнительно уточнять интересующие его моменты. Умение выстраивать диалог очень ценится среди секретарей, равно как и желание хорошо выполнять свои должностные обязанности.

• Как завершить собеседование так, чтобы повысить своих шансы на успех
• Готовимся к собеседованию на английском языке (Деловой английский язык для секретаря)
• Руководитель-женщина и руководитель-мужчина: как с ними взаимодействовать?

Как грамотно выстроить беседу?

Любое собеседование начинается с рассказа соискателя о себе. Потенциальному работодателю нужно рассказать не только о своем образовании и предыдущем месте работы, но и о своих профессиональных качествах, навыках в делопроизводстве и умении правильно организовать работу.

В своем монологе желательно как можно меньше употреблять местоимение «Я», заменяя его на «Мы», «Наша компания» и т.д. В рассказе не нужно говорить о своем здоровье или о наличии материальных затруднений, не следует слишком распространяться о компаниях, в которых вам приходилось работать, не стоит и обсуждать своего прежнего руководителя.

Во время монолога постарайтесь произвести на проводящих собеседование лиц хорошее впечатление. Вы должны выглядеть, как образованная и всесторонне развитая личность, желающая работать на благо этой компании. Ваши глаза не должны быть опущены вниз, но и высокомерие тоже недопустимо. Хороший секретарь должен уметь чувствовать «золотую середину».

Довольно каверзным вопросом может стать причина вашего увольнения с предыдущего места работы, особенно если вы работали там по этой же специальности. К этому вопросу нужно быть готовой и вне зависимости от истинной причины назвать нейтральную – смена места жительства и т.п.

Не менее важным для решения отдать вам вакантную должность, будет ваш ответ на вопрос, зачем вам это должность, чего вы планируете достичь, получив должность в этой компании. Правильным ответом будет – повышение своего профессионализма и карьерный рост. Вашей задачей №1 будет дать понять потенциальному работодателя, что вы легко обучаемы и новую информацию схватываете буквально на лету. Это должно убедить его в том, что недостающие навыки вы приобретете очень быстро. Но не переоценивайте себя. Если компании требуется секретарь со знанием английского языка, а он у вас на уровне школьного курса, то это место работы вам пока не подходит. Выучить иностранные языки за короткий срок невозможно.

Правильные ответы на каверзные вопросы потенциального работодателя

Ни одно собеседование не проходит без стандартных вопросов к соискателю. Их задают для того, чтобы лучше понять, что же это за человек сидит перед ними. При тестировании на собеседовании потенциального секретаря, вопросы задают ему такого плана:

1. На что вы в первую очередь обращаете внимание, вступив в новую должность?

Ответ: на организацию рабочего места, царящую в коллективе атмосферу, социальные гарантии.

1. Какие вы строите планы на недалекое будущее?

Ответ: избегая конкретики, рассказать о желании карьерного роста, без указывания должности, которую хотели бы занять.

1. Ваши недостатки?

Ответ: назвать недостатки нужно обязательно, но так, чтобы превратить их в достоинство, к примеру, я не могут отказать в помощи коллегам по работе даже в ущерб своим личным интересам.

1. Почему вакантная должность должна достаться вам?

Ответ: потому что я могу принести своему руководителю и компании неоценимую пользу.

Могут быть и другие вопросы, касающиеся, в том числе, вашей личной жизни. К примеру, проведения досуга, хобби, увлечения, мечты и желания.

Стандартное тестирование соискателя

Тесты и задания – это важная часть проведения собеседования соискателя на вакантную должность секретаря. Необходимость их выполнения не должна вас пугать. Сначала вас попросят продемонстрировать свои умения работать с оргтехникой – распечатать документ, отправить электронное письмо, набрать на компьютере текст под диктовку. Далее проверят ваши знания офисных программ, и начнется самое интересное – тесты.

Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.

Каким бы ни был расклад собеседования, ведите себя достойно. Даже если вы его провалите и не получите желаемую должность, то это все равно можно расценивать, как жизненный опыт, который обязательно поможет вам в следующий раз. И вы, наконец-то, получите ту должность, которую давно ждали.

В нашей предыдущей статье мы уже рассказывали об основных умениях и требованиях к кандидатам на вакансию помощника руководителя и давали советы о правилах поведения на собеседовании.

Поскольку правильно подобранный помощник директора - это лицо рекрутера в глазах руководителя, то подбор на эту должность осуществляется особо тщательно.

Готовясь к собеседованию, кроме информации о компании, стоит подготовиться к сложным вопросам. Конечно, смекалка рекрутеров не имеет границ, но мы подобрали для Вас 5 наиболее распространенных каверзных вопросов используемых при собеседовании:

Каверзный вопрос №1. Что Вам больше всего не нравится в работе помощника руководителя?

Как ответить: Вам предстоит убедить рекрутера в том, что Вам нравиться сам процесс работы на должности помощника руководителя. Например, некоторые отвечают, что единственное, что им не нравиться - это если мало работы или мало задач.

Каверзный вопрос №2. Как Вы определите, что выполнили свою работу успешно?

Как ответить: Ваша главная задача не перечислять, что Вы выполняете все возложенные на Вас функции, а показать, что Вы ответственно относитесь к своей работе, а, значит, постоянно анализируете и совершенствуете её результаты.

Каверзный вопрос №3. С вечера директор просил Вас распечатать для завтрашней встречи с клиентами важные документы. Вы отложили их печать до утра потому, что у Вас были более срочные задания. Утром в офисе отключили электроэнергию. Встреча с клиентами через час. Каковы Ваши действия?

Как ответить: Брать на себя ответственность засовершённые действия и ошибки,не терять самообладание даже в самых сложных ситуациях и до последнего искать возможность решить проблему - вот те качества, которых ожидает от Вас руководитель. Вот вариант достаточно неплохого ответа на данный вопрос: «Я не буду плакать или паниковать. Если документы есть на флешке, или батарея ноутбука ещё не села, то постараюсь найти ближайший соседний офис, где есть свет и попрошу распечатать. Если такой возможности не будет, то всё честно расскажу руководителю и предложу несколько вариантов решения вопроса, например, перенести встречу с клиентами….»

Каверзный вопрос №4. Вам было поручено важное задание. Вы считаете, что его лучше выполнить способом «А». Ваш директор говорит Вам действовать способом «Б». Вы убеждены, что способ «А» лучше для пользы дела. Ваши действия?

Как ответить: В работе помощника руководителя сложно переоценить управляемость кандидата, его готовность подчиняться. Но самое славное показать, что Вы умеете и можете правильно расставить приоритеты и найти баланс между готовностью выполнять распоряжения и собственным взглядом, личной инициативностью в работе и умением убеждать. Как правило, опытные кандидаты отвечают, что сначала они пытаются предложить руководителю свой вариант действия. Приводят собственные аргументы. Если же аргументы не будут иметь действие, то подчинятся приказу, заодно уточняя наперёд, как будут действовать в случае негативных последствий решения руководителя.

Каверзный вопрос №5. К руководителю пытается пройти недовольный клиент. Он кричит и угрожает Вам, если его не пропустят. Руководитель же попросил ни в коем случае не впускать данного посетителя. Ваши действия?

Как ответить: Конфликтная ситуация - это всегда хороший повод проявить свою доброжелательность, стрессоустойчивость, навыки общения и конструктивное решение проблем в конфликтной ситуации. Отвечая на подобные вопросы, не стесняйтесь приводить примеры из Вашей практики, это подчеркнёт Ваш опыт. Обязательно указывайте, что разозлённому клиенту не нужно перечить, а нужно его успокоить и убедить перенести встречу на другое удобное время. Улыбчивость, спокойствие и самообладание - Ваше главное оружие.

Компания сайт желает Вам удачи!

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — сайт.